ফজলে রাব্বীডিলার বা কাস্টমার পোর্টাল হলো আপনার ওয়েবসাইট বা অ্যাপের একটা নিজস্ব, লগইন করে ঢোকার অংশ, যেখানে আপনার ব্যবসায়িক সঙ্গীরা নিজেরাই নিজেদের কাজ সারতে পারেন: নিজের দাম দেখা, অর্ডার দেওয়া, ডেলিভারি ট্র্যাক করা, ইনভয়েস নামানো আর বকেয়া দেখা। ব্যবসার একটা পোর্টাল দরকার হয় তখন, যখন স্টাফের দিনের বড় একটা অংশ যায় ফোন আর হোয়াটসঅ্যাপে "আমার বাকি কত?" আর "অর্ডার কোথায়?" প্রশ্নের উত্তর দিতে, আর হাতে অর্ডার টাইপ করতে গিয়ে ভুল ঢুকে পড়ে।
সহজ ভাষায় পোর্টাল
আপনার পাবলিক ওয়েবসাইট হলো দোকানের সামনের শোকেস: যে কেউ দেখতে পারেন, আর সবাই একই জিনিস দেখেন। পোর্টাল অনেকটা মোবাইল ব্যাংকিং অ্যাপের অ্যাকাউন্ট দেখার অংশের মতো। প্রত্যেকে লগইন করে শুধু নিজের তথ্য দেখেন, আর তার কিছু অংশে কাজও করতে পারেন।
উৎপাদনকারী প্রতিষ্ঠান বা ডিস্ট্রিবিউটরের জন্য পোর্টাল হয় ডিলার আর খুচরা বিক্রেতাদের জন্য। সার্ভিস ব্যবসার জন্য হতে পারে গ্রাহকদের জন্য: যেমন ধরুন, একটা ডায়াগনস্টিক সেন্টার যেখানে রোগী নিজের রিপোর্ট নামাতে পারেন, বা একটা মেইনটেন্যান্স কোম্পানি যেখানে ক্লায়েন্ট সার্ভিসের অনুরোধ জানাতে পারেন।
ভেতরে সাধারণত যা থাকে
ডিলার ও ডিস্ট্রিবিউটরের জন্য
- তাঁদের দামের তালিকা, স্তর বা এলাকা অনুযায়ী, হোয়াটসঅ্যাপে ফরোয়ার্ড করা ছবির বদলে সবসময় হালনাগাদ
- অর্ডার দেওয়া, যেখানে দেখানো সম্ভব সেখানে স্টকের তথ্যসহ
- অর্ডার আর ডেলিভারির অবস্থা
- লেজার: ইনভয়েস, পাওয়া পেমেন্ট (বিকাশ, নগদ আর ব্যাংকের রেফারেন্সসহ) আর বকেয়া
- ক্লেইম আর রিটার্ন, ছবি আর অবস্থাসহ
- স্কিম আর নোটিশ, যেমন চলতি অফার বা নতুন প্রোডাক্টের তথ্য
- ডাউনলোড: ক্যাটালগ, সার্টিফিকেট, মার্কেটিং উপকরণ
গ্রাহকের জন্য
- অর্ডার বা সার্ভিসের ইতিহাস
- ইনভয়েস আর রসিদ
- সার্ভিস বা ওয়ারেন্টির অনুরোধ, ট্র্যাকিংসহ
- তাঁর নিজের ডকুমেন্ট, রিপোর্ট বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট
সবকিছু একসাথে লাগবে না। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে আসল উপকার আসে এর দুই-তিনটা ফিচার থেকেই।
যে লক্ষণে বুঝবেন পোর্টাল দরকার
এর কয়টা আপনার কাছে চেনা লাগে?
- স্টাফ প্রতিদিন ঘণ্টার পর ঘণ্টা বকেয়া আর অর্ডারের অবস্থা নিয়ে প্রশ্নের উত্তর দেন।
- দামের তালিকা যায় ছবি বা পিডিএফ হিসেবে, আর ডিলাররা পুরনো তালিকা দেখে অর্ডার দেন।
- অর্ডার আসে হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ বা ভয়েস নোটে, তারপর আবার টাইপ করা হয়, ভুলসহ।
- সেলস প্রতিনিধিরা কাগজের অর্ডার বই নিয়ে ঘোরেন, দিনশেষে এন্ট্রি দেন।
- ডিলাররা লেজার নিয়ে আপত্তি তোলেন, কারণ নিজেরা দেখতে পান না।
- আপনার ডিলার অনেক জেলায় ছড়ানো, ঘন ঘন যাওয়া সম্ভব হয় না।
এর কয়েকটা মিলে গেলে পোর্টালের পরিকল্পনা করা সম্ভবত লাভজনক।
যে লক্ষণে বুঝবেন এখনো দরকার নেই
- হাতে গোনা কয়েকজন ডিলার, আর একজন মানুষই আরামে সামলাচ্ছেন।
- আপনার প্রক্রিয়া আর দাম এখনো মাসে মাসে বদলাচ্ছে।
- আপনার রেকর্ড এলোমেলো। পোর্টাল ডিলারকে সরাসরি আপনার ডেটা দেখায়, তাই আগে ডেটা ঠিক করুন। প্রায়ই পোর্টালের আগে দরকার হয় কয়েকটি শাখায় একটাই ইনভেন্টরি ও পিওএস বা গোছানো হিসাবের সিস্টেম।
ডিলাররা যেন সত্যিই ব্যবহার করেন
পোর্টালের সবচেয়ে কঠিন অংশ সফটওয়্যার নয়, মানুষকে অভ্যস্ত করা। যে ডিলার বছরের পর বছর ফোনে অর্ডার দিয়েছেন, শুধু একটা লগইন আছে বলে তিনি বদলাবেন না।
- আগে মোবাইল, আগে বাংলা। অনেক ডিলার শুধু ফোনেই ব্যবহার করবেন। বড় বাটন, বাংলা লেবেল, আর মোবাইল ডেটায় চলে এমন ডিজাইন।
- সহজ লগইন। পাসওয়ার্ড মনে রাখার চেয়ে ফোন নম্বর আর ওয়ান-টাইম কোড প্রায়ই সহজ।
- যা তাঁদের কাজে লাগে, তা দিয়ে শুরু। পরিষ্কার, সবসময় হালনাগাদ লেজার প্রায়ই ডিলারদের প্রথম পছন্দের ফিচার হয়, কারণ এতে তর্ক মিটে যায়।
- কিছুদিন পুরনো পথও খোলা রাখুন। বদলের সময় হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার নিন, কিন্তু পোর্টালে তুলে রাখুন, যাতে সব এক জায়গায় থাকে।
- আগে সেলস প্রতিনিধিদের শেখান। তাঁরা ভিজিটে গিয়ে ডিলারের সামনে ব্যবহার করলে ডিলার দেখেই শিখে যান।
- শুরুতেই মতামত চান, আর ছোট ছোট বিরক্তি দ্রুত ঠিক করুন।
ছোট করে শুরু: একটা যুক্তিসংগত ধাপক্রম
- প্রথমে শুধু দেখা। ডিলার লগইন করে নিজের লেজার, ইনভয়েস আর অর্ডারের অবস্থা দেখবেন। ঝুঁকি কম, উপকার সাথে সাথে।
- তারপর অর্ডার। তাঁদের দামের তালিকা আর এমন অর্ডার ফর্ম যোগ করুন, যা সরাসরি আপনার সিস্টেমে যায়।
- তারপর ক্লেইম, পেমেন্ট আর নোটিশ, ডিলাররা যা চান সেই অনুযায়ী।
- অন্য সিস্টেমের সাথে যুক্ত করুন (হিসাব, ইনভেন্টরি), যাতে কাউকে কিছু আবার টাইপ করতে না হয়। সিস্টেমগুলো কীভাবে একে অপরের সাথে কথা বলে, তা আছে এপিআই ইন্টিগ্রেশন কী লেখায়।
পোর্টাল সবচেয়ে ভালো কাজ করে বড় ডিলার কৌশলের অংশ হিসেবে। নেটওয়ার্কটা এখনো গড়ে তুলছেন? পড়ুন ডিলার ও ডিস্ট্রিবিউটর নেটওয়ার্ক গড়া। পোর্টালের পরিধি ঠিক করতে সাহায্য চাইলে দেখুন সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্ট।