ফজলে রাব্বীযে অটোমেশনের বাঁচানো সময় আর ঠেকানো ভুল তার তৈরি ও চালানোর খরচ এবং নতুন সমস্যার চেয়ে স্পষ্টভাবে বেশি, সেটাই লাভজনক। এটা বিচার করা যায় তখনই, যখন অটোমেট করার আগে প্রক্রিয়াটি মেপে রাখেন, আর কয়েক সপ্তাহ চলার পর আবার মাপেন। শুধু অনুভূতির ওপর ভরসা করা যায় না: কিছু অটোমেশন দেখতে চমকপ্রদ কিন্তু বাঁচায় সামান্য, আবার কিছু একঘেয়ে অটোমেশন চুপচাপ প্রতি সপ্তাহে ঘণ্টার পর ঘণ্টা বাঁচায়।
আগে "আগের ছবি"টা তুলে রাখুন
অনেক অটোমেশনের সিদ্ধান্ত ভুল হয়, কারণ পুরোনো প্রক্রিয়ায় আসলে কত খরচ হতো কেউ জানেন না। কিছু বদলানোর আগে এক-দুই সাধারণ সপ্তাহ ধরে লিখে রাখুন:
- কাজটি কতবার হয়। দিনে কয়টা অর্ডার, সপ্তাহে কয়টা ইনভয়েস, মাসে কয়টা রিপোর্ট।
- প্রতিটিতে কত সময় লাগে। আন্দাজ না করে কয়েকটি আসল কাজের সময় মাপুন। ছোট ধাপগুলোও ধরুন: ফাইল খোঁজা, সংখ্যা মেলানো, সহকর্মীকে জিজ্ঞেস করা।
- কতবার ভুল হয়। ভুল ঠিকানা, ফলো-আপ বাদ পড়া, একই এন্ট্রি দুবার, দেরিতে রিপোর্ট। প্রতিটি ভুলের ফল কী হয়েছিল তাও লিখুন।
- কে করেন। মালিকের সময় আর একজন জুনিয়র কর্মীর সময়ের মূল্য এক নয়।
কাগজে একটি সাধারণ টালি শিটই যথেষ্ট। প্রক্রিয়াটি যদি এখনো ধাপে ধাপে লেখা না থাকে, তাহলে অটোমেশনের আগে ওয়ার্কফ্লো ম্যাপ করার পদ্ধতিটি সাহায্য করবে।
যে তিনটি বিষয় মাপবেন
১. বাঁচানো সময়
এটাই সবচেয়ে চোখে পড়া লাভ, কিন্তু সৎভাবে গুনুন। ধরুন, একজন কর্মী দিনে এক ঘণ্টা অর্ডার টাইপ করতেন, এখন দশ মিনিট সেগুলো যাচাই করেন। তাহলে সাশ্রয় হলো পার্থক্যটুকু, পুরো এক ঘণ্টা নয়। এটাও দেখুন বাঁচানো সময় কোথায় যাচ্ছে। গ্রাহকসেবা বা লিড ফলো-আপে গেলে সেই সময়ের মূল্য বেশি, শুধু অলস বিকেলে হারিয়ে গেলে কম।
২. ঠেকানো ভুল
অনেক সময় এর মূল্য সময়ের চেয়েও বেশি। ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডারে একটি ভুল ফোন নম্বর মানে ব্যর্থ ডেলিভারি, ফেরতের খরচ আর অসন্তুষ্ট গ্রাহক। একটি পেমেন্ট না মেলা মানে সরবরাহকারীর সাথে ঝামেলা। আগে এমন ভুল কতগুলো হতো আর এখন কতগুলো হয়, গুনুন। মানুষ যে ভুল ধরতে পারতেন না, অটোমেশন এখন সেটা ধরলে তাও লিখুন।
৩. নতুন তৈরি হওয়া সমস্যা
প্রতিটি অটোমেশনের নিজস্ব খরচ আছে, আর সেগুলো সহজেই ভুলে যাওয়া হয়:
- রক্ষণাবেক্ষণ। কাউকে দেখতে হয় এটা চলছে কি না, দাম বা ফর্ম বদলালে হালনাগাদ করতে হয়, ভাঙলে ঠিক করতে হয়।
- মাসিক সাবস্ক্রিপশন বা হোস্টিং খরচ, যা চলতেই থাকে।
- নতুন ধরনের ভুল। ভুলভাবে চালু হওয়া একটি নিয়ম কেউ খেয়াল করার আগেই একই ভুল বহুবার করে ফেলতে পারে।
- নির্ভরতা। একজনই যদি বোঝেন, তাহলে ব্যবসা সেই মানুষটির ওপর নির্ভর হয়ে পড়ে।
- গ্রাহকের অভিজ্ঞতা। ঠান্ডা সুরের বা ভুল সময়ে পাঠানো স্বয়ংক্রিয় মেসেজ সুনাম নষ্ট করতে পারে।
একটি সহজ স্কোরকার্ড
কয়েক সপ্তাহ চলার পর এমন একটি টেবিল পূরণ করুন:
| আগে | পরে | মন্তব্য | |
|---|---|---|---|
| সপ্তাহে ব্যয় হওয়া সময় | যাচাইয়ের সময়সহ | ||
| সপ্তাহে ভুলের সংখ্যা | ভুলের ধরন লিখুন | ||
| একটি ভুল ঠিক করতে সময় | |||
| চালানো ও রক্ষণাবেক্ষণের পরিশ্রম | নেই | কে করেন? | |
| কর্মী ও গ্রাহকের মতামত | তাঁদের নিজের ভাষায় |
নিখুঁত সংখ্যা লাগবে না। মোটামুটি, সৎ সংখ্যা পাশাপাশি রাখলে আত্মবিশ্বাসী আন্দাজের চেয়ে অনেক বেশি কাজে আসে।
যে লক্ষণগুলো বলে অটোমেশনটি রাখার মতো নয়
- কাগজে সময় বাঁচে, কিন্তু কর্মীরা "যদি লাগে" ভেবে পুরোনো হাতের ধাপগুলোও করে যান।
- এত ঘনঘন ভাঙে যে কাউকে রোজ দেখতে হয়।
- ভুল কমেছে, কিন্তু যেগুলো রয়ে গেছে সেগুলো ধরা কঠিন আর বেশি গুরুতর।
- কাজটা এত কম হয় যে বানানো ও দেখভালের খরচ হাতে করার চেয়ে বেশি।
- গ্রাহকরা এ নিয়ে অভিযোগ করেন।
এর কোনোটিই মানে এই নয় যে সাথে সাথে বন্ধ করে দিতে হবে। অনেক সময় সহজ সংস্করণ, ভালো নিয়ম বা ঝুঁকির ক্ষেত্রে একজন মানুষের যাচাই যোগ করলেই সমাধান হয়।
মালিকদের সাধারণ কিছু প্রশ্ন
কয়েক মিনিটের কাজ কি অটোমেট করা উচিত? দিনে অনেকবার হলে বা একটি ভুলের দাম বেশি হলে, লাভ হতে পারে। মাসে একবার হলে আর কদাচিৎ ভুল হলে, সম্ভবত না।
বিচার করার আগে কতদিন অপেক্ষা করব? স্বাভাবিক সপ্তাহ, একটি ব্যস্ত সময় আর কয়েকটি ব্যতিক্রম দেখা যায়, ততদিন। একটি শান্ত সপ্তাহ খুব কম কিছু বলে।
লাভ যদি গোনা কঠিন হয়? তবুও কথায় লিখে রাখুন। "মালিককে আর প্রতি সন্ধ্যায় তিন শাখায় ফোন করতে হয় না", সংখ্যা ছাড়াও এটা আসল লাভ।
আপনার পরের ধাপ
যে প্রক্রিয়াটি অটোমেট করার কথা ভাবছেন, এক সপ্তাহ তার টালি রাখুন: কতবার হয়, কত সময় লাগে, কতবার ভুল হয়। এই ছোট রেকর্ড আপনার সিদ্ধান্ত, আর ডেভেলপারের সাথে আলোচনা, অনেক পরিষ্কার করবে। কয়েকটি আইডিয়ার মধ্যে বাছতে হলে প্রথম অটোমেশন প্রজেক্ট বাছাইয়ের গাইডটি দেখুন, আর একটি সহজ মালিকের কেপিআই ড্যাশবোর্ড এই সংখ্যাগুলো চোখের সামনে রাখে। এ ধরনের অটোমেশন তৈরি ও পর্যালোচনা আমার এআই ও ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন কাজের অংশ।