বিদেশি ক্রেতার আস্থা অর্জন: উত্তর দেওয়ার আগে তাঁরা কী যাচাই করেন

নতুন কোনো সরবরাহকারীকে উত্তর দেওয়ার আগে বিদেশি ক্রেতা সাধারণত কয়েক মিনিট সময় নিয়ে দেখেন প্রতিষ্ঠানটা আসল কি না, যোগাযোগ করা যায় কি না, আর যা বলছে তা দিতে পারবে কি না। তাঁরা দেখেন আপনার ইমেইল ঠিকানা, ওয়েবসাইট, প্রতিষ্ঠানের তথ্য, আপনি যে সত্যিই পণ্যটা বানাতে বা সরবরাহ করতে পারেন তার প্রমাণ, আর আপনার লেখার মান। এর কোনোটা একা অর্ডার এনে দেয় না, কিন্তু যেকোনো একটাই শুরুর আগেই আলাপটা নিঃশব্দে শেষ করে দিতে পারে। ভালো খবর হলো, এর প্রায় সবই আপনার নিয়ন্ত্রণে।

ক্রেতারা কেন আগে যাচাই করেন

অচেনা সরবরাহকারীকে অর্ডার দিলে ক্রেতা সত্যিকারের ঝুঁকি নেন: দেরিতে ডেলিভারি, ভুল মান, আর সবচেয়ে খারাপ ক্ষেত্রে অগ্রিম টাকা হারানো। তাঁদের কাছে প্রচুর কোল্ড ইমেইল আসে, যার কিছু প্রতারকদের। তাই তাঁদের প্রথম প্রশ্ন "দামটা ভালো কি না" নয়, বরং "এটা কি আসল, সক্ষম একটা প্রতিষ্ঠান?" আপনার কাজ হলো এই প্রশ্নের উত্তর সহজ করে দেওয়া।

তাঁরা কী দেখেন, মোটামুটি এই ক্রমে

প্রতিটি সংকেত গড়ে তোলা

ইমেইল আর ওয়েবসাইট

নিজের ডোমেইনে ইমেইল ব্যবহার করুন, আর এমনভাবে সেটআপ করুন যাতে ইনবক্সে পৌঁছায়। ওয়েবসাইট যেন ধীর সংযোগেও খোলে, আপনি আসলে কী বানান তা দেখায়, আর তাতে আসল ঠিকানা, ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আর যোগাযোগের মানুষের নাম থাকে। বেশিরভাগ বিদেশি ক্রেতার জন্য পরিষ্কার একটা ইংরেজি সংস্করণ অপরিহার্য।

প্রতিষ্ঠানের তথ্য

প্রতিষ্ঠানের পূর্ণ আইনি নাম আর ঠিকানা দেখান, আর গুরুতর কোনো ক্রেতা চাইলে নিবন্ধন ও রপ্তানির কাগজপত্র দেওয়ার জন্য তৈরি থাকুন। সব জায়গায় নাম হুবহু এক রাখুন। এক নামে ব্যবসা করেন আর অন্য নামে নিবন্ধিত হলে দুটোর সম্পর্ক সহজ ভাষায় বুঝিয়ে দিন।

সক্ষমতার প্রমাণ

বিশেষণের চেয়ে আসল ছবি আর ছোট ভিডিও অনেক বেশি কাজ করে। উৎপাদনের জায়গা, মান যাচাই, প্যাকিং আর টিম দেখান। আপনার সক্ষমতা সৎভাবে, ক্রেতা বোঝেন এমন ভাষায় বলুন, আর শুধু ততটুকুই যতটা সত্যিই দিতে পারবেন। আপনার শিল্পের সঙ্গে সম্পর্কিত কোনো সার্টিফিকেশন থাকলে বা অডিট পার করে থাকলে, এমন বিবরণসহ লিখুন যাতে ক্রেতা ইস্যুকারী সংস্থার কাছে যাচাই করতে পারেন। যা নেই, তা কখনো লিখবেন না।

অভিজ্ঞতা

কোন বাজার বা কোন ধরনের গ্রাহকের সঙ্গে কাজ করেন, তা বলুন; কিন্তু নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নাম দিন শুধু তারা রাজি থাকলে। অনুমতি নিয়ে লেখা ছোট, তথ্যভিত্তিক একটা গ্রাহকের গল্প লোগোর দেয়ালের চেয়ে অনেক বেশি বিশ্বাসযোগ্য। চাইলে রেফারেন্স দেবেন, এটা জানিয়ে রাখুন।

যেসব জিনিস নিঃশব্দে আস্থা ভাঙে

• ওয়েবসাইট, ইমেইল সিগনেচার আর লিংকডইনে আলাদা আলাদা ফোন নম্বর বা ঠিকানা।
• প্রথম ইমেইলেই ভারী অ্যাটাচমেন্ট, যা সতর্ক ক্রেতারা অচেনা কারও কাছ থেকে প্রায়ই খোলেন না।
• "যেকোনো পরিমাণ, যেকোনো মান, সবচেয়ে কম দাম" ধরনের প্রতিশ্রুতি।
• সরাসরি প্রশ্নের দেরিতে বা অস্পষ্ট উত্তর।
• দ্রুত সিদ্ধান্ত নেওয়ার চাপ।

প্রথম ইমেইলটা নিজেই

ক্রেতারা প্রতিষ্ঠানের মতোই মেসেজটাও বিচার করেন। ছোট রাখুন। দেখান যে আপনি জানেন তাঁরা কে আর কী কেনেন। আপনি কেন মানানসই হতে পারেন, তার একটা পরিষ্কার কারণ দিন, এমন কিছু নির্দিষ্ট তথ্যসহ যা তাঁরা যাচাই করতে পারেন, আর একটা সহজ প্রশ্ন করুন। জমকালো ইংরেজির চেয়ে সহজ, নির্ভুল ইংরেজি ভালো। পুরো প্রক্রিয়া আছে বিদেশি ক্রেতার কাছে আউটরিচ গাইডে।

এ মাসের আস্থা-চেকলিস্ট

1. নিজের ডোমেইন থেকে ইমেইল পাঠান, কখনো ফ্রি ওয়েবমেইল থেকে নয়।
2. মোবাইল ডেটায় ফোনে নিজের ওয়েবসাইট খুলে দেখুন, যেভাবে একজন ক্রেতা দেখতে পারেন।
3. সব জায়গায় প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা আর ফোন নম্বর এক করুন।
4. কারখানা বা অফিসের আসল ছবি বা ছোট একটা ভিডিও যোগ করুন।
5. শুধু যে সার্টিফিকেশনগুলো সত্যিই আছে, যাচাইযোগ্য বিবরণসহ সেগুলো লিখুন।
6. ক্রেতা উত্তর দিলে পাঠানোর জন্য ছোট একটা কোম্পানি প্রোফাইল তৈরি রাখুন।
7. দুই-তিনজন পুরোনো গ্রাহককে জিজ্ঞেস করুন তাঁরা রেফারেন্স হতে রাজি কি না।

আস্থা তৈরি হতে সময় লাগে, কিন্তু এই ধাপগুলো ক্রেতার "না" বলার সহজ কারণগুলো সরিয়ে দেয়। ভিত তৈরি হয়ে গেলে ক্রেতার কাছে পৌঁছাতে সাহায্য চাইলে দেখুন লিড জেনারেশন ও বি২বি আউটরিচ।