ফজলে রাব্বী"দাম জানতে চাইলেন, কোটেশন পাঠালাম, তারপর আর কোনো খবর নেই।" বাংলাদেশের অনেক বিটুবি ব্যবসায় লিড এখানেই হারিয়ে যায়। বায়ার "না" বলেছেন বলে নয়, বরং কেউ ফলো-আপ করেননি, অথবা একবার "কোনো আপডেট?" পাঠিয়ে ভুলে গেছেন। সমাধান হলো প্রথম যোগাযোগের আগেই ফলো-আপের পরিকল্পনা করা, যাতে সময়মতো হয় আর প্রতিটি বার্তা পড়ার মতো হয়।
লিড কেন চুপ হয়ে যায়
চুপ থাকা মানে সাধারণত পাকা "না" নয়। বেশিরভাগ সময়:
- মানুষটি ব্যস্ত, আপনার মেসেজ ইনবক্স বা হোয়াটসঅ্যাপে নিচে চলে গেছে।
- অনুমোদনের জন্য অন্য কাউকে লাগবে, এখনো জিজ্ঞেস করা হয়নি।
- অন্য সাপ্লায়ারের সঙ্গে তুলনা করছেন।
- কোটেশনে কিছু অস্পষ্ট ছিল, কিন্তু প্রশ্ন করতে চাননি।
- পরের ধাপ ঠিক করা হয়নি, তাই এগিয়ে নেওয়ার দায়িত্বও কারো ছিল না।
এগুলোর প্রতিটিতেই ভালো ফলো-আপ সাহায্য করে: মনে করিয়ে দেয়, ফরোয়ার্ড করার মতো কিছু দেয়, বা প্রশ্ন করা সহজ করে।
আগে থেকে পরিকল্পনা ঠিক করুন
শুরুর আগে টিমের সঙ্গে ঠিক করুন:
- থামার আগে কতবার যোগাযোগ হবে। বেশিরভাগ বিটুবি ইনকোয়ারির জন্য কয়েক সপ্তাহে চার থেকে ছয়বার যুক্তিসঙ্গত।
- মাঝের বিরতি: শুরুতে কাছাকাছি, পরে বেশি।
- চ্যানেল: কাগজপত্রের জন্য ইমেইল, আসল আলাপের জন্য ফোন, আর হোয়াটসঅ্যাপ শুধু তখনই, যদি বায়ার আগে থেকেই আপনার সঙ্গে সেটা ব্যবহার করে থাকেন।
- প্রতিটি লিডের দায়িত্ব কার, যাতে কেউ ধরে না নেন যে অন্য কেউ করছেন।
- কখন থামবেন।
একটি নমুনা ধারা
- একই দিন: যা দেওয়ার কথা ছিল তা পাঠান (কোটেশন, ক্যাটালগ, স্যাম্পলের ছবি), সঙ্গে পরের ধাপ: "বৃহস্পতিবার ফোন করে একসাথে দেখে নিই?"
- কয়েক দিন পর: পৌঁছেছে কিনা ছোট করে জেনে নিন, সঙ্গে কাজের একটি বাড়তি তথ্য, যেমন বায়াররা প্রায়ই যে প্রশ্ন করেন তার উত্তর।
- এক সপ্তাহের মতো পর: একটি ফোন কল। সহজ প্রশ্ন করুন: এটা কি এখনো জরুরি, আর সিদ্ধান্তে আর কেউ জড়িত কিনা।
- তার দুই সপ্তাহ পর: নতুন কিছু: পণ্যের আপডেট, ডেলিভারির সময়ে পরিবর্তন, প্রাসঙ্গিক একটি ছবি। কোনো চাপ নয়।
- শেষ বার্তা: ভদ্রভাবে শেষ করুন: "এ নিয়ে আর লিখব না। পরে দরকার হলে শুধু উত্তর দেবেন, আমি আবার শুরু করব।"
তারা আপনার কাছ থেকে খবর পেতে রাজি থাকলে লিডটি তখন মাঝে মাঝে আপডেটের তালিকায় যায়, যেমন কয়েক মাসে একটি ছোট নোট। তারা "না" বললে বা থামতে বললে আপনি থামবেন।
যে ফলো-আপে মানুষ বিরক্ত হন না
- প্রতিটি বার্তায় নতুন কিছু থাকুক। শুধু "খোঁজ নিচ্ছিলাম" লিখলে উত্তর দেওয়ার কোনো কারণ থাকে না।
- ছোট রাখুন, আগের আলাপের কথা উল্লেখ করুন।
- হোয়াটসঅ্যাপে অফিস সময়ে লিখুন, লম্বা ভয়েস নোট এড়িয়ে চলুন, একই মেসেজ বারবার পাঠাবেন না।
- প্রতিটি বার্তায় একটি স্পষ্ট প্রশ্ন।
- "না" বলাটা সহজ রাখুন। মাসের পর মাস অনুমান করার চেয়ে স্পষ্ট "না" ভালো।
টুল, এআই আর কোথায় সাহায্য লাগে
রিমাইন্ডার না থাকলে এই ধারা চলবে না। ছোট টিমের জন্য "পরের ফলো-আপের তারিখ" কলামসহ একটি শেয়ার করা গুগল শিটই যথেষ্ট; সিআরএম কাজটা আরও গুছিয়ে করে (দেখুন ছোট সেলস টিমের জন্য সহজ সিআরএম)। এআই আপনার কলের নোট থেকে ফলো-আপের খসড়া লিখে দিতে পারে, তবে পাঠানোর আগে একজন মানুষ প্রতিটি পড়ে ঠিক করেন, বিশেষ করে দাম বা ডেলিভারি নিয়ে কিছু থাকলে। পুরোটাই আপনার টিম নিজে চালাতে পারে। সাহায্য কাজে লাগে টেমপ্লেট তৈরি, রিমাইন্ডার সেটআপ আর যেসব অংশে মানুষের দরকার নেই সেগুলো অটোমেট করায়।
অপেক্ষায় থাকা কোটেশন দিয়েই শুরু করুন
গত এক মাসে পাঠানো যেসব কোটেশনের কোনো উত্তর আসেনি, সেগুলোর তালিকা করুন। প্রতিটির একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আর পরের ফলো-আপের তারিখ ঠিক করুন, আর এই সপ্তাহেই কলগুলো করুন। এটিকে একটি নিয়মিত পদ্ধতিতে পরিণত করতে চাইলে দেখুন লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ, অথবা যোগাযোগ করুন।