ফজলে রাব্বীঅর্ডার যখন চ্যাটের ভেতরে হারিয়ে যায়
"আমাদের অর্ধেক অর্ডার হোয়াটসঅ্যাপে আসে, আর প্রতি সন্ধ্যায় কাউকে চ্যাট স্ক্রল করে করে ঠিকানা খাতায় তুলতে হয়।" বাংলাদেশের অনেক ছোট বিক্রেতার আসল অর্ডার হয় হোয়াটসঅ্যাপেই। গ্রাহক পণ্যের ছবি পাঠান, ভয়েস মেসেজে ঠিকানা বলেন, লেখেন "দুইটা, একটা লাল একটা কালো, এম সাইজ", তারপর পাঠান বিকাশের স্ক্রিনশট। যতদিন চলে, চলে। তারপর একদিন একটা অর্ডার বাদ পড়ে, সাইজ ভুল তোলা হয়, একই নামের দুই গ্রাহক গুলিয়ে যায়, আর আজ কয়টা অর্ডার এলো, কেউ সঙ্গে সঙ্গে বলতে পারেন না।
সমাধান হলো প্রতিটি হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডারকে একটি অর্ডার শিটের একটি সারি হিসেবে দেখা, যা চ্যাট চলার সময়েই পূরণ হবে, আর গ্রাহকের কাছে যাবে একটি পরিষ্কার কনফার্মেশন।
একটি গোছানো অর্ডার শিটে কী থাকে
অটোমেশনের আগে ঠিক করুন, একটি অর্ডার মানে কী। সাধারণত প্রতি অর্ডারে একটি সারি: অর্ডার নম্বর, তারিখ ও সময়, গ্রাহকের নাম, ফোন, জেলা ও পুরো ঠিকানা, পণ্য, ভ্যারিয়েন্ট (সাইজ, রং), পরিমাণ, দাম, ডেলিভারি চার্জ, পেমেন্টের ধরন (ক্যাশ অন ডেলিভারি, বিকাশ, নগদ), পেমেন্টের অবস্থা, আর অর্ডারের অবস্থা (নতুন, কনফার্মড, প্যাকড, কুরিয়ারে, ডেলিভারড, ফেরত)। কলাম কম আর নির্দিষ্ট রাখুন। যে শিটের চেহারা প্রতি সপ্তাহে বদলায়, তা অটোমেট করা যায় না।
পুরো প্রক্রিয়া কীভাবে চলে
- হোয়াটসঅ্যাপ ঠিক পথে যুক্ত করুন। অটোমেশনের জন্য লাগে হোয়াটসঅ্যাপের অফিশিয়াল বিজনেস প্ল্যাটফর্ম (এপিআই), সরাসরি মেটার মাধ্যমে বা অনুমোদিত প্রোভাইডারের মাধ্যমে। সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপ অ্যাপে লগইন করে নিজে নিজে মেসেজ পাঠানো টুল হোয়াটসঅ্যাপের শর্তের বিরুদ্ধে, এতে আপনার নম্বর ঝুঁকিতে পড়তে পারে।
- মেসেজ পড়া। একটি এআই মডেল প্রতিটি অর্ডার চ্যাট পড়ে, বাংলিশ বা বাংলা-ইংরেজি মেশানো লেখাসহ, আর ওপরের তথ্যগুলো আলাদা করে। ভয়েস মেসেজ আগে লেখায় রূপান্তর করা যায়।
- শিট পূরণ। অর্ডার নম্বরসহ নতুন সারি তৈরি হয়। যেখানে এআই নিশ্চিত নয়, যেমন জেলা নেই বা সাইজ অস্পষ্ট, সেটা অনুমান না করে চিহ্নিত করে রাখে।
- যা নেই তা জিজ্ঞেস করা। গ্রাহক শুধু অনুপস্থিত তথ্যটুকু চেয়ে একটি ছোট মেসেজ পান।
- কনফার্মেশন পাঠানো। অর্ডার সম্পূর্ণ হলে গ্রাহক পান একটি সারাংশ: পণ্য, মোট দাম, ডেলিভারি চার্জ, পেমেন্টের ধরন, আনুমানিক ডেলিভারির সময় আর অর্ডার নম্বর। কিছু ভুল থাকলে প্যাকিংয়ের আগেই তিনি জানাতে পারেন।
- অবস্থা আপডেট। স্টাফ অর্ডারকে প্যাকড বা কুরিয়ারে দেওয়া হিসেবে চিহ্নিত করলে গ্রাহক একটি ছোট আপডেট পেতে পারেন। চলমান কথোপকথনের বাইরে ব্যবসার মেসেজ পাঠানো নিয়ে হোয়াটসঅ্যাপের নিজস্ব নিয়ম আছে; ঠিকভাবে বানানো ব্যবস্থা তা মেনে চলে।
সিস্টেম যে অর্ডার চিহ্নিত করে, তা একজন মানুষ দেখে নেন। বিশেষ দাম, ছাড় বা রিফান্ডের সিদ্ধান্ত নেবেন মানুষ, এআই কখনো নয়।
বানানোর আগে যা ঠিক করবেন
- শিট কোথায় থাকবে। অনেক দোকানের জন্য গুগল শিটই যথেষ্ট; কয়েকজন একসাথে কাজ করলে ছোট একটি অর্ডার অ্যাপ ভালো।
- দায়িত্ব কার। প্রতিদিন শিট কে দেখবেন, আর চিহ্নিত অর্ডার কে সামলাবেন।
- মেসেজের ভাষা। বাংলা ও ইংরেজিতে কনফার্মেশনের লেখা, আর কোন অর্ডারে অগ্রিম পেমেন্ট নেবেন কি না।
- পণ্যের নাম। একই জিনিস কেউ লেখেন "কুর্তি", কেউ "টপস", কেউ "লং টপ" হলে আগে একটি পণ্য তালিকা বানান।
যে ভুলগুলো প্রায়ই দেখি
- পণ্য তালিকা আর দাম ঠিক না করেই অটোমেশন; তাতে এআই বিভ্রান্তিটাই আরও দ্রুত কপি করে।
- গভীর রাতে মেসেজ যেতে দেওয়া। পাঠানোর সময় নির্দিষ্ট করুন।
- লম্বা, আনুষ্ঠানিক কনফার্মেশন। ছোট আর পরিষ্কার মেসেজই মানুষ পড়েন।
- মানুষের সাথে কথা বলার পথ ভুলে যাওয়া। কিছু গ্রাহক ফোন করতে চাইবেন; সেটা সহজ রাখুন।
এই সপ্তাহে যেভাবে শুরু করবেন
গতকালের হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডারগুলো ওপরের কলামসহ একটি শিটে হাতে তুলুন। দেখবেন কোন তথ্য সাধারণত বাদ থাকে, আর সেটাই বলে দেবে কনফার্মেশন মেসেজে কী জিজ্ঞেস করতে হবে। শিট ঠিকঠাক মনে হলে অটোমেশন অনেক ছোট কাজ, আর এটি আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবার অংশ। ক্যাশ অন ডেলিভারির বাতিল অর্ডার বড় দুশ্চিন্তা হলে দেখুন ডিসপ্যাচের আগে সিওডি অর্ডার কনফার্ম করা।