ফজলে রাব্বীযখন বিক্রির হিসাব থাকে খাতায়
"আমার প্রত্যেক সেলসপারসন নিজের খাতা বা এক্সেল ফাইল রাখেন, আর অনেক আলাপ হয় তাদের ব্যক্তিগত হোয়াটসঅ্যাপে। কেউ চাকরি ছাড়লে তার গ্রাহকরাও চলে যান।" বাংলাদেশের অনেক ছোট সেলস টিম এভাবেই চলে। চলে, যতক্ষণ না সমস্যা হয়: ফলো-আপ ফসকে যায়, সবাইকে ফোন না করে মালিক বুঝতে পারেন না কোন ডিল কোথায়, আর কেন ডিল হাতছাড়া হলো কেউ জানে না।
সিআরএম (কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম) এই সমস্যার সমাধান করে, তবে শুধু তখনই, যদি মানুষ সেটা ব্যবহার করেন। অনেক ব্যবসা সিআরএম নেয়, এক মাস তথ্য তোলে, তারপর আবার খাতায় ফিরে যায়। এখানে লক্ষ্য এমন একটি সহজ সিআরএম, যা টিকে থাকবে।
ছোট টিমের আসলে কী দরকার
লম্বা ফিচারের তালিকা পরে দেখবেন। ছোট টিমের দরকার পাঁচটি জিনিস:
- কন্টাক্ট ও কোম্পানি এক শেয়ার করা জায়গায়, যার মালিক ব্যবসা, কোনো ব্যক্তি নন।
- ধাপ অনুযায়ী ডিল, যাতে দেখা যায় কোনটা কোথায়।
- প্রতিটি খোলা ডিলে তারিখসহ পরের কাজ।
- ছোট একটি ইতিহাস: কল, কোটেশন, নোট।
- মালিক বা সেলস লিডের জন্য সহজ সাপ্তাহিক চিত্র।
কোনো টুল এগুলো ভালোভাবে করলে আর ফোনে সহজে চললে শুরুর জন্য সেটাই যথেষ্ট।
টুলের আগে প্রক্রিয়া ঠিক করুন
প্রথমে সহজ ভাষায় বিক্রির ধাপগুলো লিখুন, যেমন: নতুন ইনকোয়ারি, প্রথম যোগাযোগ হয়েছে, প্রয়োজন বোঝা গেছে, কোটেশন পাঠানো হয়েছে, দরদাম চলছে, জেতা, হারানো। তারপর ন্যূনতম ঘরগুলো ঠিক করুন: নাম, কোম্পানি, ফোন, উৎস, ধাপ, মূল্য বা পরিমাণ, দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি, তারিখসহ পরের কাজ, আর ডিল হারালে তার কারণ।
টুল হতে পারে ভালোভাবে সাজানো একটি গুগল শিট, তৈরি অবস্থায় পাওয়া কোনো সিআরএম, বা আপনার প্রক্রিয়া আলাদা হলে ছোট একটি কাস্টম সিস্টেম। দুই-তিনজনের টিমের জন্য শিট দিয়ে শুরু করা ভালো। যখন রিমাইন্ডার, মোবাইলে ব্যবহার আর প্রতিটি গ্রাহকের ইতিহাস দরকার হয়, তখন পূর্ণাঙ্গ সিআরএম কাজের হয়ে ওঠে। যেটাই বাছুন, চূড়ান্ত করার আগে নিজেদের আসল ডেটা দিয়ে চালিয়ে দেখুন।
টিমে স্প্রেডশিটে স্বচ্ছন্দ কেউ থাকলে শিট-ভিত্তিক সিআরএম নিজেরাই সেটআপ করতে পারেন। বাইরের সাহায্য কাজে লাগে টুল বাছাই, এলোমেলো ডেটা স্থানান্তর, ফর্ম ও মেসেজিং চ্যানেল যুক্ত করা, আর রিমাইন্ডার ও রিপোর্ট সেটআপে।
ধাপে ধাপে সেটআপ
- সব জোগাড় করুন: প্রতিটি খাতার পাতা, এক্সেল ফাইল আর কন্টাক্ট তালিকা। এক তালিকায় এনে ডুপ্লিকেট সরান।
- শুধু দরকারিটা তুলুন: আগে সক্রিয় গ্রাহক আর খোলা ডিল; পুরনো ইতিহাস পরে।
- একটি নিয়ম রাখুন: পরের কাজ আর তারিখ ছাড়া কোনো খোলা ডিল থাকবে না।
- ইনকোয়ারির মূল উৎসগুলো যুক্ত করুন, যেমন ওয়েবসাইটের ফর্ম, যাতে কম জিনিস দুবার টাইপ করতে হয়। এই দিকটা নিয়ে আছে একটি সহজ লিড সিস্টেম।
- একটি ছোট সেশনে প্রশিক্ষণ দিন, ডেমো দিয়ে নয়, টিমের নিজেদের ডিল দিয়ে।
- সাপ্তাহিক সেলস মিটিং সিআরএমের স্ক্রিন থেকে চালান। অন্য যেকোনো কিছুর চেয়ে এটাই সিআরএমকে বাঁচিয়ে রাখে।
টিম কেন সিআরএম ব্যবহার ছেড়ে দেয়
- এত বেশি বাধ্যতামূলক ঘর যে আপডেট করতে কলের চেয়ে বেশি সময় লাগে।
- মালিক সিআরএম না দেখে হোয়াটসঅ্যাপে আপডেট চাইতেই থাকেন।
- একই তথ্য সিআরএমে আর আলাদা রিপোর্টে দুবার লেখা।
- সারাদিন মাঠে থাকা মানুষের জন্য মোবাইলে সহজ ব্যবহারের ব্যবস্থা নেই।
- টিম এটাকে বিক্রিতে সাহায্যের টুল না ভেবে নজরদারির উপায় ভাবে। সৎভাবে বুঝিয়ে বলুন: গ্রাহকের তথ্য ব্যবসার, আর সিআরএম আছে যাতে কারো কাজ হারিয়ে না যায়।
এই সপ্তাহের প্রথম কাজ
প্রথমে বিক্রির ধাপগুলো এক পাতায় লিখে টিমের সঙ্গে একমত হন। তারপর শুধু খোলা ডিলগুলো, প্রতিটির পরের কাজ আর তারিখসহ, একটি শেয়ার করা শিটে তুলুন। দেখুন লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ, অথবা সাহায্যের জন্য যোগাযোগ করুন।