ফজলে রাব্বীসন্ধ্যার ফোনের পালা
"প্রতি রাতে চারজন ব্রাঞ্চ ম্যানেজারকে ফোন করি, কাগজে সংখ্যা লিখি, তারপর নিজে যোগ করি।" একাধিক দোকান, শোরুম, ফার্মেসি বা আউটলেট চালালে এটাই হয়তো আপনার রুটিন। এক ব্রাঞ্চ খাতার ছবি পাঠায়, আরেকটি ভয়েস মেসেজ দেয়, তৃতীয়টি ভুলে যায়। সংখ্যা আসে দেরিতে, একেকজনের একেক ধরনে, আর আজকের সাথে গত সপ্তাহের তুলনা করতে হলে পুরোনো মেসেজ ঘাঁটতে হয়।
সমাধান হলো এমন একটি দৈনিক সারাংশ, যা ব্রাঞ্চগুলো যা এন্ট্রি করে তা থেকেই নিজে তৈরি হয়, আর নির্দিষ্ট সময়ে আপনার ফোনে পৌঁছায়।
দৈনিক সারাংশে কী থাকবে
এক মিনিটে পড়া যায়, এমন ছোট রাখুন:
- আজকের মোট বিক্রি, সব মিলিয়ে আর প্রতিটি ব্রাঞ্চের আলাদা
- পেমেন্টের ধরন অনুযায়ী ভাগ: ক্যাশ, বিকাশ, নগদ, কার্ড, আর নিয়মিত গ্রাহকের বাকি
- বিলের সংখ্যা, আর ফেরত থাকলে তা
- গত সপ্তাহের একই দিনের সাথে তুলনা
- এন্ট্রিতে পণ্যের নাম থাকলে সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পণ্য
- কোন ব্রাঞ্চ এখনো হিসাব পাঠায়নি
এআই সহজ ভাষায় দুই-তিন লাইন যোগ করতে পারে কী চোখে পড়ার মতো, যেমন কোনো ব্রাঞ্চে আজ কার্ডে বিক্রি অস্বাভাবিক কম। তবে সংখ্যাগুলো সবসময় সরাসরি ডেটা থেকে আসে, এআই থেকে কখনো নয়।
যেভাবে চালু করবেন
- বিক্রি এন্ট্রির একটাই পদ্ধতি। ব্রাঞ্চে আগে থেকে পিওএস বা বিলিং সফটওয়্যার থাকলে সারাংশ সেখান থেকেই পড়তে পারে, যদি সেটি ডেটা এক্সপোর্ট করতে পারে বা এপিআই দেয়। কাগজে হিসাব রাখলে প্রতিটি ব্রাঞ্চকে একই ঘরসহ একটি ছোট মোবাইল ফর্ম দিন: ব্রাঞ্চ, তারিখ, ক্যাশ, বিকাশ, নগদ, কার্ড, বাকি, ফেরত, মন্তব্য।
- একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা। কোন সময়ের মধ্যে প্রতিটি ব্রাঞ্চ হিসাব পাঠাবে, ঠিক করুন, যেমন দোকান বন্ধের আধা ঘণ্টার মধ্যে।
- এক জায়গায় জমা। সব এন্ট্রি যায় একটি শিট বা ডেটাবেসে, প্রতিদিন প্রতি ব্রাঞ্চে একটি সারি।
- সারাংশ তৈরি। নির্দিষ্ট সময়ে সিস্টেম দিনের হিসাব যোগ করে, আগের দিনগুলোর সাথে মেলায় আর মেসেজটি লেখে।
- পৌঁছে দেওয়া। যেখানে আপনি আসলেই পড়েন, সেখানে পাঠান: হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইল বা দুটোই। দেরি করা ব্রাঞ্চ সারাংশ যাওয়ার আগে একটি স্বয়ংক্রিয় রিমাইন্ডার পেতে পারে।
যেখানে মানুষ আটকে যায়
- একেক ব্রাঞ্চের একেক অভ্যাস। কোনো ম্যানেজার ক্যাশের ঘরে বিকাশের বিক্রি লিখলে মোট ভুল হবে। আলাদা ঘরসহ নির্দিষ্ট ফর্ম এর বেশিরভাগ সমস্যা মেটায়।
- লোডশেডিং আর দুর্বল মোবাইল ডেটা। এমন ফর্ম বেছে নিন যা অফলাইনে পূরণ করে পরে সংযোগ এলে পাঠানো যায়। সারাংশে স্পষ্ট লেখা থাকুক কোন ব্রাঞ্চের হিসাব আসেনি, শূন্য দেখানো নয়।
- অতিরিক্ত খুঁটিনাটি। যে সারাংশ কেউ পড়ে না, তার কোনো মূল্য নেই। মোট দিয়ে শুরু করুন; নিজে বারবার কিছু জানতে চাইলে তখন যোগ করুন।
- একে ক্যাশ মেলানোর কাজ ভাবা। সারাংশ শুধু ব্রাঞ্চ যা এন্ট্রি করে তা দেখায়। হাতে থাকা ক্যাশ গোনা আর মেলানোর জন্য আলাদা নিয়ম লাগবেই।
নিজে করবেন, নাকি সাহায্য নেবেন
একটি গুগল ফর্ম আর শেয়ার্ড শিট, সাথে ফর্মুলা দিয়ে বানানো সারাংশ যা আপনি রাতে দেখে নেন, আপনারা নিজেরাই বানাতে পারেন, আর শুরু হিসেবে এটা ভালো। বিশেষজ্ঞের দরকার সাধারণত পড়ে বিদ্যমান পিওএস সফটওয়্যারের সাথে যুক্ত করতে, হোয়াটসঅ্যাপে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সারাংশ পাঠাতে, দেরিতে আসা বা সংশোধিত এন্ট্রি সামলাতে, আর নিরাপদে এআইয়ের নোট যোগ করতে। এটা আমি চালু করি এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবার অংশ হিসেবে।
প্রথম কাজের ধাপ
এই সপ্তাহে লিখে ফেলুন, প্রতি রাতে প্রতিটি ব্রাঞ্চ ম্যানেজারের কাছে ঠিক কোন পাঁচ-ছয়টি সংখ্যা জানতে চান। সেই তালিকাই আপনার ফর্ম। এক সপ্তাহ সব ব্রাঞ্চকে বলুন একই ক্রমে ওই সংখ্যাগুলো পাঠাতে, সাধারণ টেক্সট মেসেজে হলেও। দ্রুত বুঝবেন স্বয়ংক্রিয় সংস্করণকে কী করতে হবে। এটা নিজে থেকে চালু রাখতে চাইলে যোগাযোগ করুন।