যে কন্টাক্ট ও এনকোয়ারি ফর্ম মানুষ আসলেই পূরণ করে

কন্টাক্ট ফর্ম মানুষ তখনই পূরণ করেন, যখন সেটা ছোট, শুধু সেই তথ্যই চায় যা আপনি আসলে কাজে লাগাবেন, ফোনে আরামে ব্যবহার করা যায়, আর ভরসা দেয় যে একজন সত্যিকারের মানুষ উত্তর দেবেন। প্রতিটি বাড়তি ঘর, বিভ্রান্তিকর লেবেল বা দুর্বল নেটওয়ার্কে সাবমিট ব্যর্থ হওয়া তাঁকে ট্যাব বন্ধ করে ফেসবুকে অন্য কাউকে মেসেজ করার কারণ দেয়।

মানুষ মাঝপথে কেন ছেড়ে দেন

কিছু বদলানোর আগে গ্রাহকের চোখ দিয়ে ফর্মটা দেখুন। ফর্ম ছেড়ে যাওয়ার সাধারণ কারণগুলো:

• প্রথম পরিচয়ের জন্য অনেক বেশি প্রশ্ন।
• শুরুতেই ব্যক্তিগত মনে হওয়া প্রশ্ন, যেমন বাজেট, কোম্পানির আকার বা পুরো ঠিকানা।
• উদ্দেশ্য অস্পষ্ট। ফর্মটা কোটেশনের জন্য, সাপোর্টের জন্য নাকি অভিযোগের জন্য, বোঝা যায় না।
• ফোনে কষ্টকর। ছোট ঘর, ফোন নম্বরের জন্য ভুল কিবোর্ড, ডজনখানেক অপশনের ড্রপডাউন।
• ভুল হলে সব মুছে যায়। সাবমিট ব্যর্থ হলে যা লিখেছিলেন সব হারিয়ে যায়।
• উত্তরের কোনো আভাস নেই। কখন বা কীভাবে উত্তর দেবেন, কিছুই বলা নেই।

প্রথম উত্তরের জন্য যা দরকার, শুধু সেটুকুই চান

একটা কাজের নিয়ম: প্রথম উত্তরে যে ঘরের তথ্য ব্যবহার করবেন না, সেটা এখনই চাইবেন না। আলাপ শুরু হলে বাকিটা জেনে নেওয়া যায়।

তিন-চারটা বিষয়ের একটা ছোট ড্রপডাউন ("নতুন অর্ডার", "কোটেশন", "সাপোর্ট", "অন্যান্য") মেসেজ সঠিক মানুষের কাছে পাঠাতে সাহায্য করে, ঝামেলাও তেমন বাড়ায় না।

ফোনে সহজ করুন

আপনার বেশিরভাগ এনকোয়ারি সম্ভবত আসবে মোবাইল ডেটায় ফোন থেকে, তাই আগে সেটার জন্যই ডিজাইন করুন:

• সঠিক ইনপুট টাইপ ব্যবহার করুন, যাতে ফোন নম্বরের ঘরে চাপ দিলে নম্বরের কিপ্যাড খোলে।
• ঘর আর বাটন এত বড় রাখুন যেন বুড়ো আঙুলে সহজে চাপা যায়।
• লেবেল ঘরের ভেতরে নয়, ওপরে রাখুন, যাতে লিখতে শুরু করলে হারিয়ে না যায়।
• বাংলা, ইংরেজি বা বাংলিশ, যেভাবেই লিখুক, যেন এরর না আসে।
• এরর দেখান ঘরের পাশেই, সহজ ভাষায়, আর যা লেখা হয়েছে তা কখনো মুছবেন না।
• পেজ হালকা রাখুন, যাতে দুর্বল নেটওয়ার্কেও খোলে।

ঢোকার একাধিক পথ রাখুন

ফর্ম যত ভালোই হোক, কিছু মানুষ কখনোই ফর্ম পূরণ করবেন না। ফর্মের পাশেই হোয়াটসঅ্যাপ বাটন আর ফোন নম্বর রাখুন, যাতে তাঁরা বেছে নিতে পারেন। তবু ফর্ম রাখা জরুরি: অফিস সময়ের বাইরেও কাজ করে, তথ্য একই ধাঁচে সংগ্রহ করে, আর এমন রেকর্ড তৈরি করে যা আপনি ট্র্যাক করতে পারেন।

সাবমিটের পরে যা হয়, তা-ও সমান জরুরি

অনেক ফর্ম চুপচাপ এখানেই ব্যর্থ হয়।

1. পরিষ্কারভাবে নিশ্চিত করুন। এমন মেসেজ দেখান যাতে বোঝা যায় এনকোয়ারি পৌঁছেছে আর কখন উত্তর আসবে। শুধু সেই সময়ের কথা দিন, যা আপনি সত্যিই রাখতে পারবেন।
2. সাথে সাথে সঠিক মানুষকে জানান। প্রতিটি এনকোয়ারি শেয়ার্ড ইনবক্স বা হোয়াটসঅ্যাপ অ্যালার্টে পাঠান, ছুটিতে থাকতে পারেন এমন একজনের ইমেইলে নয়।
3. প্রতিটি এনকোয়ারি রেকর্ড রাখুন। শিট বা সিআরএমে রাখুন, যাতে কিছু হারায় না আর দেখা যায় কোন পেজ থেকে এনকোয়ারি আসছে। কীভাবে, তা আছে ছোট সেলস টিমের জন্য সহজ সিআরএম লেখায়।
4. স্প্যাম আটকান, মানুষকে শাস্তি না দিয়ে। ছোট স্ক্রিনে আসল ভিজিটরকে বিরক্ত করে এমন ধাঁধার বদলে নিঃশব্দ স্প্যাম সুরক্ষা ব্যবহার করুন।
5. নিয়মিত পরীক্ষা করুন। প্রতি মাসে একটা টেস্ট এনকোয়ারি পাঠান। আপডেট বা হোস্টিং বদলের পর ফর্ম চুপচাপ নষ্ট হয়ে যায়।

তথ্য নিয়ে সৎ থাকুন

বাটনের কাছে এক বাক্যে জানিয়ে দিন, তাঁর তথ্য কীভাবে ব্যবহার হবে। সম্মতি ছাড়া মার্কেটিং মেসেজের তালিকায় যোগ করবেন না। ব্যক্তিগত তথ্য আর মার্কেটিং মেসেজের নিয়ম জায়গাভেদে আলাদা, তাই সংবেদনশীল তথ্য নিলে বা বিদেশে যোগাযোগ করলে একজন আইনজীবীর সাথে মিলিয়ে নিন।

ছোট চেকলিস্ট

• ফর্মের পরিষ্কার শিরোনাম, যাতে বোঝা যায় এটা কীসের জন্য
• শুধু প্রথম উত্তরে লাগবে এমন ঘর
• ফোন নম্বরের ঘরে নম্বরের কিপ্যাড খোলে
• বড় বাটন, আর লেবেল ঘরের ওপরে
• ফর্মের পাশে হোয়াটসঅ্যাপ আর ফোনের বিকল্প
• সৎ সময়সহ নিশ্চিতকরণ মেসেজ
• শেয়ার্ড ইনবক্স বা টিমের কাছে সাথে সাথে নোটিফিকেশন
• প্রতিটি এনকোয়ারি সংরক্ষিত, আর প্রতি মাসে পরীক্ষা

আপনার ফর্ম যদি বিজ্ঞাপনের জন্য বানানো পেজে থাকে, বিজ্ঞাপনের জন্য ল্যান্ডিং পেজ লেখাটাও পড়ুন। ফর্ম আর তার পরের ধাপগুলো নতুন করে সাজাতে সাহায্য চাইলে দেখুন সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্ট।