ফজলে রাব্বীঅনেক চেম্বার আর ক্লিনিকে দিন শুরু হয় একইভাবে। সিরিয়ালের জন্য ফোন বেজেই চলে, ডাক্তার আসার আগেই রোগী আর আত্মীয়রা লাইনে দাঁড়িয়ে যান, রিসেপশনিস্ট খাতায় নাম লেখেন। ডাক্তার দেরিতে এলে বা আসতে না পারলে যারা সিরিয়াল নিয়েছেন তাদের দ্রুত জানানোর উপায় থাকে না, ফলে কেউ কেউ অন্য উপজেলা বা জেলা থেকে এসে খালি হাতে ফেরেন।
অনলাইন বুকিং সিস্টেম আপনার রিসেপশন ডেস্কের বিকল্প নয়। এটা ফোনের একঘেয়ে কাজটা কমায়, আর স্টাফকে প্রতিদিন প্রতিটি ডাক্তারের জন্য একটি পরিষ্কার তালিকা দেয়।
রোগী আর স্টাফের আসলে যা দরকার
রোগীর জন্য:
- কোন ডাক্তার কোন দিন কখন বসেন তা দেখা।
- অ্যাকাউন্ট না খুলেই ফোন থেকে সিরিয়াল বা নির্দিষ্ট সময় বুক করা।
- এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপে সিরিয়াল নম্বর আর আনুমানিক সময়সহ কনফার্মেশন।
- আগের দিন রিমাইন্ডার, আর সময়সূচি বদলালে মেসেজ।
স্টাফের জন্য:
- প্রতিটি ডাক্তারের প্রতি সেশনের একটি তালিকা, যেখানে সরাসরি আসা রোগীও ডেস্ক থেকে যোগ হয়।
- কে এসে পৌঁছেছেন তা চিহ্নিত করার ব্যবস্থা, যাতে সিরিয়াল ক্রমে চলে।
- সেশন ভরে গেলে বা ডাক্তার ছুটিতে থাকলে সহজে বুকিং বন্ধ করার সুবিধা।
ধাপে ধাপে কীভাবে কাজ করে
- প্রতিটি ডাক্তারের ছোট প্রোফাইল: নাম, বিভাগ, চেম্বারের দিন ও সময়। এই তথ্য ক্লিনিক নিজে লেখে ও অনুমোদন করে।
- প্রতিটি ডাক্তারের জন্য পদ্ধতি বেছে নিন। অনেক চেম্বার নির্দিষ্ট সময়ের বদলে সিরিয়াল নম্বরে চলে; সিস্টেম দুটোই সামলাতে পারে।
- কতগুলো জায়গা অনলাইনে যাবে আর কতগুলো সরাসরি আসা রোগী ও জরুরি অবস্থার জন্য থাকবে, তা ঠিক করুন।
- রোগী একটি ছোট ফর্ম পূরণ করেন: নাম, ফোন নম্বর, আর দরকার হলে বয়স। আসার কারণ লেখা ঐচ্ছিক আর সংক্ষিপ্ত রাখুন।
- সিস্টেম কনফার্মেশন পাঠায়, পরে রিমাইন্ডার।
- রিসেপশন কম্পিউটার বা ফোনে দিনের তালিকা দেখে, আর সরাসরি আসা রোগীদের একই তালিকায় যোগ করে।
- ডায়াগনস্টিক সেন্টারে টেস্ট বুকিংয়ের সঙ্গে প্রস্তুতির নির্দেশনা দেখানো যায়, যা আপনার নিজের মেডিকেল স্টাফ লিখে অনুমোদন করেছেন।
রোগীর গোপনীয়তা আর পরিষ্কার সীমা
স্বাস্থ্যের তথ্য সংবেদনশীল, দেখতে শুধু নাম আর ফোন নম্বর মনে হলেও। বুকিংয়ের জন্য যতটুকু দরকার, শুধু ততটুকু তথ্য নিন। যাদের দরকার শুধু তারাই দেখতে পারবেন, প্রত্যেকের আলাদা লগইনে। ওয়েবসাইট নিরাপদ রাখুন: এনক্রিপ্টেড সংযোগ, নিয়মিত আপডেট আর ব্যাকআপ। রোগীর তালিকা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে শেয়ার করবেন না।
ওয়েবসাইট কোনো চিকিৎসা পরামর্শ দেবে না। বুকিং সংক্রান্ত প্রশ্নের উত্তরে এআই সহকারী যোগ করলে সেটাকে সময়সূচি, ঠিকানা আর বুকিং প্রক্রিয়ার মধ্যে সীমিত রাখুন, আর চিকিৎসা বিষয়ক যেকোনো প্রশ্ন ক্লিনিকের কাছে পাঠাতে বলুন। সংবেদনশীল কিছু রোগীর কাছে যাওয়ার আগে একজন মানুষ দেখে নেবেন।
যে বিষয়গুলো বিবেচনা করে ঠিক করবেন
- আগাম পেমেন্ট নেবেন কিনা: বিকাশ বা নগদে বুকিং ফি নিলে না আসার ঘটনা কমতে পারে, কিন্তু অনলাইনে টাকা দিতে অস্বস্তি বোধ করেন এমন রোগীরা পিছিয়ে যেতে পারেন। কিছু ক্লিনিক এটা ঐচ্ছিক রাখে।
- ফোনে বুকিং থাকবেই: বয়স্ক রোগী আর যাদের স্মার্টফোন নেই, তারা যেন ফোন করতে পারেন। রিসেপশন তাদের একই সিস্টেমে বুক করে।
- সময়সূচি কে হালনাগাদ করবেন: ডাক্তারের ছুটি সময়মতো না তুললে সিস্টেম সমস্যা কমায় না, বাড়ায়। একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত মানুষ ঠিক করুন।
- ভাষা: আগে বাংলা, যেখানে কাজে লাগে সেখানে ইংরেজি।
আপনি যা প্রস্তুত করবেন, আর কোথায় সাহায্য লাগবে
প্রতিটি ডাক্তারের আসল সময়সূচি, বুকিংয়ের নিয়ম আর মেসেজের ভাষা আপনি ঠিক করবেন। বুকিং পেজ, রিসেপশনের ড্যাশবোর্ড, মেসেজ পাঠানো আর নিরাপদ হোস্টিং ডেভেলপারের কাজ, যা আমার সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্ট সার্ভিসের মধ্যে পড়ে। রিমাইন্ডারের দিকটা বিস্তারিত আছে অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার অটোমেশন পেজে।
সবচেয়ে ছোট প্রথম পদক্ষেপ
প্রতিটি ডাক্তারের আসল সাপ্তাহিক সময়সূচি আর এখন ঠিক কীভাবে সিরিয়াল দেওয়া হয়, তা লিখে ফেলুন। সেই সময়সূচি কল আর হোয়াটসঅ্যাপ বাটনসহ একটি পরিষ্কার পেজে প্রকাশ করুন। রোগী আর স্টাফ সেটার ওপর ভরসা করতে শুরু করলে অনলাইন বুকিং হবে স্বাভাবিক পরের ধাপ। সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।