ফজলে রাব্বীএআই অটোমেশন মানে সফটওয়্যার দিয়ে ব্যবসার রুটিন কাজ নিজে নিজে করিয়ে নেওয়া, যেখানে অন্তত একটা ধাপে পড়া, লেখা বা ছোটখাটো বিচার লাগে। সাধারণ অটোমেশন চলে বাঁধা নিয়মে: "ফর্ম জমা হলে এই ইমেইল পাঠাও"। এআই অটোমেশন এর সাথে এমন একটা ধাপ যোগ করে, যা অগোছালো তথ্যও বুঝতে পারে, যেমন বাংলিশে লেখা গ্রাহকের মেসেজ, সাপ্লায়ারের বিলের ছবি বা লম্বা ইমেইল, আর সেটাকে আপনার সিস্টেমে কাজে লাগার মতো তথ্যে রূপ দেয়। ফলে কপি করা, টাইপ করা আর তাগাদা দেওয়ার ঝামেলা কমে, কিন্তু জরুরি সিদ্ধান্ত থাকে মানুষের হাতেই।
যেকোনো এআই অটোমেশনের তিনটি অংশ
ছোট হোক বা বড়, বেশিরভাগ এআই অটোমেশনের গঠন একই রকম:
- ট্রিগার। কিছু একটা ঘটে: ফেসবুক পেজে মেসেজ এলো, হোয়াটসঅ্যাপে নতুন অর্ডার এলো, ইমেইলে ইনভয়েস এলো, বা দোকান বন্ধের সময় হলো।
- এআই ধাপ। একটি ল্যাঙ্গুয়েজ মডেল তথ্যটা পড়ে একটা ছোট, নির্দিষ্ট কাজ করে। নাম, ফোন নম্বর আর পণ্যের তালিকা আলাদা করে; মেসেজটা অর্ডার, অভিযোগ নাকি প্রশ্ন, তা ভাগ করে; উত্তরের খসড়া লেখে; বা লম্বা আলাপের সারাংশ করে।
- অ্যাকশন। ফলাফল কাজের জায়গায় পৌঁছায়: গুগল শিটে নতুন সারি, ইনবক্সে খসড়া, কোনো স্টাফের জন্য একটা টাস্ক, বা কেউ অনুমোদন দেওয়ার পর গ্রাহকের কাছে উত্তর।
এই গঠন মাথায় রাখলে ব্যবসার যেকোনো কাজ দেখে তিনটি প্রশ্ন করতে পারবেন। ট্রিগার কী? মাঝখানে কী পড়া বা লেখা হয়? ফলাফল কোথায় যাওয়া উচিত?
প্রতিদিনের কিছু উদাহরণ
নিচের উদাহরণগুলো কাল্পনিক, তবে এ ধরনের কাজেই এআই অটোমেশন ভালো মানায়।
- একজন অনলাইন পোশাক বিক্রেতা হোয়াটসঅ্যাপে বাংলা-ইংরেজি মিশিয়ে অর্ডার পান। অটোমেশন প্রতিটি চ্যাট পড়ে অর্ডার শিটে নাম, ঠিকানা, সাইজ আর পেমেন্টের ধরন (ক্যাশ অন ডেলিভারি, বিকাশ বা নগদ) বসিয়ে দেয়, আর অস্পষ্ট কিছু থাকলে একজন মানুষকে দেখতে বলে। বিস্তারিত আছে হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার অটোমেশন পেজে।
- বগুড়ার একটি ফার্মেসি সাপ্লায়ারের বিল পায় ছবি হিসেবে। এআই পণ্যের নাম, পরিমাণ আর মোট অঙ্ক স্প্রেডশিটে তুলে দেয়, কাউকে হাতে টাইপ করতে হয় না। হিসাবে যাওয়ার আগে একজন স্টাফ সংখ্যাগুলো মিলিয়ে দেখেন।
- একটি কোচিং সেন্টার ভর্তির মৌসুমে বারবার একই কয়েকটা প্রশ্ন পায়। একটি অ্যাসিস্ট্যান্ট সেন্টারের নিজের ফি আর সময়সূচির তথ্য থেকে সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দেয়, আর ব্যতিক্রমী কিছু হলে অফিসে পাঠিয়ে দেয়।
- একটি ছোট কারখানার মালিক প্রতিদিন ব্যবসার একটা চিত্র চান। প্রতি সন্ধ্যায় অটোমেশন দিনের বিক্রি আর উৎপাদনের নোট জড়ো করে মালিককে ছোট একটা সারাংশ পাঠায়।
মিলটা খেয়াল করুন। কাজটা বারবার হয়, এতে পড়া বা লেখা আছে, আর ভুল হলে ক্ষতি হওয়ার আগেই ধরা যায়।
এআই অটোমেশন যা নয়
শুরুতেই কয়েকটা ভুল ধারণা দূর করে নেওয়া ভালো।
- এটা ব্যবসা চালানোর রোবট নয়। আপনার সাজানো প্রক্রিয়ার ভেতরে এটা নির্দিষ্ট কিছু কাজ করে।
- সবসময় এটাই সঠিক সমাধান নয়। কাজটা যদি প্রতিবার পরিষ্কার নিয়মে চলে, তাহলে সাধারণ নিয়মভিত্তিক অটোমেশন সস্তা আর বেশি নির্ভরযোগ্য। কখন কোনটা দরকার, তা নিয়ে আছে নিয়মভিত্তিক বনাম এআই অটোমেশন লেখাটি।
- এটা সবসময় নির্ভুল নয়। এআই মডেল মেসেজ ভুল বুঝতে পারে, বা পূর্ণ আত্মবিশ্বাসে ভুল তথ্য দিতে পারে। ভালো ডিজাইনে ফলাফল যাচাই হয়, রেকর্ড থাকে, আর অস্পষ্ট বিষয় মানুষের কাছে যায়।
- এটা শুধু বড় কোম্পানির জন্য নয়। ছোট টিমের যদি একটা বিরক্তিকর, বারবার হওয়া কাজ থাকে, সেখানেই প্রায়ই সবচেয়ে বেশি উপকার হয়, কারণ ওই কাজটাই দিনের বড় অংশ খেয়ে নেয়।
কোথায় মানুষকেই দায়িত্বে থাকতে হবে
এআই অটোমেশন টাইপিং আর বাছাইয়ের কাজ কমাবে, দায়িত্ব নয়। টাকা-পয়সা, রিফান্ড, চিকিৎসা বা আইনি পরামর্শ, নিয়োগ, অভিযোগ, আর আপনার নামে প্রকাশ্যে যাওয়া যেকোনো কথা, এসব ক্ষেত্রে একজন মানুষকে যুক্ত রাখুন।
একটা প্রচলিত পদ্ধতি হলো "এআই খসড়া করবে, মানুষ অনুমোদন দেবে"। সিস্টেম উত্তর বা রেকর্ড তৈরি করে রাখে, একজন স্টাফ দেখে এক ক্লিকে পাঠিয়ে দেন। কোনো ধাপের ওপর আস্থা তৈরি হলে কম ঝুঁকির ক্ষেত্রে যাচাই কিছুটা কমানো যায়, কিন্তু সংবেদনশীল সবকিছুতে তা রেখে দিতে হয়।
কোন কাজ অটোমেশনের উপযুক্ত, বুঝবেন যেভাবে
খরচ করার আগে নিজেকে এই প্রশ্নগুলো করুন:
- কাজটা কি সপ্তাহে অনেকবার, মোটামুটি একইভাবে হয়?
- এতে কি লেখা, ডকুমেন্ট বা মেসেজ পড়া, বাছাই করা বা লেখার ব্যাপার আছে?
- দরকারি তথ্য কি এক জায়গায় রাখা আছে, যেমন একটা শিট, ইনবক্স বা পেজে?
- ভুল ফলাফল কি গ্রাহকের কাছে পৌঁছানোর আগেই ধরা ও ঠিক করা যায়?
- এই সময় বাঁচলে কি কেউ আরও দরকারি কাজে মন দিতে পারবেন?
বেশিরভাগ উত্তর "হ্যাঁ" হলে কাজটা ভালো করে দেখার মতো। বেশিরভাগ "না" হলে আগে প্রক্রিয়া বা ডেটা গুছিয়ে নিন। এই সিদ্ধান্ত ধাপে ধাপে নেওয়ার পদ্ধতি আছে প্রথম এআই অটোমেশন প্রজেক্ট বাছাই পেজে।
প্রথম কাজ হিসেবে যা করবেন
যে কাজটা আপনার টিমকে প্রতিদিন বিরক্ত করে, সেটা বেছে নিন। এক সপ্তাহ ধরে লিখে রাখুন কাজটা কতবার হয়, কতক্ষণ লাগে, আর কোথায় ভুল ঢোকে। এই ছোট রেকর্ড যেকোনো ডেমোর চেয়ে বেশি কিছু বলবে, আর যিনি অটোমেশন বানাবেন তিনি একটা পরিষ্কার লক্ষ্য পাবেন। এ ধরনের কাজ সাধারণত কীভাবে পরিকল্পনা করা হয় তা দেখতে পারেন এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন পেজে, আর নিজের তালিকা নিয়ে দ্বিতীয় মতামত চাইলে যোগাযোগ করতে পারেন।