ফজলে রাব্বীযে পার্সেল ফিরে আসে
"প্যাক করলাম, কুরিয়ারের চার্জ দিলাম, আর গ্রাহক বললেন তিনি অর্ডারই করেননি।" বাংলাদেশে ক্যাশ অন ডেলিভারিতে অনলাইনে বিক্রি করলে এই চিত্র চেনা: ভুল নম্বর দিয়ে অর্ডার, মজা করে অর্ডার, হুট করে অর্ডার দিয়ে পরে মত বদলানো, আর দরজায় পার্সেল ফিরিয়ে দেওয়া। প্রতিটিতে খরচ হয় ডেলিভারি চার্জ, প্রায়ই রিটার্ন চার্জ, প্যাকিংয়ের সময়, আর কয়েকদিন কুরিয়ারের কাছে আটকে থাকা স্টক।
এটা পুরোপুরি বন্ধ করা যায় না, আর অনেক গ্রাহক ক্যাশ অন ডেলিভারিতেই ভরসা করেন। কিন্তু ডিসপ্যাচের আগে একটি কনফার্মেশন ধাপ, যার বেশিরভাগটাই স্বয়ংক্রিয়, অনেক সমস্যার অর্ডার ধরে ফেলে, পার্সেল তখনো আপনার তাকে থাকতে থাকতেই।
কনফার্মেশনের ধাপ
- অর্ডার আসে ওয়েবসাইট, ফেসবুক পেজ বা হোয়াটসঅ্যাপ থেকে, আর জমা হয় আপনার অর্ডার তালিকায়।
- স্বয়ংক্রিয় কনফার্মেশনের অনুরোধ যায়। কয়েক মিনিটের মধ্যে গ্রাহক এসএমএস, হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ বা একটি স্বয়ংক্রিয় কল পান, যেখানে অর্ডারের সারাংশ থাকে: পণ্য, ডেলিভারি চার্জসহ মোট দাম, আর ঠিকানা। তিনি রিপ্লাই দিয়ে বা ফোনের একটি বাটন চেপে কনফার্ম করেন।
- কনফার্ম হওয়া অর্ডার যায় প্যাকিংয়ে।
- রিপ্লাই না এলে নির্দিষ্ট সময় পর একবার রিমাইন্ডার যায়। তবুও না এলে একজন মানুষ ফোন করেন।
- যোগাযোগ না হলে বা গ্রাহক অস্বীকার করলে অর্ডার আটকে রাখা হয়, পাঠানো হয় না।
মেসেজ হবে ভদ্র আর সহজ। বেশিরভাগ গ্রাহকই সত্যিকারের ক্রেতা, আর কনফার্মেশনে ঠিকানা বা সাইজের সৎ ভুলও ধরা পড়ে।
পাশাপাশি সহজ কিছু ঝুঁকি যাচাই
কনফার্মেশনের পাশাপাশি যে অর্ডারগুলো একটু ভালো করে দেখা দরকার, সেগুলো চিহ্নিত করুন:
- অসম্পূর্ণ বা অস্পষ্ট ঠিকানা, বা উল্লেখ করা এলাকার সাথে জেলা না মেলা।
- আপনার নিজের রেকর্ড অনুযায়ী যে নম্বর আগে পার্সেল ফিরিয়ে দিয়েছে।
- অল্প সময়ে এক নম্বর থেকে কয়েকটি অর্ডার, বা অস্বাভাবিক বেশি পরিমাণ।
- নাম না মেলা, বা স্পষ্টতই ভুয়া তথ্য।
কিছু কুরিয়ার ও সেবা একটি নম্বরের আগের ডেলিভারির রেকর্ড দেখার সুযোগ দেয়। ব্যবহার করলে অনুমোদিত পথে করুন, আর খারাপ রেকর্ডকে ফোন করার কারণ হিসেবে দেখুন, অভিযোগ করার কারণ হিসেবে নয়। এআই এলোমেলো ঠিকানা পড়তে আর অদ্ভুত অর্ডার চিহ্নিত করতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু অর্ডার বাতিল বা অগ্রিম চাওয়ার সিদ্ধান্ত নেবেন একজন মানুষ।
যে সিদ্ধান্তগুলো আপনাকে নিতে হবে
- সময়সীমা। ফোন করার আগে কতক্ষণ কনফার্মেশনের অপেক্ষা করবেন, আর আজকের কুরিয়ার পিকআপ ধরতে কোন সময়ের মধ্যে অর্ডার কনফার্ম হতে হবে।
- অগ্রিম পেমেন্টের নিয়ম। চিহ্নিত অর্ডার, দামি পণ্য বা দূরের জেলার জন্য বিকাশ বা নগদে ডেলিভারি চার্জ বা আংশিক অগ্রিম চাইতে পারেন। নিয়মটা একবার ঠিক করে সবার জন্য একইভাবে মানুন, আর ভদ্রভাবে কারণ বুঝিয়ে বলুন।
- নিজের ব্লকলিস্ট। কারণ ছাড়া পার্সেল ফিরিয়ে দেওয়া নম্বরগুলো লিখে রাখুন, আর মাঝে মাঝে তালিকাটি দেখুন, যাতে একটি খারাপ দিনের জন্য কোনো গ্রাহক চিরকালের জন্য বাদ না পড়েন।
ভুল আর দুই দিকের হিসাব
- ধীর কনফার্মেশন। কয়েক ঘণ্টা লাগলে আগ্রহী গ্রাহকের আগ্রহ কমে যায়। সঙ্গে সঙ্গে পাঠান।
- সবাইকে সন্দেহ করা। কড়া মেসেজে ভালো ক্রেতা হারাবেন। সুর বন্ধুত্বপূর্ণ রাখুন।
- নিজের দিকটা না দেখা। দেরিতে ডেলিভারি, ভুল পণ্য আর বিভ্রান্তিকর ছবির কারণেও পার্সেল ফেরত আসে। কে ফিরিয়ে দিলেন শুধু তা নয়, কেন ফিরে এলো তাও দেখুন।
- নিয়মের বাইরে মেসেজ পাঠানো। ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট অটোমেট করা টুল নয়, নিবন্ধিত এসএমএস প্রোভাইডার আর হোয়াটসঅ্যাপের অফিশিয়াল বিজনেস প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার করুন।
এখনই যা করতে পারেন, বিশেষজ্ঞ কোথায় লাগে
ডিসপ্যাচের আগে একটি ছোট স্ক্রিপ্ট ধরে প্রতিটি অর্ডারে ফোন করা আর ফলাফল একটি শিটে লেখা, যেকোনো টিম আজই শুরু করতে পারে। মেসেজ, রিপ্লাই সামলানো, রিমাইন্ডার, ঝুঁকির চিহ্ন, আর অর্ডার তালিকা ও কুরিয়ারের সাথে সংযোগ, যদি আপনার কুরিয়ারের সিস্টেম এপিআই দেয়, এগুলো স্বয়ংক্রিয় করতে আমি সাহায্য করতে পারি এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবার মাধ্যমে। শুরু থেকেই অর্ডার গুছিয়ে রাখতে দেখুন হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার গোছানোর উপায়।
প্রথম ধাপ
আগামী দুই সপ্তাহ প্রতিটি ফেরত বা প্রত্যাখ্যাত পার্সেল একটি শিটে লিখুন: অর্ডার কোথা থেকে এলো, জেলা, ডিসপ্যাচের আগে কনফার্ম হয়েছিল কি না, আর কী কারণ বলা হলো। এই ছোট রেকর্ড দেখাবে কোন যাচাই কাজে আসত, আর এটাই হবে আপনার ব্লকলিস্টের ভিত্তি। কনফার্মেশন নিজে থেকে চালাতে চাইলে যোগাযোগ করুন।