ফজলে রাব্বীসমস্যা: টেবিলভর্তি বিল
"মাসের প্রথম সপ্তাহটা আমার হিসাবরক্ষকের যায় বিল টাইপ করতে।" সাপ্লায়ারের বিল আসে নানা রূপে: ছাপা কাগজ, হাতে লেখা চালান, ইমেইলে পিডিএফ, হোয়াটসঅ্যাপে ছবি। কেউ একজন সাপ্লায়ারের নাম, তারিখ, বিল নম্বর, পণ্য, পরিমাণ, ভ্যাট আর মোট অঙ্ক লাইন ধরে ধরে স্প্রেডশিট বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে তোলেন। কাজটা ধীর আর একঘেয়ে, আর টাইপের ভুল ধরা পড়ে তখন, যখন সাপ্লায়ারের হিসাবের সাথে আপনার হিসাব মেলে না।
সমাধান হলো সফটওয়্যার প্রতিটি বিল পড়ে ঘরগুলো পূরণ করবে, আর হিসাবে যাওয়ার আগে একজন মানুষ যাচাই করে অনুমোদন দেবেন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য তোলা কীভাবে কাজ করে
এখনকার এআই মডেল পরিষ্কার ছবি বা পিডিএফ থেকে ইনভয়েসের দরকারি তথ্য আলাদা করতে পারে, পণ্যের তালিকার টেবিলসহ। ছাপা বাংলা ও ইংরেজি মোটামুটি ভালো পড়ে; পরিষ্কার হাতের লেখাও পড়া যায়, তবে এলোমেলো হাতের লেখা অনেক কঠিন। সাধারণত প্রক্রিয়াটা এমন:
- বিলের জন্য একটাই ঠিকানা। প্রতিটি বিল এক জায়গায় যাবে: একটি নির্দিষ্ট ইমেইল, একটি শেয়ার্ড ফোল্ডার, বা একটি হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর যেখানে স্টাফ ছবি ফরোয়ার্ড করেন।
- তথ্য তোলা। সিস্টেম প্রতিটি ফাইল পড়ে সাপ্লায়ার, তারিখ, বিল নম্বর, পণ্যের লাইন, পরিমাণ, একক দাম, ভ্যাট আর মোট অঙ্ক আলাদা করে।
- স্বয়ংক্রিয় যাচাই। পণ্যের লাইনগুলো যোগ করলে কি মোটের সাথে মেলে? এই সাপ্লায়ারের এই বিল নম্বর কি আগে এন্ট্রি হয়েছে? সাপ্লায়ার কি অনুমোদিত তালিকায় আছে? তারিখ কি যুক্তিসঙ্গত? যা মেলে না, তা চিহ্নিত হয়।
- রিভিউ স্ক্রিন। একজন স্টাফ মূল ছবি আর তোলা তথ্য পাশাপাশি দেখেন, ভুল ঠিক করেন, তারপর অনুমোদন দেন।
- হিসাবে তোলা। অনুমোদিত বিল যায় আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে, যদি সেটি ফাইল ইমপোর্ট করতে পারে বা এপিআই দেয়; নয়তো একটি গোছানো স্প্রেডশিটে, যেখান থেকে হিসাবরক্ষক কাজ করেন।
- সংরক্ষণ। মূল ছবি এন্ট্রির সাথে যুক্ত থাকে, তাই অডিটর বা সাপ্লায়ার চাইলে কয়েক সেকেন্ডেই খুঁজে পান।
আগে যা ঠিক করতে হবে
- আসলে কোন তথ্য দরকার। তথ্য যত বেশি, যাচাইও তত বেশি।
- সাপ্লায়ারের তালিকা, প্রত্যেকের নামের একটাই বানান।
- কোন বিল কোন খাতে যাবে, যেমন কাঁচামাল, পরিবহন, বিদ্যুৎ-গ্যাস-পানি।
- কে অনুমোদন দেবেন, আর কত অঙ্ক পর্যন্ত একজন একা অনুমোদন দিতে পারবেন।
সুবিধা-অসুবিধা আর সাধারণ ভুল
- যাচাই বাদ দেওয়া। তথ্য তোলা ভালো হয়, নিখুঁত নয়, আর মোট অঙ্কে একটা সংখ্যা ভুল পড়লে ক্ষতি বড়। নিজের বিলে কয়েক মাস সিস্টেম কেমন কাজ করে না দেখা পর্যন্ত অন্তত একজন মানুষকে যাচাইয়ে রাখুন।
- খারাপ ছবি। ঝাপসা, ভাঁজ পড়া বা ছায়াওয়ালা বিল অনেক ভুলের কারণ। বিলের ছবি কীভাবে তুলতে হবে, স্টাফদের জন্য ছোট একটা নির্দেশনা অনেক সংশোধন বাঁচায়।
- খাত গোছানোর দায় অটোমেশনের ওপর দেওয়া। আজ খরচের খাতগুলো অস্পষ্ট হলে অটোমেশন শুধু সেই অস্পষ্টতাই দ্রুত করবে।
- যেকোনো ফ্রি টুলে আর্থিক কাগজ পাঠানো। এমন ব্যবস্থা ব্যবহার করুন, যেখানে জানেন তথ্য কোথায় যায় আর কে দেখতে পারে।
নিজেরা কতটা, বিশেষজ্ঞ কোথায়
নিজেরাই শুরু করতে পারেন: বিলের একক ঠিকানা চালু করা, সাপ্লায়ারের তালিকা গোছানো, খাত ঠিক করা। কিছু অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে নিজস্ব বিল স্ক্যানের সুবিধাও থাকে; কিছু বানানোর আগে সেটা দেখে নিন। আপনার সাপ্লায়ারদের বিলের ধরন অনুযায়ী তথ্য তোলা, যাচাইগুলো তৈরি করা, আর অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের সাথে সংযোগ, যা সাবধানে পরীক্ষা করতে হয়, সেখানে বিশেষজ্ঞ কাজে আসেন। এ ধরনের কাজ আমি করি এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবার আওতায়।
আপনার প্রথম ধাপ
আগামী দুই সপ্তাহ প্রতিটি সাপ্লায়ার বিল একটি ইমেইল ঠিকানা বা ফোল্ডারে পাঠান, অন্য কোথাও নয়। শুধু এই অভ্যাসেই পরের অটোমেশন সহজ হয়ে যায়, আর বিল খোঁজাও এখনই দ্রুত হয়। সব বিল এক জায়গায় জমা হলে বাকিটা অটোমেট করা নিয়ে কথা বলুন।