ফজলে রাব্বী"প্রতি মাসের শেষে একজন বসেন বিকাশের স্টেটমেন্ট, নগদের স্টেটমেন্ট, ব্যাংক স্টেটমেন্ট আর বিক্রির শিট নিয়ে, আর লাইন ধরে ধরে টিক দেন। কয়েক দিন লেগে যায়, তবু কিছু পেমেন্টের ব্যাখ্যা মেলে না।" একেই বলে রিকনসিলিয়েশন: প্রতিটি বিক্রির টাকা এসেছে কিনা, আর প্রতিটি পেমেন্ট কোনো না কোনো বিক্রির কিনা, তা মিলিয়ে দেখা। হাতে করলে কাজটা ধীর আর ভুলপ্রবণ, আর সমস্যা ধরা পড়ে ঘটনার কয়েক সপ্তাহ পরে।
হিসাব কেন মেলে না
পেমেন্ট খুব কমই অর্ডারের সঙ্গে সুন্দরভাবে মেলে। সাধারণ কারণগুলো:
- গ্রাহক অর্ডারে দেওয়া নম্বর থেকে নয়, আত্মীয়ের নম্বর থেকে টাকা পাঠান।
- এক পেমেন্টে দুটি অর্ডার, বা এক অর্ডারের টাকা দুই ভাগে।
- রেফারেন্স ফাঁকা, বা শুধু লেখা "শার্টের জন্য"।
- চার্জ কেটে নেওয়ায় প্রাপ্ত টাকা অর্ডারের মোটের সঙ্গে মেলে না।
- কুরিয়ারের ক্যাশ অন ডেলিভারির টাকা অনেক পার্সেলের জন্য একসাথে আসে, তাদের চার্জ কেটে।
- একই অ্যাকাউন্টে ব্যক্তিগত আর ব্যবসার লেনদেন মেশানো।
স্বয়ংক্রিয় মেলানো যেভাবে কাজ করে
- একই ধরনের ফরম্যাটে স্টেটমেন্ট সংগ্রহ। বিকাশ, নগদ আর ব্যাংকের স্টেটমেন্ট ফাইল হিসেবে নিন, আপনার অ্যাকাউন্টে যেভাবে ডাউনলোডের সুযোগ আছে, সম্ভব হলে প্রতিদিন। অ্যাকাউন্টে অফিশিয়াল এপিআই বা নির্ধারিত এক্সপোর্টের সুবিধা থাকলে সিস্টেম সেটাই ব্যবহার করতে পারে। কাউকে বা কোনো টুলকে কখনো আপনার পিন বা লগইন দেবেন না।
- এক রকম করা। প্রতিটি স্টেটমেন্টের লেআউট আলাদা। সিস্টেম সবগুলোকে একটি টেবিলে আনে: তারিখ, সময়, পরিমাণ, প্রেরক, রেফারেন্স, ট্রানজ্যাকশন আইডি আর চ্যানেল।
- কড়া থেকে ঢিলা, ধাপে ধাপে মেলানো।
- রেফারেন্সে অর্ডার নম্বর আর পরিমাণ হুবহু মিলে গেলে: মিলেছে।
- অর্ডারের ফোন নম্বর থেকে একই পরিমাণ, কাছাকাছি সময়ে: মিলেছে।
- শুধু পরিমাণ আর তারিখ মিললে: সম্ভাব্য, সিদ্ধান্ত নেবেন একজন মানুষ।
- অগোছালো রেফারেন্সে এআই। নাম আর অর্ধেক অর্ডার নম্বরের মতো মুক্তভাবে লেখা রেফারেন্স পড়ে এআই সম্ভাব্য অর্ডার প্রস্তাব করতে পারে। এগুলো প্রস্তাব, চূড়ান্ত মিল নয়।
- গরমিলের তালিকা। অর্ডারহীন পেমেন্ট, পেমেন্টহীন অর্ডার, দ্বিগুণ পেমেন্ট আর পরিমাণের পার্থক্য একটি ছোট তালিকায় যায়, যা একজন মানুষ মীমাংসা করেন।
- দৈনিক রিপোর্ট। সকালে একটি সারাংশ: কী মিলেছে, কী বাকি, আর কোন অর্ডার নিশ্চিত পেমেন্ট ছাড়াই পাঠানো হয়েছে।
আগে যা ঠিক করবেন
- অর্ডার আইডির একটি নির্দিষ্ট ফরম্যাট, আর গ্রাহককে পেমেন্টের রেফারেন্সে সেটা লিখতে অনুরোধ। ইনভয়েস বা অর্ডার নিশ্চিতকরণের মেসেজে একটি ভদ্র লাইন যোগ করলে কাজে দেয়।
- প্রতিটি অর্ডারে কোন মাধ্যমে পেমেন্ট আসবে, যাতে সিস্টেম জানে কোথায় খুঁজতে হবে।
- চার্জ আর কুরিয়ারের কাটা টাকা কীভাবে দেখায় তার নোট, যাতে ছোট পার্থক্যগুলো গরমিল হিসেবে না ধরে ব্যাখ্যা করা যায়।
- আলাদা ব্যবসায়িক অ্যাকাউন্ট, যতটা সম্ভব। ব্যক্তিগত লেনদেন মেশানো থাকলে মেলানো অনেক কঠিন হয়।
ভুল আর ঝুঁকি
- স্ক্রিনশটে ভরসা। হোয়াটসঅ্যাপে পাঠানো পেমেন্টের স্ক্রিনশট প্রমাণ নয়। অর্ডার পরিশোধিত দেখানোর আগে স্টেটমেন্টের সঙ্গে মিলিয়ে নিন, কারণ এডিট করা স্ক্রিনশট একটি পরিচিত প্রতারণা।
- রিফান্ড বা হিসাব বাদ দেওয়ার সিদ্ধান্ত অটোমেশনের হাতে ছেড়ে দেওয়া। এগুলো একজন মানুষের সিদ্ধান্ত, আর চূড়ান্ত হিসাব আপনার হিসাবরক্ষক দেখবেন।
- শুধু মাস শেষে মেলানো। প্রতিদিন মেলালে সমস্যা ধরা পড়ে তখনই, যখন গ্রাহক আর কুরিয়ারের মনে বিস্তারিত আছে।
- কোনো রেকর্ড না রাখা। হাতে করা প্রতিটি মিলের সঙ্গে লেখা থাকা উচিত কে করেছেন এবং কেন।
নিজে করবেন, নাকি সাহায্য নেবেন
লেনদেন কম হলে লুকআপ ফর্মুলাসহ ভালোভাবে বানানো একটি গুগল শিট, প্রতিদিন স্টেটমেন্ট থেকে ভরা, ভালোই কাজ করে। লেনদেন বা চ্যানেল বাড়লে দরকার হয় প্রতিটি স্টেটমেন্ট ফরম্যাটের জন্য ইমপোর্ট, মেলানোর নিয়ম, গরমিলের আলাদা ভিউ আর বিক্রির সিস্টেমের সঙ্গে সংযোগ। এটা তৈরি করা আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন কাজের অংশ, আর একটি দৈনিক বিক্রির রিপোর্টের সঙ্গে এটা ভালোভাবে কাজ করে।
সবচেয়ে ছোট প্রথম ধাপ
একটি চ্যানেল বেছে নিন, ধরুন বিকাশ। এক সপ্তাহ প্রতিদিন সকালে তার স্টেটমেন্ট নামিয়ে আগের দিনের অর্ডারের সঙ্গে একটি শিটে মেলান। যে লাইন মেলাতে পারেননি, সেটা আর তার কারণ লিখে রাখুন। কারণগুলোর এই তালিকাই বলে দেবে অটোমেশনে ঠিক কোন কোন নিয়ম লাগবে। তৈরিতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।