ফজলে রাব্বী"সবাই বলে ডিজিটাল হও। শুরু করব কোথা থেকে?"
খাতায় হিসাব রাখা পাইকারি ব্যবসা, ফোনে অর্ডার নেওয়া কারখানা, যুগ যুগ ধরে একইভাবে চলা পারিবারিক দোকান। মালিক বারবার শোনেন ব্যবসা ডিজিটাল করতে হবে, আর চাপ অনুভব করেন একসাথে সফটওয়্যার কেনা, অ্যাপ বানানো, ওয়েবসাইট চালু করা আর ফেসবুকে পোস্ট শুরু করার। সাধারণত এর শেষ হয় দামি টুলে, যা কেউ ব্যবহার করে না, আর কর্মীরা চুপচাপ পুরোনো খাতায় ফিরে যান।
ডিজিটাল হওয়া ভালো কাজ করে ছোট ছোট পরিবর্তনের ধারায়, যেখানে প্রতিটি পরিবর্তন একটি আসল সমস্যার সমাধান করে, আর পরেরটা শুরুর আগে আগেরটা পুরোপুরি চালু হয়।
টুল নয়, সমস্যা দিয়ে শুরু করুন
কোনো সফটওয়্যার বাছার আগে সেই সমস্যাগুলোর তালিকা করুন, যেগুলো প্রতি সপ্তাহে আপনার অর্থ বা সময় নষ্ট করে। যেমন:
- স্টকের হিসাব কখনো মেলে না, আর মাস শেষে গিয়ে টের পান।
- ডিলারদের পাওনা কয়েকটি খাতায় লেখা, কিছু ভুলে যাওয়া হয়।
- ফোনে ইনকোয়ারি আসে, আর যিনি ধরেছিলেন তিনি না থাকলে সেটা হারিয়ে যায়।
- অন্য জেলার গ্রাহকরা আপনাকে খুঁজে পান না।
কোনটা কতটা ক্ষতি করছে আর কতটা সহজে ঠিক করা যায়, সেই অনুযায়ী সাজান। প্রথম কাজটা এমন হওয়া উচিত যা গুরুত্ব পাওয়ার মতো যন্ত্রণাদায়ক, আর কয়েক সপ্তাহে শেষ করার মতো ছোট।
একটি প্রচলিত ক্রম
প্রতিটি ব্যবসা আলাদা, তবে একটি প্রচলিত ও যুক্তিসঙ্গত ক্রম এমন:
- আগে হিসাব। একটি গুরুত্বপূর্ণ হিসাব, যেমন বিক্রি, স্টক বা পাওনা, কাগজ থেকে একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিট বা সহজ হিসাব বা পিওএস সফটওয়্যারে আনুন। বাকি সবকিছুর ভিত্তি এটাই।
- যোগাযোগ। একটি ব্যবসায়িক হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর, ঠিকমতো চালানো ফেসবুক পেজ আর গুগল বিজনেস প্রোফাইল, যাতে গ্রাহক আপনাকে খুঁজে পান আর যোগাযোগ করতে পারেন।
- সংখ্যা চোখের সামনে। হিসাব ডিজিটাল হলে বিক্রি, নগদ আর পাওনার একটি সহজ সাপ্তাহিক সারসংক্ষেপ।
- বিক্রি করে এমন অনলাইন উপস্থিতি। একটি ওয়েবসাইট বা অনলাইন ক্যাটালগ, যখন জানেন গ্রাহক কী খোঁজেন আর অর্ডার সামলাতে পারবেন।
- অটোমেশন। রিমাইন্ডার, রিপোর্ট আর নিয়মিত মেসেজ যা নিজে নিজে চলে, যখন প্রক্রিয়াগুলো স্থির হয়ে গেছে। এলোমেলো প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করলে এলোমেলো কাজটাই শুধু দ্রুত হয়।
কিছু ধাপ বাদ দিতে বা আগে-পরে করতে পারেন। যে ব্যবসা মূলত দোকানে এসে কেনা গ্রাহকদের কাছে বিক্রি করে, তার হয়তো কখনো অনলাইন অর্ডার লাগবে না, আর সেটা ঠিক আছে।
মানুষকে সাথে নিন
প্রযুক্তি সহজ অংশ। কঠিন অংশ হলো সেই ম্যানেজার যিনি বছরের পর বছর খাতা রেখেছেন, বা পরিবারের সেই প্রবীণ সদস্য যিনি কাগজেই ভরসা করেন। যা সাহায্য করে:
- নতুন ব্যবস্থা যারা ব্যবহার করবেন, বাছাইয়ে তাদের যুক্ত করুন।
- অল্প কিছুদিন পুরোনো আর নতুন পদ্ধতি পাশাপাশি চালান, তারপর একটি নির্দিষ্ট তারিখে পুরোনোটা বন্ধ করুন।
- প্রতিটি ফিচার নয়, প্রতিদিনের আসল কাজটা ধরে বাংলায় প্রশিক্ষণ দিন।
- লোডশেডিং আর দুর্বল ইন্টারনেটের কথা মাথায় রাখুন: অফলাইনে বা মোবাইলে চলে এমন টুল, আর নিয়মিত ব্যাকআপ।
ভুল আর যা ছাড় দিতে হয়
- কী লাগবে জানার আগেই বড় সব-এক-জায়গায় সিস্টেম কেনা।
- রোডম্যাপ বিক্রেতাকে ঠিক করতে দেওয়া। তার টুলই সবসময় উত্তর হবে।
- একসাথে কয়েকটি জিনিস বদলানো, ফলে বোঝা যায় না কোনটা কাজ করল।
- মালিকানার কথা ভুলে যাওয়া। অ্যাকাউন্ট, ডোমেইন আর তথ্যের মালিক যেন ব্যবসা হয়, কোনো কর্মী বা ফ্রিল্যান্সার নয়।
শেয়ার করা শিট বা বিজনেস প্রোফাইলের মতো সহজ ধাপগুলো নিজেই করতে পারেন। সাহায্য কাজে আসে অগ্রাধিকার ঠিক করতে, একসাথে মানিয়ে চলে এমন টুল বাছতে আর বিশেষ অংশগুলো তৈরি করতে। এটা আমি করি বিজনেস ডেভেলপমেন্টের অংশ হিসেবে, আর তৈরির কাজ হয় সফটওয়্যার ও ওয়েবসাইট ডেভেলপমেন্টের মাধ্যমে।
এই মাসে একটি পরিবর্তন
যে হিসাব নিয়ে সবচেয়ে বেশি তর্ক বা ক্ষতি হয়, সেটি বেছে নিন, আর এই মাসে শুধু সেটাকেই একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিট বা সহজ অ্যাপে আনুন। যখন সবাই মনে করিয়ে দেওয়া ছাড়াই এটা ব্যবহার করবেন, তখন পরের পরিবর্তন বাছুন। আপনার ব্যবসা ঘিরে একটি রোডম্যাপ চাইলে যোগাযোগ করুন।