অটোমেট করার আগে কাগজে ওয়ার্কফ্লো আঁকুন: ধাপে ধাপে একটি পদ্ধতি

যেকোনো প্রক্রিয়া অটোমেট করার আগে সেটা কাগজে আঁকুন: প্রতিটি ধাপ, কে করেন, কোন টুল ব্যবহার করেন, কাজ কোথায় অপেক্ষায় থাকে আর কোথায় ভুল হয়। যাঁরা আসলে কাজটি করেন তাঁদের নিয়ে এক-দুই ঘণ্টা লাগে, আর ভাঙা প্রক্রিয়া অটোমেট করা এড়ানোর এটাই সবচেয়ে সস্তা উপায়। বেশিরভাগ অটোমেশনের সমস্যা আসে এমন ধাপ থেকে যা কেউ লেখেননি, এমন ব্যতিক্রম থেকে যা কেউ বলেননি, আর এমন হস্তান্তর থেকে যার দায়িত্ব কারও ছিল না। ম্যাপ এগুলো সামনে নিয়ে আসে।

কেন আগে কাগজে

কাগজ, হোয়াইটবোর্ড বা দেয়ালে স্টিকি নোট দ্রুত, সস্তা আর সহজে বদলানো যায়। কারও মনে হয় না বিশেষ দক্ষতা লাগবে, তাই যে কর্মীরা কাজটি করেন তাঁরা মুখ খোলেন। আর একটি আঁকা ছবি এমন জিনিস দেখায় যা কথায় চাপা পড়ে: একই তথ্য তিনবার টাইপ হচ্ছে, একটি ধাপ মালিকের অনুমোদনের জন্য একদিন বসে থাকে, বা দুজনই ভাবছেন ইনভয়েসটা অন্যজন পাঠাচ্ছেন।

আমি যখন কোনো অটোমেশন প্রজেক্ট পরিকল্পনা করি, প্রথমেই এই ম্যাপটি দেখতে চাই। না থাকলে একসাথে বসে সেটা আঁকাই হয় প্রথম কাজ।

যা লাগবে

• একটি বড় কাগজ, হোয়াইটবোর্ড বা স্টিকি নোট লাগানোর মতো দেয়াল
• দুই-তিন রঙের কলম
• যাঁরা কাজটি করেন তাঁরা, শুধু যে ম্যানেজার বর্ণনা দেন তিনি নন
• শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত অনুসরণ করার মতো সাম্প্রতিক একটি আসল উদাহরণ, যেমন গত মঙ্গলবারের অর্ডারগুলো

পদ্ধতি, ধাপে ধাপে

ধাপ ১: একটি ওয়ার্কফ্লো বেছে তার সীমানা ঠিক করুন

শুরু আর শেষ পরিষ্কার এমন একটি প্রক্রিয়া বাছুন। "বিক্রি" খুব বড়। "গ্রাহকের ফেসবুক মেসেজ থেকে পার্সেল দোকান ছাড়া পর্যন্ত", এটা সঠিক মাপ। শুরুর ঘটনা বাঁদিকে আর শেষ ফল ডানদিকে লিখুন।

ধাপ ২: প্রতিটি ধাপ আলাদা নোটে লিখুন

বারবার জিজ্ঞেস করুন, "এরপর কী হয়?" প্রতিটি নোটে একটি কাজ: "দাম জানিয়ে উত্তর", "ঠিকানা চাওয়া", "খাতায় অর্ডার লেখা", "কুরিয়ার বুক করা", "ট্র্যাকিং নম্বর পাঠানো"। শেষ পর্যন্ত চালিয়ে যান। পদবি নয়, কাজের ক্রিয়া লিখুন।

ধাপ ৩: কে করেন আর কী দিয়ে, যোগ করুন

প্রতিটি নোটের নিচে লিখুন কে করেন আর কী ব্যবহার করেন: হোয়াটসঅ্যাপ, খাতা, স্প্রেডশিট, কুরিয়ারের ওয়েবসাইট, ফোন কল, বিকাশ বা নগদ।

ধাপ ৪: অপেক্ষা আর সময় চিহ্নিত করুন

যেখানে কাজ বসে থাকে সেখানে একটি ছোট ঘড়ি আঁকুন: অনুমোদনের জন্য, পেমেন্টের জন্য, কেউ দুপুরের খাবার থেকে ফেরার জন্য, লোডশেডিংয়ের পর ইন্টারনেট ফেরার জন্য। প্রতিটি ধাপ আর অপেক্ষায় মোটামুটি কত সময় লাগে লিখুন। মোটামুটি হলেই চলবে।

ধাপ ৫: সিদ্ধান্ত আর ব্যতিক্রম চিহ্নিত করুন

যেখানে পথ ভাগ হয়, সেখানে একটি ডায়মন্ড এঁকে প্রশ্নটি লিখুন: "অগ্রিম পেমেন্ট নাকি ক্যাশ অন ডেলিভারি?", "শহরের ভেতরে নাকি বাইরে?", "পণ্য কি স্টকে আছে?" তারপর টিমকে জিজ্ঞেস করুন, "এখানে আর কী কী গোলমাল হয়?" প্রতিটি ব্যতিক্রম লিখুন, কদাচিৎ ঘটা হলেও। অটোমেশন ভাঙে ব্যতিক্রমেই।

ধাপ ৬: ব্যথার জায়গাগুলো গোল করুন

দ্বিতীয় রঙে সেই ধাপগুলো গোল করুন যেখানে ভুল হয়, তথ্য আবার টাইপ হয়, বা গ্রাহক অভিযোগ করেন। এগুলোই আপনার সম্ভাব্য প্রার্থী।

ম্যাপ কীভাবে পড়বেন

ম্যাপ শেষ হলে একটু দূরে দাঁড়িয়ে ধরনগুলো খুঁজুন:

প্রায়ই প্রথম উন্নতিতে কোনো প্রযুক্তিই লাগে না: পরিষ্কার একটি নিয়ম, একটি ধাপ বাদ, বা একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত।

উন্নত সংস্করণটি আঁকুন

নতুন কাগজে আঁকুন প্রক্রিয়াটি কীভাবে চলা উচিত। কোন ধাপ সফটওয়্যার করবে, কোনটা মানুষ, আর কোথায় মানুষ সফটওয়্যারের কাজ যাচাই করবেন, চিহ্নিত করুন। প্রথম সংস্করণ ছোট রাখুন। যেমন, ধরুন রাজশাহীর একজন অনলাইন বিক্রেতা প্রথমে হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অর্ডারের সারিতে রূপ দেওয়া দিয়ে শুরু করলেন, আর প্রতিটি অর্ডার এখনো একজন মানুষ ফোনে নিশ্চিত করেন। দেখতে কেমন হতে পারে, তা হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার অটোমেশন সমাধানে আছে।

বানানোর আগে ছোট একটি চেকলিস্ট

• যাঁরা কাজটি করেন তাঁদের নিয়ে ম্যাপ আঁকা হয়েছে
• জানা প্রতিটি ব্যতিক্রম লেখা আছে
• প্রতিটি ধাপের একজন নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত আছেন
• আজ প্রক্রিয়াটিতে মোটামুটি কত সময় লাগে জানেন
• প্রথমে অটোমেট করার জন্য ছোট একটি অংশ বেছে নিয়েছেন

ম্যাপটি রেখে দিন। এটাই হবে আপনার লিখিত এসওপি-র ভিত্তি, আর পরে অটোমেশন লাভজনক কি না বিচারের সময় দরকারি "আগের ছবি"। সঠিক প্রথম ধাপ বাছতে প্রথম অটোমেশন প্রজেক্ট গাইডটি দেখুন। এমন ম্যাপিং সেশন আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন কাজের অংশ।