ফজলে রাব্বীআপনার কোটেশন যায় ফ্রি জিমেইল বা ইয়াহু ঠিকানা থেকে, আর ক্রেতা জানতে চান আপনারা আদৌ নিবন্ধিত প্রতিষ্ঠান কিনা। অথবা [email protected] ধরনের ঠিকানা আছে, অনেক আগে হোস্টিংয়ের সঙ্গে সেটআপ করা, কিন্তু গ্রাহকেরা বারবার বলেন আপনার মেইল স্প্যাম ফোল্ডারে গেছে, অথবা পৌঁছায়ইনি। দুই ক্ষেত্রেই ইমেইলের কারণে আস্থা কমছে, কখনো অর্ডারও হাতছাড়া হচ্ছে।
সমাধানের দুটো অংশ: নির্ভরযোগ্য কোনো সার্ভিসে নিজের ডোমেইনে ইমেইল চালু করা, আর কয়েকটি ডিএনএস রেকর্ড প্রকাশ করা, যা অন্য মেইল সার্ভারকে জানায় আপনার মেইল আসল।
নিজের ডোমেইন কেন জরুরি
- আস্থা: প্রতিষ্ঠানের ডোমেইনের ঠিকানা দেখে মনে হয় এটা একটা ব্যবসা, কারও ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্ট নয়।
- মালিকানা: কোনো স্টাফ চলে গেলেও মেইলবক্স আর তার পুরোনো মেইল ব্যবসার কাছেই থাকে।
- এক রকম পরিচয়: সবাই একই ধরনের ঠিকানা ব্যবহার করেন, আর ওয়েবসাইট, ইনভয়েস ও ভিজিটিং কার্ড মিলে যায়।
মেইলবক্স কোথায় রাখবেন
- হোস্টিংয়ের সঙ্গে পাওয়া ইমেইল: কম ব্যবহারে চলতে পারে, কিন্তু শেয়ার করা সার্ভারে অন্য ব্যবহারকারীদের আচরণের প্রভাব আপনার মেইলেও পড়তে পারে, আর মেইল না পৌঁছানোর সমস্যায় সাহায্য অনেক সময় সীমিত।
- আলাদা বিজনেস ইমেইল সার্ভিস, যেমন Google Workspace বা Microsoft 365: এগুলো ইমেইল আর ক্যালেন্ডারের জন্যই বানানো, ভালো স্প্যাম ফিল্টার আর মোবাইল অ্যাপসহ। যে ব্যবসা ইমেইলের ওপর নির্ভর করে, তাদের আমি সাধারণত এটাই পরামর্শ দিই।
যেটাই বাছুন, ডোমেইন আপনারই থাকে; শুধু মেইলবক্সের সার্ভিস বদলায়।
যে রেকর্ডগুলো আপনাকে স্প্যাম থেকে দূরে রাখে
যে সার্ভার মেইল গ্রহণ করে, সে আপনাকে বিশ্বাস করবে কিনা তা আংশিকভাবে ঠিক করে আপনার ডোমেইনের ডিএনএস রেকর্ড দেখে:
- MX জানায় আপনার ডোমেইনের মেইল কোন সার্ভিস গ্রহণ করবে।
- SPF তালিকা দেয় কোন কোন সার্ভিস আপনার ডোমেইনের নামে মেইল পাঠাতে পারে। একটাই SPF রেকর্ড রাখুন, আর তাতে যারা আপনার হয়ে মেইল পাঠায় সবাইকে রাখুন: মেইলবক্সের সার্ভিস, ওয়েবসাইটের কনট্যাক্ট ফর্ম, ইনভয়েস বা হিসাবের সফটওয়্যার, আর কোনো নিউজলেটার সার্ভিস।
- DKIM প্রতিটি মেইলে একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করে, যা গ্রহণকারী সার্ভার আপনার ডিএনএসে প্রকাশ করা চাবির সঙ্গে মিলিয়ে দেখে।
- DMARC জানায় এই পরীক্ষায় ব্যর্থ মেইলের কী হবে, আর আপনাকে রিপোর্ট পাঠায়। শুরু করুন শুধু পর্যবেক্ষণের নীতি দিয়ে, রিপোর্ট পড়ুন, তারপর আপনার সব আসল মেইল পাস করলে নীতি কড়া করুন।
জিমেইলের মতো বড় মেইল সার্ভিসগুলো এখন এই রেকর্ডগুলো দেখতে চায়, বিশেষ করে যারা অনেক মেইল পাঠান তাদের ক্ষেত্রে।
ধাপে ধাপে সেটআপ
- ঠিকানাগুলো ঠিক করুন: info, sales-এর মতো যৌথ ঠিকানা, আর স্টাফদের নামে আলাদা ঠিকানা।
- সার্ভিস বেছে নিয়ে মেইলবক্স তৈরি করুন।
- কাজের চাপ কম এমন সময়ে, আপনার ডিএনএস যেখানে পরিচালনা করা হয় সেখানে গিয়ে MX রেকর্ড বদলান, যাতে নতুন মেইল নতুন সার্ভিসে আসে।
- SPF রেকর্ড যোগ করুন, সার্ভিসে DKIM চালু করে তার রেকর্ড প্রকাশ করুন, তারপর DMARC যোগ করুন।
- ওয়েবসাইটের ফর্মগুলো সার্ভারের সাধারণ মেইল ফাংশনের বদলে ইউজারনেম-পাসওয়ার্ড দিয়ে যুক্ত একটি মেইলবক্সের মাধ্যমে পাঠানোর ব্যবস্থা করুন।
- দরকার হলে পুরোনো মেইল সরিয়ে আনুন, আর ফোন ও ল্যাপটপে সেটআপ করুন।
- একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে পরীক্ষামূলক মেইল পাঠান, মেইলটি খুলে "Show original" বেছে নিন, আর দেখুন SPF, DKIM ও DMARC তিনটিতেই PASS লেখা আছে কিনা।
অভ্যাস আর সাধারণ ভুল
- রোজকার মেইলবক্স থেকে একসাথে অনেককে প্রচারমূলক মেইল পাঠাবেন না; এর জন্য আলাদা সেন্ডিং সার্ভিস ব্যবহার করুন। আউটরিচের জন্য দেখুন কোল্ড ইমেইল কেন স্প্যামে যায়।
- শুধু একটা বড় ছবি দিয়ে বানানো বা ছোট করা লিংকে ভরা মেইল এড়িয়ে চলুন।
- প্রতিটি মেইলবক্সে টু-স্টেপ ভেরিফিকেশন চালু রাখুন, আর কেউ চলে গেলে তার মেইলবক্স সঙ্গে সঙ্গে মুছে না ফেলে স্থগিত করুন বা অন্য কাউকে দায়িত্ব দিন।
- একই ডোমেইনে দুটো আলাদা SPF রেকর্ড থাকলে SPF পরীক্ষা ব্যর্থ হতে পারে।
- SPF-এ ওয়েবসাইট বা ইনভয়েসের সফটওয়্যার রাখতে ভুলে গেলে সেখান থেকে যাওয়া মেইল পরীক্ষায় ব্যর্থ হয়।
- প্রথম দিনেই DMARC কড়া নীতিতে সেট করলে নিজের আসল মেইলই আটকে যেতে পারে।
আপনি কী করবেন, কোথায় সাহায্য লাগবে
ঠিকানা ঠিক করা, সার্ভিস বেছে নেওয়া আর কোন কোন টুল আপনার হয়ে মেইল পাঠায় তার তালিকা বানানো আপনি নিজেই পারেন। ডিএনএস পরিবর্তন, DKIM ও DMARC, ফর্মের সেটিং আর পুরোনো মেইল সরানো যত্ন নিয়ে করানো ভালো, কারণ একটি ভুল রেকর্ডেই মেইল আটকে যেতে পারে। এই কাজ আমার ওয়েবসাইট ও সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট সার্ভিসের অংশ।
সবচেয়ে ছোট প্রথম পদক্ষেপ
আপনার এখনকার ব্যবসার ঠিকানা থেকে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে মেইল পাঠান, "Show original" খুলে SPF, DKIM আর DMARC-এর ফলাফল দেখুন। এই একটি পরীক্ষাই বলে দেয় আপনি কোথায় দাঁড়িয়ে আছেন। কিছু ব্যর্থ হলে আর ঠিক করাতে চাইলে যোগাযোগ করুন।