ফজলে রাব্বীভর্তি ফর্ম একটা ফাইলে, মাসিক ফি রসিদ বইয়ে, হাজিরা কাগজে, আর পরীক্ষার নম্বর কারও এক্সেল শিটে। অভিভাবকেরা ফোন করে জানতে চান সন্তান ক্লাসে এসেছিল কিনা, কত বকেয়া, রেজাল্ট কবে। মাস শেষে কে ফি দেয়নি, কেউ নিশ্চিত করে বলতে পারেন না। ব্যাচ বা দ্বিতীয় শাখা যোগ হলে কাগজের কাজ সেন্টারের চেয়েও দ্রুত বাড়ে।
সমাধান হলো এমন একটি সিস্টেম, যেখানে প্রতিটি শিক্ষার্থীর একটি রেকর্ড, আর ভর্তি, ফি, হাজিরা ও রেজাল্ট সব সেই রেকর্ডের সঙ্গে যুক্ত।
সিস্টেমে যা থাকবে
- শিক্ষার্থী ও অভিভাবক: নাম, শ্রেণি, স্কুল বা কলেজ, অভিভাবকের নাম ও ফোন নম্বর।
- ব্যাচ ও শিক্ষক: প্রতিটি ব্যাচের বিষয়, সময়, রুম আর শিক্ষক।
- ফি: ভর্তি ফি, মাসিক ফি, পরীক্ষার ফি, ছাড় ও বৃত্তি, আর কত বকেয়া।
- হাজিরা: প্রতিটি ক্লাসে, প্রতিটি ব্যাচে।
- পরীক্ষা ও রেজাল্ট: প্রতিটি পরীক্ষার নম্বর, সময়ের সঙ্গে অগ্রগতির সহজ চিত্র।
- নোটিশ: ক্লাস বদল, ছুটি, পরীক্ষার তারিখ আর বকেয়ার খবর অভিভাবকের কাছে।
অংশগুলো যেভাবে একসাথে কাজ করে
- ডেস্কে বা অনলাইনে ভর্তি ফর্ম পূরণ হলেই শিক্ষার্থীর রেকর্ড তৈরি হয় আর ব্যাচ ঠিক হয়।
- আপনার ফি-র নিয়ম অনুযায়ী শিক্ষার্থীর ফি-র তালিকা নিজে থেকেই তৈরি হয়।
- প্রতিটি পেমেন্ট রসিদসহ রেকর্ড হয়, ক্যাশ, বিকাশ বা নগদ যেভাবেই আসুক। মোবাইল পেমেন্টে স্টাফ ট্রানজ্যাকশন আইডি লিখে রাখেন, অথবা লাইসেন্সপ্রাপ্ত পেমেন্ট গেটওয়ে নিজেই তা রেকর্ড করে।
- ক্লাসের শুরুতে শিক্ষক এক মিনিটে ফোনে হাজিরা নেন।
- প্রতিটি পরীক্ষার পর নম্বর একবার তোলা হয়, রেজাল্ট হিসাব হয়ে যায়।
- অনুপস্থিতি, বকেয়া আর রেজাল্টের খবর অভিভাবক ছোট এসএমএস বা হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজে পান।
- আপনি মালিক হিসেবে এক জায়গায় দেখেন: ব্যাচভিত্তিক বকেয়া, হাজিরার ধরন আর মাসের আদায়।
তৈরি সফটওয়্যার নাকি নিজের মতো করে বানানো
নিয়ম মোটামুটি সাধারণ হলে তৈরি কোচিং সফটওয়্যার দিয়ে দ্রুত শুরু করা যায়, আর আগে সেটা চেষ্টা করে দেখা যুক্তিসঙ্গত। ফি-র নিয়ম, ব্যাচের কাঠামো বা রিপোর্ট না মিললে, কিংবা কয়েকটি শাখা এক জায়গা থেকে দেখতে চাইলে কাস্টম সিস্টেম মানে রাখে। যেটাই বাছুন, আগে দেখে নিন:
- ভাইবোনের ছাড়, আংশিক পেমেন্ট, বৃত্তির মতো আপনার আসল ফি-র নিয়ম সামলাতে পারে কিনা।
- দুর্বল মোবাইল নেটওয়ার্কে বা লোডশেডিংয়ের সময়ও হাজিরা নেওয়া যায় কিনা, আর পরে সিঙ্ক হয় কিনা।
- প্রতিটি শিক্ষক শুধু নিজের ব্যাচ দেখতে পান কিনা।
- যখন খুশি নিজের সব ডেটা এক্সপোর্ট করা যায় কিনা।
- অভিভাবকের কাছে বাংলায় মেসেজ যায় কিনা।
যে ভুলগুলো এড়াবেন
- প্রথম দিনেই কয়েক বছরের পুরোনো রেকর্ড তোলার চেষ্টা। শুরু করুন বর্তমান শিক্ষার্থীদের দিয়ে।
- শিক্ষকেরা মূল অংশ ব্যবহারের আগেই সব ফিচার বানিয়ে ফেলা।
- অভিভাবকের ফোন নম্বর যাচাই না করা, ফলে মেসেজ ভুল মানুষের কাছে যায়।
- সব স্টাফের একটাই লগইন, ফলে কে ফি-র রেকর্ড বদলাল কেউ জানে না।
- নাম আর ফোন নম্বরসহ রেজাল্ট সবার জন্য প্রকাশ করা। অনেক শিক্ষার্থীই শিশু-কিশোর; তাদের তথ্য গোপন রাখুন, রেজাল্ট শুধু শিক্ষার্থী আর তার অভিভাবককে জানান।
- সিস্টেমের ডেটার কোনো ব্যাকআপ না রাখা।
আপনি কী করবেন, বিশেষজ্ঞ কোথায় লাগবে
ফি-র নিয়ম লিখে ফেলা, ব্যাচ ও শিক্ষকের তালিকা, শিক্ষার্থীর তালিকা গুছিয়ে নেওয়া আর অভিভাবক কী কী খবর পাবেন তা ঠিক করা আপনি নিজেই পারেন। সিস্টেম বানানো বা সেটআপ, মেসেজ, পেমেন্ট রেকর্ড, ইউজার রোল, ব্যাকআপ আর স্টাফের প্রশিক্ষণ ডেভেলপারের কাজ, যা আমার সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্ট সার্ভিসের অংশ। আমি সাধারণত শুরু করি যিনি ফি সামলান তার সঙ্গে বসে, কারণ বেশিরভাগ জট সেখানেই।
সবচেয়ে ছোট প্রথম পদক্ষেপ
একটি ব্যাচ বেছে নিন। এক মাস সেই ব্যাচের শিক্ষার্থী, ফি আর হাজিরা একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিটে রাখুন, প্রতি শিক্ষার্থীর জন্য এক সারি, আর অভিভাবকেরা যা যা জানতে চান লিখে রাখুন। সেই এক মাসই দেখিয়ে দেবে আপনার সিস্টেমের আসলে কী করা দরকার। বানানোর জন্য প্রস্তুত হলে যোগাযোগ করুন।