ফজলে রাব্বী"সবাই বলে এআই ব্যবহার করতে, কিন্তু কোথা থেকে শুরু করব জানি না। আর এমন কিছুতে টাকা খরচ করতে চাই না, যা আমার কর্মীরা ব্যবহারই করবেন না।" প্রথম অটোমেশন প্রজেক্টই পরিবেশ ঠিক করে দেয়। কাজ করলে পরেরটায় টিম ভরসা পায়। বেশি বড়, অস্পষ্ট বা ঝুঁকিপূর্ণ হলে মাঝপথে বাদ পড়ে, আর সবাই ধরে নেন "এআই আমাদের জন্য না"। উত্তর হলো প্রথম প্রজেক্ট ভেবেচিন্তে বাছা, আর ছোট রাখা।
ভালো প্রথম প্রজেক্টের লক্ষণ
এমন কাজ খুঁজুন, যা:
- বারবার আর ঘন ঘন হয়। প্রতিদিন বা সপ্তাহে অনেকবার, প্রতিবার একইভাবে।
- নিয়ম মেনে চলে। নতুন একজন কর্মীকে কয়েক মিনিটে ধাপগুলো বোঝানো যায়।
- আগে থেকেই ডিজিটাল, বা প্রায় তাই। তথ্য থাকে শিট, ইমেইল, ফর্ম বা মেসেজে, শুধু কারও মাথায় নয়।
- সময় বা ভুলে খরচ বেশি। কেউ এতে সত্যিকারের ঘণ্টা ব্যয় করেন, বা ভুল হলে আবার কাজ করতে হয়, গ্রাহক অসন্তুষ্ট হন।
- ভুল হলে ঝুঁকি কম। গ্রাহকের কাছে পৌঁছানো বা টাকার লেনদেনের আগেই ভুল ধরা আর ঠিক করা সহজ।
- কারও দায়িত্বে আছে। একজন মানুষ ফলাফলের খেয়াল রাখেন এবং কিছু ভাঙলে জানাবেন।
ছোট ব্যবসায় সাধারণ উদাহরণ: দৈনিক বিক্রির সারাংশ, অর্ডার নিশ্চিতকরণের মেসেজ, ইনভয়েসের তথ্য শিটে তোলা, বা অ্যাপয়েন্টমেন্টের রিমাইন্ডার।
দুর্বল প্রথম প্রজেক্টের লক্ষণ
- এমন চ্যাটবট, যা কেউ না দেখেই গ্রাহককে দাম আর প্রতিশ্রুতিসহ উত্তর দেয়।
- মানুষ ছাড়া টাকা পাঠানো বা রিফান্ড অনুমোদনের মতো যেকোনো কাজ।
- এমন প্রক্রিয়া, যা প্রত্যেক কর্মী আলাদাভাবে করেন বা প্রতি মাসে বদলায়।
- "পুরো কোম্পানিতে এআই" ধরনের অস্পষ্ট লক্ষ্য, নির্দিষ্ট কোনো কাজ ছাড়া।
ধাপে ধাপে বাছাইয়ের পদ্ধতি
- এক সপ্তাহের কাজের তালিকা। প্রত্যেক কর্মীকে লিখতে বলুন কোন কাজ বারবার করেছেন, কতবার আর কত সময় লেগেছে।
- প্রতিটি কাজকে এক থেকে পাঁচ নম্বর দিন: কতবার হয়, কত সময় লাগে, ভুলের খরচ আর ঝুঁকি। বেশি ঝুঁকির কাজ বাদ দিন।
- একটি বেছে নিন, সাধারণত যেটা ঘন ঘন হয়, সময় বেশি নেয় আর ঝুঁকি কম।
- বর্তমান ধাপগুলো হুবহু লিখুন, ব্যতিক্রমসহ ("গ্রাহক ঢাকার বাইরের হলে আমরা...")।
- স্বয়ংক্রিয় করার আগে প্রক্রিয়া ঠিক করুন। এলোমেলো প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করলে এলোমেলো কাজটাই শুধু দ্রুত হয়।
- সফলতা কেমন দেখাবে ঠিক করুন, নিজের মাপকাঠিতে: সপ্তাহে কত ঘণ্টা বাঁচল, ভুল কমল কিনা, উত্তর দ্রুত গেল কিনা। আজকের অবস্থা লিখে রাখুন, যাতে সৎভাবে তুলনা করতে পারেন।
- ছোট সংস্করণ বানিয়ে হাতের কাজের পাশাপাশি চালান, দুই-এক সপ্তাহ। পুরোপুরি বদলানোর আগে ফলাফল মিলিয়ে দেখুন।
- পর্যালোচনা করে বাড়ান, তালিকার পরের কাজে।
যে ব্যয়বহুল ভুলগুলো এড়াবেন
- সমস্যা ঠিক না করে সফটওয়্যার কেনা। টুল কেনা সহজ, ব্যবহারে অভ্যস্ত করা কঠিন।
- খুব বড় পরিসর। অর্ধেক শেষ হওয়া পাঁচটির চেয়ে ভালোভাবে করা একটি প্রক্রিয়া অনেক ভালো।
- কিছু বিকল হলে কী হবে, তার পরিকল্পনা না থাকা। ইন্টারনেট বা বিদ্যুৎ গেলে, বা কোনো টুলের সেবা বদলালে কে হাতে কাজটা করবেন, আর বন্ধ হয়ে গেছে তা কীভাবে জানবেন, আগেই ঠিক করুন।
- নিজের অ্যাকাউন্ট আর ডেটার মালিকানা না রাখা। লগইন, অটোমেশন আর ডেটা যেন আপনার ব্যবসার নামে থাকে, শুধু কোনো ফ্রিল্যান্সারের নামে নয়।
- সংবেদনশীল বিষয়ে মানুষের যাচাই না রাখা। দাম, রিফান্ড, চিকিৎসা বা আইনি বিষয়ে কিছু পাঠানোর আগে একজন মানুষ দেখবেন।
- কর্মীদের বাইরে রাখা। যারা কাজটা করেন, তারাই ব্যতিক্রমগুলো জানেন। শুরু থেকেই তাদের যুক্ত করুন, আর পরিবর্তনে তাদের কাজ কীভাবে বদলাবে তা পরিষ্কার বলুন।
আপনার অংশ, আর বিশেষজ্ঞ কোথায় সাহায্য করেন
কাজের তালিকা করা, নম্বর দেওয়া, বর্তমান ধাপ লেখা আর ফলাফল বিচার করার জন্য আপনিই সবচেয়ে উপযুক্ত। বিশেষজ্ঞ সাহায্য করেন উপযুক্ত টুল বাছতে, আপনার সিস্টেমগুলো যুক্ত করতে, নির্ভরযোগ্যভাবে চলার মতো করে বানাতে, নিরাপত্তা আর অ্যাক্সেস সামলাতে, আর পরিষ্কার ডকুমেন্টেশন দিয়ে হস্তান্তর করতে, যাতে আপনি একজন মানুষের ওপর নির্ভরশীল না থাকেন। কোনো ব্যবসার সঙ্গে কাজ শুরু করলে প্রথম আলাপটা আমি সাধারণত টুল নিয়ে নয়, কাজের তালিকা নিয়েই করি। তালিকা নিয়ে দ্বিতীয় মতামত চাইলে আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন সেবা দেখুন, অথবা দৈনিক বিক্রির রিপোর্টের মতো একটি পরিচিত প্রথম প্রজেক্ট দেখে নিন।
সবচেয়ে ছোট কাজের প্রথম ধাপ
কাল থেকেই এক সপ্তাহের কাজের তালিকা শুরু করুন। এক সপ্তাহ পর আপনার হাতে বারবার করা কাজের এক পাতা থাকবে, আর এক-দুটি কাজ স্পষ্টভাবে আলাদা হয়ে চোখে পড়বে। ওই পাতাটাই আপনার প্রথম প্রজেক্টের ভিত্তি। সেটা বুঝতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।