ফজলে রাব্বীআপনার তিনটি দোকান, হয়তো একটি গুদামও আছে, আর প্রতিটি নিজের বিক্রির খাতা রাখে বা আলাদা কোনো সফটওয়্যার চালায়। গ্রাহক এমন একটা সাইজ চাইলেন যা দোকানের তাকে নেই, সেলসম্যানকে অন্য শাখায় ফোন করে জানতে হয়। এক শাখা থেকে আরেক শাখায় মাল যায় মুখের কথায়, "দশ পিস পাঠাচ্ছি"। রাতে প্রতিটি ম্যানেজারের কাছ থেকে ফোনে ক্যাশ, বিকাশ আর নগদের হিসাব নিয়ে মেলানোর চেষ্টা করেন। খাতার স্টক আর তাকের স্টক কখনোই পুরোপুরি মেলে না।
একটি কেন্দ্রীয় ইনভেন্টরি ও পয়েন্ট-অফ-সেল (পিওএস) সিস্টেম সব শাখাকে একই পণ্যের তালিকা আর একই নিয়ম দেয়, আর আপনাকে দেয় পুরো ব্যবসার এক জায়গার চিত্র।
কেন্দ্রীয় সিস্টেমে যা পাবেন
- একটি পণ্যের তালিকা: প্রতিটি আইটেমের একটি কোড বা বারকোড, সাইজ, রং বা মডেলসহ।
- প্রতি শাখার লাইভ স্টক: যেকোনো কাউন্টার থেকে দেখা যায় অন্য শাখায় কী আছে।
- প্রতিটি কাউন্টারে একই নিয়মে বিক্রি: প্রিন্ট করা বা ডিজিটাল রসিদসহ।
- শাখার মধ্যে ট্রান্সফার: এক শাখা পাঠায়, অন্য শাখা গ্রহণ করে, ফলে পথে থাকা মাল চোখের আড়ালে যায় না।
- ক্রয় আর মাল গ্রহণ: প্রতিটি সাপ্লায়ারের নামে রেকর্ড।
- দিনের হিসাব বন্ধ: প্রতি শাখার ক্যাশ, বিকাশ, নগদ আর কার্ড আলাদা করে।
- রিপোর্ট: কী বিক্রি হচ্ছে, কী দীর্ঘদিন পড়ে আছে, আর কোথায় স্টক কমে আসছে।
তৈরি পিওএস নাকি কাস্টম সিস্টেম
অনেক দোকান তৈরি ক্লাউড পিওএস দিয়েই ভালো চলে, আর শুরু করার জন্য সাধারণত সেটাই ঠিক জায়গা। কাস্টম সিস্টেম, বা তৈরি সিস্টেমের চারপাশে কাস্টম কাজ, মানে রাখে যখন এমন চাহিদা থাকে যা সাধারণ সফটওয়্যার ভালোভাবে সামলায় না: সিরিয়াল নম্বর আর ওয়ারেন্টি, পাইকারি ও খুচরা আলাদা দাম, ডিলারের বাকি, বা নিজের অনলাইন স্টোরের সঙ্গে সংযোগ। যেটাই বাছুন, এগুলো দেখে নিন:
- অফলাইনে বিক্রি: লোডশেডিং বা ইন্টারনেট চলে গেলেও কাউন্টারে বিক্রি চলবে, পরে সিঙ্ক হবে।
- ইউজার রোল: ক্যাশিয়ার বিক্রি করবেন, ম্যানেজার সমন্বয় করবেন, আর দাম বদল ও স্টক বাদ দেওয়া শুধু আপনি অনুমোদন করবেন।
- বাংলা: রসিদে আর পণ্যের নামে, গ্রাহকদের দরকার হলে।
- ডেটা এক্সপোর্ট: যাতে আপনার রেকর্ড কোথাও আটকে না যায়।
- হার্ডওয়্যার: প্রতিটি কাউন্টারে বারকোড স্ক্যানার, রসিদ প্রিন্টার আর ইউপিএস।
শাখা ধরে ধরে চালু করা
- আগে পণ্যের তালিকা গুছিয়ে নিন: প্রতিটি আইটেমের একটি নাম আর একটি কোড, একক আর ভ্যারিয়েন্টসহ।
- একটি দিন ঠিক করে প্রথম শাখার শুরুর স্টক গুনে নিন।
- ইউজার আর রোল সেট করুন, তারপর ওই শাখার স্টাফদের প্রশিক্ষণ দিন।
- কিছুদিন পুরোনো পদ্ধতির পাশাপাশি নতুন সিস্টেম চালান, প্রতি রাতে দুটোর হিসাব মিলিয়ে দেখুন।
- যে সমস্যা পান তা ঠিক করুন, তারপর পরের শাখা যোগ করুন, তার নিজের স্টক গণনাসহ।
- ট্রান্সফারের একটি নিয়ম ঠিক করুন: ট্রান্সফার হিসেবে না তুলে কোনো মাল শাখা থেকে বের হবে না।
- নিয়মিত স্টক গুনে সিস্টেমের সঙ্গে মেলান, যাতে ফাঁক আগেভাগে ধরা পড়ে।
এমন প্রজেক্ট সাধারণত যেখানে ভুল পথে যায়
- পণ্যের তালিকা না গুছিয়েই শুরু, ফলে একই শার্ট তিন নামে থেকে যায়।
- সবাইকে সরাসরি স্টকের সংখ্যা বদলানোর সুযোগ দেওয়া।
- কোনো রেকর্ড ছাড়া হাতে হাতে শাখার মধ্যে মাল সরানো।
- ইউপিএস ছাড়া সস্তা হার্ডওয়্যার, যা সবচেয়ে ব্যস্ত সময়ে কাউন্টার বন্ধ করে দেয়।
- সিস্টেমকে শুধু মালিকের জিনিস ভাবা, সারাদিন যারা ব্যবহার করবেন তাদের প্রশিক্ষণ না দেওয়া।
আপনি কী সামলাবেন, বিশেষজ্ঞ কোথায় সাহায্য করবেন
পণ্যের কাঠামো, রোল আর দৈনিক নিয়ম আপনি ঠিক করবেন, স্টক গণনায় নেতৃত্ব দেবেন। বিশেষজ্ঞ বিকল্পগুলো তুলনা করতে, সিস্টেম সেটআপ বা তৈরি করতে, পণ্য তুলতে, হার্ডওয়্যার আর অনলাইন স্টোর যুক্ত করতে আর স্টাফকে প্রশিক্ষণ দিতে সাহায্য করেন। এ ধরনের কাস্টম কাজ আমার সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্ট সার্ভিসের মধ্যে পড়ে। স্টকের হিসাব ঠিক হয়ে গেলে স্বয়ংক্রিয় সতর্কবার্তাও যোগ করা যায়; দেখুন স্টক কমে গেলে অ্যালার্ট।
সবচেয়ে ছোট প্রথম পদক্ষেপ
একটি স্প্রেডশিটে মাস্টার পণ্যের তালিকা বানান: সব শাখায় যা বিক্রি করেন তার প্রতিটির কোড, নাম, ভ্যারিয়েন্ট আর একক। যে সিস্টেমই বাছুন, এটা লাগবেই, আর বানাতে গিয়েই সাধারণত বোঝা যায় শাখাগুলোর হিসাব এখনই কতটা আলাদা। পরের ধাপে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।