ফজলে রাব্বী"মোটামুটি জানি কেমন চলছে"
অনেক মালিককে জিজ্ঞেস করুন গত মাস কেমন গেল, উত্তর আসে "মোটামুটি ভালো" বা "মনে হয় একটু মন্দা"। বিক্রির হিসাব এক খাতায়, খরচ আরেক খাতায়, স্টকের হিসাব ম্যানেজারের মাথায়, আর ব্যাংক ও মোবাইল ব্যাংকিংয়ের ব্যালেন্স অন্য কোথাও। অভিজ্ঞ মালিকের অনুমানের সত্যিকারের মূল্য আছে, আর তা প্রায়ই ঠিকও হয়। কিন্তু সমস্যা ধরতে অনুমান দেরি করে: যে পণ্যে চুপচাপ লাভ বন্ধ হয়ে গেছে, যে শাখার খরচ ধীরে ধীরে বাড়ছে, যে গ্রাহকগোষ্ঠী কেনা থামিয়ে দিয়েছে। যখন টের পান, ততক্ষণে ক্ষতি হয়ে গেছে।
KPI ড্যাশবোর্ড হলো কয়েকটি মূল সংখ্যার ছোট তালিকা, যা বলে দেয় ব্যবসা সুস্থ আছে কিনা, আর যা একটি নির্দিষ্ট দিনে দেখা হয়। শুরু করতে বিশেষ কোনো সফটওয়্যার লাগে না।
হাতে গোনা কয়েকটি সংখ্যা বাছুন
যত কম, তত ভালো। মোটামুটি পাঁচ থেকে আটটি সংখ্যা বাছুন, যেগুলো দেখে আপনি আসলেই ব্যবস্থা নেবেন। সাধারণত:
- বিক্রি: মোট, আর প্রধান পণ্য বা শাখা অনুযায়ী।
- গ্রস মার্জিন: পণ্যের খরচ বাদ দিয়ে যা থাকে। বিক্রি বাড়লেও লাভ কমতে পারে।
- নগদের অবস্থা: হাতে, ব্যাংকে আর মোবাইল অ্যাকাউন্টে কত আছে, সামনের বিলের তুলনায়।
- পাওনা: গ্রাহক আর ডিলারদের কাছে কত পাওনা, আর সেগুলো কতদিনের পুরোনো।
- স্টক: হাতে থাকা মালের মূল্য, আর অনেকদিন নড়েনি এমন পণ্য।
- নতুন বনাম পুরোনো গ্রাহক।
- ইনকোয়ারি ও রূপান্তর: কত ইনকোয়ারি এলো, আর কতগুলো অর্ডারে পরিণত হলো।
- আপনার ব্যবসার ধরন অনুযায়ী একটি কাজের সংখ্যা: অনলাইন বিক্রেতার জন্য ফেরত আসা ডেলিভারি, কারখানার জন্য মেশিন বন্ধ থাকার সময়, রেস্তোরাঁর জন্য টেবিল কতবার ভরল।
প্রতিটি সংখ্যা ঠিক কীভাবে হিসাব হবে আর তথ্য কোথা থেকে আসবে, লিখে রাখুন। দুজন মানুষ যদি আলাদাভাবে হিসাব করেন, তাহলে সংখ্যাটি এখনও তৈরি নয়।
তথ্য নির্ভরযোগ্যভাবে সংগ্রহ
ড্যাশবোর্ড ততটাই ভালো, যতটা ভালো তার ভেতরের তথ্য। যেখানে তথ্য আগে থেকে আছে সেখান থেকে শুরু করুন: পিওএস বা হিসাবের সফটওয়্যার, বিক্রির খাতা, কুরিয়ারের রিপোর্ট, ব্যাংক স্টেটমেন্ট। ঠিক করুন কে কোন সংখ্যা হালনাগাদ করবেন, কবের মধ্যে, কোন ফরম্যাটে। বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার জন্য একটি শেয়ার করা গুগল শিটই যথেষ্ট, প্রতিটি তথ্যের উৎসের জন্য একটি ট্যাব আর একটি সারসংক্ষেপ ট্যাব। পরে অনেকটা সংগ্রহ স্বয়ংক্রিয় করা যায়, যেমন নিজে নিজে তৈরি হওয়া দৈনিক বিক্রির রিপোর্ট।
দেখুন, আর কিছু একটা সিদ্ধান্ত নিন
সপ্তাহে একটি নির্দিষ্ট সময় ঠিক করুন: দায়িত্বপ্রাপ্তদের নিয়ে আধা ঘণ্টা। প্রতিটি সংখ্যা মিলিয়ে দেখুন গত সপ্তাহ, গত মাসের একই সময় আর আপনার লক্ষ্যের সাথে। শুধু তিনটি প্রশ্ন করুন: কী বদলেছে, কেন, আর আমরা কী করব? সিদ্ধান্তগুলো লিখে রাখুন, আর পরের সপ্তাহে মিলিয়ে দেখুন কাজ হলো কিনা। যে ড্যাশবোর্ড নিয়ে কেউ আলোচনা করে না, সেটা শুধু সাজসজ্জা।
যে ভুলগুলো এড়াবেন
- পারা যায় বলে সবকিছু মাপা। বেশি সংখ্যা গুরুত্বপূর্ণগুলোকে আড়াল করে।
- শুধু বিক্রি দেখা, মার্জিন আর নগদ না দেখা।
- মূল হিসাব পরিষ্কার হওয়ার আগেই দামি ড্যাশবোর্ড বানানো।
- সংখ্যা দিয়ে কর্মীদের দোষ দেওয়া। তখন মানুষ কাজ না বদলে সংখ্যা বদলাতে শুরু করেন।
প্রথম সংস্করণ আপনি নিজেই একটি স্প্রেডশিটে বানাতে পারেন। বাইরের দৃষ্টি সাহায্য করে আপনার ব্যবসার ধরন অনুযায়ী সঠিক সূচক বাছতে, বাস্তবসম্মত লক্ষ্য ঠিক করতে আর তথ্যের উৎসগুলো জুড়ে দিতে, যাতে ড্যাশবোর্ড নিজেই হালনাগাদ হয়। এটা আমার বিজনেস ডেভেলপমেন্ট সেবার অংশ।
এই সপ্তাহেই বানাতে পারেন এমন প্রথম পাতা
একটি সাদা কাগজ নিন, আর এমন পাঁচটি সংখ্যা লিখুন যা প্রতি সপ্তাহের শুরুতে জানতে পারলে ভালো হতো। প্রতিটির পাশে লিখুন তথ্য কোথা থেকে আসবে আর কে পূরণ করতে পারেন। বড় কিছুতে বিনিয়োগের আগে এক মাস হাতে পূরণ করে দেখুন। ঠিকমতো সাজাতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।