ফজলে রাব্বী"ক্রেতা রবিবার কোটেশন চাইলেন। আমরা বুধবার পাঠাতে পাঠাতে তিনি অন্য জায়গা থেকে অর্ডার দিয়ে ফেলেছেন।" আপনি যদি অন্য ব্যবসা, প্রতিষ্ঠান বা ঠিকাদারের কাছে বিক্রি করেন, তাহলে এভাবে বিক্রি হাতছাড়া হওয়া খুব পরিচিত ঘটনা। দেরি সাধারণত দাম ঠিক করায় হয় না। দেরি হয় সর্বশেষ রেট খুঁজতে, ডিসকাউন্ট আর ডেলিভারি হিসাব করতে, সব কিছু ওয়ার্ড ফাইলে টাইপ করতে, আর সেই একজন মানুষের অপেক্ষায়, যিনি ছাড়া কেউ কাজটা জানেন না।
কোটেশন কেন আটকে থাকে
সাধারণত কয়েকটি কারণ একসাথে:
- দাম থাকে কয়েক জায়গায়: পুরোনো এক্সেল ফাইল, সাপ্লায়ারের হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ, মালিকের মাথায়।
- ডিসকাউন্ট আর ডেলিভারির নিয়ম লেখা নেই, তাই শুধু মালিকই সিদ্ধান্ত দিতে পারেন।
- প্রতিটি কোটেশন নতুন করে সাজানো হয়, তাই প্রতিবার দেখতে আলাদা হয় আর ভুল ঢুকে পড়ে।
- কোন কোটেশন পাঠানো হলো আর কোনটার উত্তর এলো, কেউ হিসাব রাখেন না।
পদ্ধতি: এক মূল্যতালিকা, এক টেমপ্লেট, এক লগ
- একটি মাত্র মূল্যতালিকা। যেসব আইটেমের কোটেশন দেন, সবগুলোর কোড, বিবরণ, একক, বর্তমান দাম আর সর্বশেষ আপডেটের তারিখ। একজন এর দায়িত্বে থাকবেন এবং সাপ্লায়ারের রেট বদলালে আপডেট করবেন।
- লিখিত দামের নিয়ম। পরিমাণ অনুযায়ী ডিসকাউন্ট, এলাকা বা জেলা অনুযায়ী ডেলিভারি চার্জ, ইনস্টলেশন বা কাস্টমাইজেশনের খরচ, আর নিয়মের বাইরে কিছু হলে কে অনুমোদন দেবেন। ট্যাক্স ও ভ্যাট ধরবেন আপনার হিসাবরক্ষকের পরামর্শমতো।
- নিজস্ব ব্র্যান্ডের টেমপ্লেট। লোগো, কোটেশন নম্বর, তারিখ, ক্রেতার তথ্য, আইটেমের টেবিল, মোট, মেয়াদ, পেমেন্টের শর্ত, ডেলিভারির সময় আর আপনার সাধারণ শর্তাবলি।
- একটি সহজ কোটেশন ফর্ম। কর্মী ক্রেতা বেছে নেন, আইটেম আর পরিমাণ দেন, আর সিস্টেম দাম তুলে, নিয়ম প্রয়োগ করে আপনার টেমপ্লেটে একটি পিডিএফ তৈরি করে।
- যেখানে দরকার সেখানে অনুমোদন। নিয়মের মধ্যে থাকা সাধারণ কোটেশন সরাসরি যেতে পারে। বিশেষ ডিসকাউন্ট, কাস্টম আইটেম বা বড় অর্ডার মালিকের কাছে যায় দ্রুত হ্যাঁ বা না বলার জন্য, সম্ভব হলে তার ফোনেই।
- পাঠানো আর লগ রাখা। কোটেশন ইমেইল বা হোয়াটসঅ্যাপে যায় এবং অবস্থাসহ একটি লগে জমা থাকে: পাঠানো, গৃহীত, হাতছাড়া বা মেয়াদোত্তীর্ণ।
- ফলো-আপ। কয়েক দিনে উত্তর না এলে বিক্রয়কর্মী ফোন করার রিমাইন্ডার পান।
এআই কোথায় সাহায্য করে
ক্রেতারা খুব কমই গোছানো তালিকা পাঠান। আসে হোয়াটসঅ্যাপ ভয়েস মেসেজ, হাতে লেখা তালিকার ছবি বা লম্বা ইমেইল। এআই এগুলো পড়ে চাওয়া আইটেম আপনার মূল্যতালিকার সঙ্গে মেলাতে পারে, আর যেটা মেলাতে পারে না তা আলাদা করে দেখায়। বাংলা বা ইংরেজিতে ছোট একটি কভার মেসেজের খসড়াও লিখতে পারে। তবে পাঠানোর আগে একজন মানুষ সব সময় আইটেম, পরিমাণ, দাম আর ডেলিভারির প্রতিশ্রুতি যাচাই করবেন, কারণ লিখিত ভুল দাম ফিরিয়ে নেওয়া কঠিন।
যেসব ভুল আর টানাপোড়েন খেয়াল রাখবেন
- পুরোনো মূল্যতালিকা না থাকার চেয়েও খারাপ। কাঁচামাল বা আমদানির খরচ ঘন ঘন বদলালে সর্বশেষ আপডেটের তারিখ দেখান আর কোটেশনের মেয়াদ ছোট রাখুন।
- কাস্টম কাজ পুরোপুরি স্বয়ংক্রিয় করবেন না। যে কাজে সাইট ভিজিট বা ডিজাইন লাগে, সেখানে বারবার আসা অংশগুলো (সাধারণ আইটেম, শর্ত, ফরম্যাট) স্বয়ংক্রিয় করুন, বাকিটা বিবেচনার জন্য রাখুন।
- বেশি অপশন ক্রেতাকে বিভ্রান্ত করে। লম্বা তালিকার চেয়ে দুই-তিনটি পরিষ্কার অপশন সাধারণত ভালো কাজ করে।
- মেয়াদ ছাড়া কোটেশন কয়েক মাস পরে এমন দামে ফিরে আসতে পারে, যা আর রাখা সম্ভব নয়।
নিজেরা যতটা করতে পারবেন
গোছানো একটি গুগল শিট মূল্যতালিকা আর ভালোভাবে ডিজাইন করা একটি ডকুমেন্ট টেমপ্লেটেই কোটেশনের সময় অনেক কমে যায়, আর আপনার টিম নিজেই তা রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারে। বিশেষজ্ঞের সাহায্য কাজে লাগে যখন ফর্ম, হিসাব, পিডিএফ তৈরি, নম্বর দেওয়া, অনুমোদন, লগ আর রিমাইন্ডার সব একসাথে যুক্ত করতে চান, যাতে কর্মী শুধু আইটেম বেছে পাঠাতে ক্লিক করেন। এই ধরনের এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন আমি তৈরি করি। আর যেসব কোটেশনের উত্তর আসে না, সেগুলোর জন্য দরকার নিয়মিত একটি ফলো-আপ পদ্ধতি।
এখান থেকে শুরু করুন
শেষ বিশটি কোটেশন বের করুন। যে আইটেমগুলো বারবার আসে, সেগুলো বর্তমান দামসহ একটি শিটে তুলুন, ডিসকাউন্ট আর ডেলিভারির নিয়ম লিখে ফেলুন, আর একটি পরিষ্কার টেমপ্লেট বানান। এই মাসের প্রতিটি কোটেশনে সেটাই ব্যবহার করুন। যখন এটা রুটিন হয়ে যাবে, তখনই স্বয়ংক্রিয় করার সময়। এতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।