ফজলে রাব্বীখালি চেয়ার, খালি স্লট
"ডাক্তার তিনজন রোগীর জন্য বসে রইলেন, তারা এলেন না, অথচ অন্যদের বলা হয়েছিল সিরিয়াল শেষ।" অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিয়েও না আসা, যাকে নো-শো বলে, ক্ষতি করে ক্লিনিক, ডায়াগনস্টিক সেন্টার, সেলুন, ডেন্টাল চেম্বার আর কোচিং সেন্টার, সবারই। প্রায়ই কেউ ইচ্ছে করে আসা বাদ দেন না। ভুলে যান, তারিখ গুলিয়ে ফেলেন, জ্যাম বা বৃষ্টিতে পরিকল্পনা বদলায়, আর ফোন করে জানানোর কথা মনে থাকে না।
ঠিক সময়ে একটি ছোট রিমাইন্ডার, সাথে সহজে কনফার্ম বা বাতিল করার সুযোগ, ভুলে যাওয়ার সমস্যা অনেকটাই মেটায়। সমান গুরুত্বপূর্ণ আরেকটি লাভ: কোন স্লট খালি হতে যাচ্ছে, তা আগেভাগেই জানা যায়।
যে রিমাইন্ডার পরিকল্পনা কাজ করে
- বুকিংয়ের সময়: একটি কনফার্মেশন, যেখানে থাকবে তারিখ, সময়, ডাক্তার, স্টাইলিস্ট বা শিক্ষকের নাম, চেনা কোনো জায়গার উল্লেখসহ ঠিকানা, আর কী সাথে আনতে হবে।
- আগের দিন: একটি রিমাইন্ডার, রিপ্লাই দিয়ে কনফার্ম করার অনুরোধসহ, আর সময় বদলাতে হলে জানানোর সুযোগ।
- কয়েক ঘণ্টা আগে: ছোট একটি শেষ রিমাইন্ডার, শুধু যারা কনফার্ম করেছেন তাদের।
- না এলে: নতুন সময়ের প্রস্তাব দিয়ে একটি ভদ্র মেসেজ। কোচিং সেন্টারে শিক্ষার্থী ক্লাস মিস করলে অভিভাবকের কাছে একটি নোট ভালো কাজ করে, যদি অভিভাবক এমন মেসেজ পেতে রাজি থাকেন।
মেসেজ সাধারণত বাংলায় হবে, সাধারণ ফোনেও পড়া যায় এমন ছোট, আর পাঠানো হবে যুক্তিসঙ্গত সময়ে, গভীর রাতে বা খুব ভোরে নয়।
কোন মাধ্যম বেছে নেবেন
- এসএমএস সব ফোনে পৌঁছায়, সাধারণ বাটন ফোনেও, যা বয়স্ক রোগী আর অনেক অভিভাবকের জন্য জরুরি। সঠিকভাবে নিবন্ধিত এসএমএস প্রোভাইডার ব্যবহার করুন যাতে মেসেজ নির্ভরযোগ্যভাবে পৌঁছায়, আর জেনে নিন প্রেরকের জায়গায় আপনার ব্যবসার নাম দেখানো যায় কি না।
- হোয়াটসঅ্যাপে রিপ্লাই, লোকেশন পিন আর লম্বা নির্দেশনা দেওয়া যায়, কিন্তু পৌঁছায় শুধু যারা ব্যবহার করেন তাদের কাছে। স্বয়ংক্রিয় ব্যবসায়িক মেসেজের জন্য লাগে হোয়াটসঅ্যাপের অফিশিয়াল বিজনেস প্ল্যাটফর্ম, যার নিজস্ব নিয়ম আছে।
- স্বয়ংক্রিয় ভয়েস কল তাদের জন্য ভালো, যারা মেসেজ পড়তে স্বচ্ছন্দ নন, তবে এটা সাজাতে বেশি যত্ন লাগে।
অনেক প্রতিষ্ঠান এসএমএসকে মূল মাধ্যম রাখে, আর যারা চান তাদের জন্য হোয়াটসঅ্যাপ ব্যবহার করে।
যা প্রস্তুত রাখবেন, যা খেয়াল রাখবেন
- বুকিং কোথায় থাকে। বুকিং তালিকা যতটা ঠিক, রিমাইন্ডারও ততটাই কাজের। রেজিস্টার, স্প্রেডশিট বা বুকিং সফটওয়্যার, যেকোনোটাই চলবে, যদি স্টাফ ফোন নম্বর, তারিখ ও সময় একইভাবে লেখেন আর সময় বদলালে আপডেট করেন।
- সম্মতি ও গোপনীয়তা। জানিয়ে দিন যে রিমাইন্ডার যাবে। ক্লিনিকের মেসেজে চিকিৎসার কোনো তথ্য রাখবেন না; তারিখ, সময় আর জায়গাই যথেষ্ট।
- অপেক্ষমাণ তালিকা। কেউ বাতিল করলে তালিকার পরের জনকে একটি মেসেজ দিলে স্লটটি ভরে যেতে পারে।
- অতিরিক্ত মেসেজ নয়। এক অ্যাপয়েন্টমেন্টের জন্য তিনটির বেশি মেসেজ স্প্যামের মতো লাগে।
- ভুল নম্বর। বুকিংয়ের সময় নম্বরটি পড়ে শোনান। ভুল মানুষের কাছে রিমাইন্ডার গেলে তা নষ্ট হয়, গোপনীয়তার সমস্যাও হতে পারে।
নিজেরা কতটা পারবেন, সাহায্য কখন লাগবে
দিনে অল্প কয়েকটি বুকিং হলে রিসেপশনিস্ট আগের সন্ধ্যায় একটি টেমপ্লেট মেসেজ পাঠালেই ভালো শুরু হয়। অটোমেশনের লাভ বোঝা যায় যখন বুকিং বাড়ে, কয়েকজন ডাক্তার বা কয়েকটি ব্রাঞ্চ থাকে, বা আপনি চান রিপ্লাই এলে শিডিউল নিজে থেকে আপডেট হোক। এর জন্য বুকিং তালিকা, এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপ প্রোভাইডার আর কিছু সহজ নিয়মের মধ্যে সংযোগ লাগে, যা আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবার অংশ। অনলাইন বুকিংও দরকার হলে দেখুন ক্লিনিকের অ্যাপয়েন্টমেন্ট বুকিং ওয়েবসাইট।
কাল থেকেই শুরু
কাল সন্ধ্যায় পরের দিন যাদের বুকিং আছে, তাদের সবাইকে কাউকে দিয়ে একটি নির্দিষ্ট বাংলা টেমপ্লেটে হাতে রিমাইন্ডার পাঠান। লিখে রাখুন কে রিপ্লাই দিলেন, কে বাতিল করলেন, আর কে তবুও এলেন না। দুই সপ্তাহ পরে বুঝবেন রিমাইন্ডার আপনার ব্যবসায় কাজে আসে কি না, আর স্বয়ংক্রিয় সংস্করণে কী লেখা উচিত। এটা নিজে থেকে চালাতে চাইলে যোগাযোগ করুন।