ফজলে রাব্বী"সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া পণ্যটা আবার শেষ, আর জানলাম যখন একজন গ্রাহক ইনবক্সে জিজ্ঞেস করলেন।" এমন অভিজ্ঞতা থাকলে সমস্যাটা সাধারণত অবহেলা নয়। স্টকের হিসাব থাকে কারও মাথায়, খাতায় বা এমন একটি স্প্রেডশিটে যা রোজ কেউ দেখে না, তাই রিঅর্ডারের সিদ্ধান্ত হয় দেরিতে। সমাধান হলো এমন একটি সিস্টেম, যা সংখ্যাগুলো নজরে রাখবে আর আগেভাগে পরিষ্কারভাবে জানাবে কী অর্ডার করতে হবে।
লো-স্টক অ্যালার্ট কীভাবে কাজ করে
প্রতিটি পণ্যের একটি রিঅর্ডার লেভেল থাকে: স্টক যত পিসে নামলে নতুন অর্ডার দিতে হবে, যাতে পণ্য শেষ হওয়ার আগেই নতুন মাল এসে পৌঁছায়। স্টক যখনই যাচাই হয়, সিস্টেম বর্তমান সংখ্যার সঙ্গে সেই লেভেল মিলিয়ে দেখে। যেগুলো লেভেলে বা তার নিচে, সেগুলো সাপ্লায়ার অনুযায়ী সাজানো একটি রিঅর্ডার তালিকায় ওঠে, আর দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি একটি মেসেজ পান।
রিঅর্ডার লেভেল বের হয় দুটি তথ্য থেকে, যা আপনি আগে থেকেই জানেন: স্বাভাবিক দিনে কত পিস বিক্রি হয়, আর সাপ্লায়ার মাল দিতে কত দিন নেন। দুটি গুণ করুন, তারপর দেরিতে ডেলিভারি বা হঠাৎ চাহিদা বাড়ার জন্য কিছুটা বাড়তি রাখুন। যে পণ্য নিয়মিত বিক্রি হয় আর আসতে এক সপ্তাহ লাগে, তার লেভেল সেই পণ্যের চেয়ে অনেক বেশি হবে, যা নিজের শহরের সাপ্লায়ার পরদিনই দিয়ে যান।
ধাপে ধাপে সেটআপ
- স্টক এক জায়গায় আনুন। হতে পারে গুগল শিট, আপনার পিওএস, ইনভেন্টরি সফটওয়্যার বা ওয়েবসাইটের শপ সিস্টেম। হিসাব কয়েকটি খাতায় ভাগ হয়ে থাকলে আগে সেগুলো এক করুন।
- গুরুত্বপূর্ণ পণ্য বেছে নিন। শুরু করুন বেস্টসেলার আর যেসব পণ্য আসতে বেশি সময় লাগে সেগুলো দিয়ে। প্রথম দিনেই সব পণ্যে অ্যালার্ট লাগবে না।
- প্রতিটির দৈনিক বিক্রি আর সাপ্লায়ারের সময় লিখুন। গত কয়েক সপ্তাহের বিক্রি থেকে মোটামুটি হিসাবই শুরুর জন্য যথেষ্ট।
- রিঅর্ডার লেভেল ঠিক করুন, আর প্রতিবার কত পিস অর্ডার দেবেন তাও।
- অ্যালার্ট কোথায় যাবে ঠিক করুন। যিনি অর্ডার দেন, তার কাছে সকালে হোয়াটসঅ্যাপ, ইমেইল বা টিম চ্যাটে একটি মেসেজ। প্রতিটি পণ্যের জন্য আলাদা নোটিফিকেশনের চেয়ে দিনে একটি পরিষ্কার তালিকা ভালো কাজ করে।
- রিঅর্ডার তালিকা স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করুন, সাপ্লায়ার অনুযায়ী ভাগ করা, কত পিস অর্ডার দিতে হবে তাসহ, যাতে কয়েক মিনিটে দেখে পাঠানো যায়।
- প্রতি মাসে লেভেলগুলো আবার দেখুন, বিশেষ করে ঈদ বা শীতের মতো ব্যস্ত মৌসুমের আগে, যখন চাহিদা দ্রুত বদলায়।
এআই কোথায় কাজে লাগে, কোথায় নয়
এআই আপনার বিক্রির ইতিহাস দেখে বলতে পারে কোন পণ্যের বিক্রি বাড়ছে বা কমছে, মৌসুমি ধরন ধরতে পারে, আর প্রত্যেক সাপ্লায়ারের জন্য বাংলা বা ইংরেজিতে অর্ডারের মেসেজের খসড়া লিখে দিতে পারে। তবে নিজে থেকে অর্ডার দেওয়া তার কাজ নয়। সাপ্লায়ারের কাছে কিছু যাওয়ার আগে একজন মানুষ পরিমাণ আর দাম যাচাই করবেন, কারণ ভুল অর্ডারে নগদ টাকা আটকে যায়।
যে ভুলে অ্যালার্ট অকেজো হয়ে যায়
- খাতার হিসাব আর তাকের মাল না মেলা। ক্যাশ অন ডেলিভারিতে ফেরত আসা পার্সেল, নষ্ট পণ্য বা স্যাম্পল প্রায়ই আবার হিসাবে তোলা হয় না। অ্যালার্ট ততটাই ঠিক, যতটা ঠিক স্টকের হিসাব। তাই শুরুতে একবার হাতে গুনে নিন, পরে মাঝে মাঝে মিলিয়ে দেখুন।
- অতিরিক্ত অ্যালার্ট। দিনে বিশটি মেসেজ এলে কর্মীরা পড়াই বন্ধ করে দেন। তালিকা ছোট আর কাজের রাখুন।
- সব পণ্যের একই লেভেল। দ্রুত আর ধীরে বিক্রি হওয়া পণ্যের লেভেল আলাদা হওয়া দরকার।
- নগদের কথা ভুলে যাওয়া। সব একসাথে অর্ডার দিলে হাতে টাকার টান পড়তে পারে। তালিকায় দেখানো উচিত কোনটা জরুরি আর কোনটা কয়েক দিন অপেক্ষা করতে পারে।
নিজে কতটা পারবেন, কোথায় সাহায্য দরকার
ছোট দোকান একটি গুগল শিটেই সাধারণ সংস্করণ চালাতে পারে: একটি ফর্মুলা লেভেলের নিচে নামা পণ্য রং দিয়ে চিহ্নিত করবে, আর প্রতিদিন সকালে কেউ দেখে নেবেন। বিশেষজ্ঞের সাহায্য কাজে লাগে যখন বিক্রি কয়েক জায়গা থেকে আসে, যেমন ওয়েবসাইট, পিওএস আর ফেসবুকের অর্ডার, আর প্রতিটি থেকে স্টক স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হওয়া দরকার; যখন চান কেউ শিট না খুললেও অ্যালার্ট পৌঁছে যাক; অথবা যখন কয়েকটি শাখায় অনেক পণ্য আছে। এই ধরনের এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন আমি তৈরি করি, অনেক সময় একটি দৈনিক বিক্রির রিপোর্টের সঙ্গে।
সবচেয়ে ছোট কিন্তু কাজের প্রথম ধাপ
এই সপ্তাহে আপনার সবচেয়ে বেশি বিক্রি হওয়া বিশটি পণ্যের তালিকা করুন। প্রতিটির পাশে লিখুন গড় দৈনিক বিক্রি, সাপ্লায়ারের ডেলিভারির সময় আর বর্তমান স্টক। রিঅর্ডার লেভেল হিসাব করুন আর দুই সপ্তাহ প্রতিদিন সকালে তালিকাটি দেখুন। দ্রুতই বুঝবেন কোন পণ্যে বেশি নজর দরকার, আর তখন এই যাচাই স্বয়ংক্রিয় করার জন্য আপনি প্রস্তুত। বিক্রির চ্যানেলগুলোর সঙ্গে যুক্ত করতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।