ফজলে রাব্বীসম্ভাব্য ক্রেতাদের জন্য যত্ন করে একটি ইমেইল লিখে তালিকায় পাঠিয়েছেন, কোনো সাড়া নেই। তারপর তালিকায় রাখা এক বন্ধু জানালেন মেইলটি তার স্প্যাম ফোল্ডারে গেছে। অথবা ক্যাম্পেইনের প্রথম কয়েক দিনের পর উত্তর আসা থেমে যায়। আপনার অফার হয়তো ঠিকই আছে; মেইলবক্স প্রোভাইডাররা শুধু প্রেরককে এখনো বিশ্বাস করছে না।
ডেলিভারেবিলিটি নির্ভর করে চারটি বিষয়ে: আপনার ডোমেইন অথেন্টিকেটেড কিনা, পাঠানোর ইতিহাস কেমন, কত মেইল কত দ্রুত পাঠাচ্ছেন, আর তালিকা কতটা পরিষ্কার। লেখার বিষয়বস্তুও গুরুত্বপূর্ণ, তবে বেশিরভাগ মানুষ যতটা ভাবেন ততটা নয়।
ডোমেইন অথেন্টিকেট করুন
জিমেইলের মতো বড় মেইলবক্স প্রোভাইডাররা আশা করে প্রেরক প্রমাণ করবেন যে মেইলটি সত্যিই সেই ডোমেইন থেকে এসেছে। তিনটি ডিএনএস রেকর্ড এই কাজ করে:
- SPF জানায় কোন কোন সার্ভার আপনার ডোমেইনের হয়ে মেইল পাঠাতে পারে।
- DKIM একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর যোগ করে, যা দেখায় মেইলটি আপনার ডোমেইন থেকে এসেছে আর পথে বদলায়নি।
- DMARC জানায় এই যাচাই ব্যর্থ হলে গ্রহণকারী সার্ভার কী করবে, আর আপনাকে রিপোর্টও পাঠাতে পারে। শুরু করুন কেবল পর্যবেক্ষণের নীতি দিয়ে, রিপোর্ট পড়ুন, তারপর আপনার সব আসল মেইল পাস করলে নীতি কড়া করুন।
ঠিক কোন মান বসাতে হবে, তা আপনার ইমেইল প্রোভাইডার দেবে; সেগুলো বসবে ডোমেইনের ডিএনএস সেটিংসে। এখনো ব্যক্তিগত ফ্রি ঠিকানা থেকে ব্যবসায়িক আউটরিচ করলে আগে নিজের ডোমেইনে ইমেইল সেটআপ করে নিন।
অনেক টিম কোল্ড আউটরিচ পাঠায় আলাদা ডোমেইন বা সাবডোমেইন থেকে, যাতে রেপুটেশনের সমস্যা হলে বিল আর প্রতিদিনের মেইলে প্রভাব না পড়ে। এমন করলে ডোমেইনটি যে আপনার, তা পরিষ্কার রাখুন, চালু ওয়েবসাইটসহ, আর সেটিও পুরোপুরি অথেন্টিকেট করুন।
ধীরে ওয়ার্ম-আপ করুন, পরিমাণ পরিমিত রাখুন
নতুন ডোমেইন বা মেইলবক্সের কোনো ইতিহাস নেই। হঠাৎ শত শত মেইল পাঠালে প্রোভাইডাররা সন্দেহ করে। শুরুতে মেইলবক্সটি স্বাভাবিক কথাবার্তায় ব্যবহার করুন, তারপর দিনে অল্প কয়েকটি আউটরিচ মেইল যোগ করুন, আর কয়েক সপ্তাহ ধরে ধীরে ধীরে বাড়ান, সাথে বাউন্স আর উত্তরের দিকে নজর রাখুন। স্বয়ংক্রিয় ওয়ার্ম-আপ সেবা আছে, কিন্তু আসল মানুষের উত্তর দেওয়া আসল মেইলের বিকল্প সেগুলো নয়।
কম কিন্তু ভালো মেইল পাঠান। এক ধাক্কায় না পাঠিয়ে কাজের দিন জুড়ে ভাগ করে দিন, প্রতিটি মেইলবক্স থেকে দৈনিক পরিমাণ পরিমিত রাখুন, আর বাউন্স বা স্প্যাম অভিযোগ বাড়লে থেমে কারণ খুঁজুন। মেইল সময় ধরে সাজিয়ে পাঠানোর টুল সাহায্য করে, কিন্তু খারাপ তালিকাকে বাঁচাতে পারে না।
তালিকা পরিষ্কার রাখুন
- কখনো তালিকা কিনবেন না বা স্ক্র্যাপ করবেন না। এতে থাকে বন্ধ ঠিকানা আর স্প্যাম ট্র্যাপ, আর তালিকার মানুষেরা কারো কাছ থেকে মেইল পেতে কখনো রাজি হননি।
- প্রথমবার পাঠানোর আগে ঠিকানা যাচাই করুন, আর প্রতিটি হার্ড বাউন্স সঙ্গে সঙ্গে সরিয়ে দিন।
- গণহারে ঠিকানা অনুমান করবেন না।
- কেউ থামতে বললে তাকে সরিয়ে দিন, আর একটি বাদ দেওয়ার তালিকা রাখুন, যাতে তিনি আর কখনো যুক্ত না হন।
শুরু থেকেই ঠিক মানুষের কাছে পৌঁছানোও সাহায্য করে; দেখুন বিটুবি সিদ্ধান্তগ্রহণকারী খোঁজা।
মানুষের মতো লিখুন, সৎ থাকুন
- নিজের পরিচয় পরিষ্কার দিন: আসল নাম, কোম্পানি, আর কীভাবে যোগাযোগ করা যায়।
- সহজে বেরিয়ে যাওয়ার উপায় দিন, যেমন "আর মেইল না চাইলে শুধু 'না' লিখে উত্তর দিন", আর দ্রুত তা মেনে চলুন।
- ছোট আর সরল রাখুন: প্রথম মেইলে কোনো অ্যাটাচমেন্ট নয়, অল্প লিংক, শুধু ছবির মেইল নয়, আর প্রথম যোগাযোগে ভুয়া "Re:"-এর মতো বিভ্রান্তিকর সাবজেক্ট নয়।
- ওপেন ট্র্যাকিং বন্ধ রাখার কথা ভাবুন। এটি ট্র্যাকিং কোড যোগ করে, আর ওপেনের হিসাব এমনিতেই নির্ভরযোগ্য নয়; আসল মাপকাঠি হলো উত্তর।
অবস্থা যাচাই, আর কখন সাহায্য নেবেন
একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে টেস্ট মেইল পাঠিয়ে "Show original" খুলে দেখুন SPF, DKIM আর DMARC পাস করছে কিনা। যথেষ্ট পরিমাণ মেইল পাঠালে Google Postmaster Tools জিমেইলে পাঠানো মেইলের রেপুটেশনের তথ্য দেখাতে পারে। নিজের হিসাবও রাখুন: প্রতিটি ক্যাম্পেইনে বাউন্স, উত্তর আর অভিযোগ।
লেখা, তালিকা পরিষ্কার রাখা আর গতি নিয়ন্ত্রণ, এগুলো আপনার টিমের অভ্যাস হতে পারে। ডিএনএস রেকর্ড, আলাদা সেন্ডিং ডোমেইন, আর ক্ষতিগ্রস্ত রেপুটেশন ঠিক করার কাজে একজন বিশেষজ্ঞ কয়েক সপ্তাহের অনুমাননির্ভর চেষ্টা বাঁচিয়ে দেন। এটি আমার লিড জেনারেশন কাজের অংশ; মেইল বারবার স্প্যামে গেলে যোগাযোগ করুন।
পরের ক্যাম্পেইনের আগে একটি পরীক্ষা
আজই আপনার আউটরিচ ঠিকানা থেকে একটি জিমেইল অ্যাকাউন্টে একটি মেইল পাঠান, "Show original" খুলুন, আর দেখুন SPF, DKIM আর DMARC তিনটিই PASS দেখাচ্ছে কিনা। কোনোটি ব্যর্থ হলে পরের ক্যাম্পেইন পাঠানোর আগে সেটি ঠিক করুন।