প্রথম কর্মী নিয়োগ: কোন পদে আগে লোক নেবেন, আর কীভাবে ভালো লোক বাছবেন

প্রথম যে পদে লোক নেওয়া উচিত, সেটা সাধারণত এমন কাজ, যাতে আপনার সবচেয়ে বেশি সময় যায় অথচ পরিষ্কার নির্দেশনা পেলে অন্য কেউ ভালোভাবে করতে পারেন, বিশেষ করে বিক্রি আর গ্রাহকের কাছাকাছি কাজ। নিয়োগ শুধু ফাঁক পূরণ নয়। এটা মালিকের সময় ফেরত কেনা, যাতে শুধু মালিকই পারেন এমন কাজে মন দেওয়া যায়। প্রথম কয়েকটি নিয়োগ ঠিক হলে ব্যবসা আপনার নিজের কাজের ঘণ্টার বাইরে বাড়তে পারে। ভুল হলে কাজটা শেষ পর্যন্ত আপনাকেই করতে হয়, সাথে একজনকে সামলানোর ঝামেলা।

কখন বুঝবেন লোক নেওয়ার সময় হয়েছে

• অন্য কাজে ব্যস্ত থাকায় অর্ডার, মেসেজ বা ফোনের উত্তর দেওয়া হচ্ছে না।
• হাত কম বলে কাজ ফিরিয়ে দিচ্ছেন বা ডেলিভারি দেরি হচ্ছে।
• দিনের বেশিরভাগ সময় যাচ্ছে এমন কাজে, যাতে আপনার বিচারবুদ্ধি লাগে না: প্যাকিং, ডেটা এন্ট্রি, পাওনার তাগাদা।
• শরীর, পরিবারের সময় বা সিদ্ধান্তের মান খারাপ হচ্ছে।
• বাড়তি কাজটা নিয়মিত, এককালীন ভিড় নয়। মৌসুমি চাপের জন্য অস্থায়ী সাহায্যই ভালো হতে পারে।

কোন পদে আগে?

গত সপ্তাহে আপনি যা যা করেছেন, মোটামুটি সময়সহ লিখে ফেলুন। তারপর প্রতিটি কাজ তিন ভাগের একটিতে রাখুন:

1. শুধু আমিই পারি: দামের সিদ্ধান্ত, গুরুত্বপূর্ণ সম্পর্ক, ব্যবসার দিক ঠিক করা।
2. প্রশিক্ষণ পেলে অন্য কেউ পারবেন: গ্রাহকের উত্তর, অর্ডার প্রসেসিং, হিসাবের এন্ট্রি, মাঠের কাজ।
3. কাজটা করারই দরকার নেই, অথবা অটোমেট করা যায়।

প্রথম নিয়োগ সাধারণত আসে দ্বিতীয় ভাগ থেকে, সবচেয়ে বড় কাছাকাছি কাজের গুচ্ছ থেকে। ফেসবুকভিত্তিক দোকানের জন্য সেটা হতে পারে অর্ডার ও কাস্টমার কেয়ার সহকারী। ছোট উৎপাদকের জন্য হয়তো একজন প্রোডাকশন সুপারভাইজার, যাতে মালিক বাইরে গিয়ে বিক্রিতে সময় দিতে পারেন। সার্ভিস প্রতিষ্ঠানের জন্য অফিস ও হিসাব সহকারী।

আরও দুটি ছাঁকনি কাজে আসে। শুধু সুবিধার পদের চেয়ে যে পদ আয় রক্ষা করে বা বাড়ায়, যেমন বিক্রি সহায়তা বা কাস্টমার সার্ভিস, সেটাকে অগ্রাধিকার দিন। আর লোক নেওয়ার আগে তৃতীয় ভাগটা দেখুন: হোয়াটসঅ্যাপ চ্যাট থেকে অর্ডার শিটে টাইপ করার মতো কিছু পুনরাবৃত্ত কাজ লোক না নিয়েই অটোমেট করা যায়।

ফুলটাইম, পার্টটাইম না ফ্রিল্যান্স?

নিয়োগের ধাপগুলো

1. এক পাতার পদের বিবরণ লিখুন: মূল ফলাফল, দৈনিক কাজ, কাজের সময়, কার কাছে জবাবদিহি আর বেতনের সীমা।
2. কাউকে দেখার আগেই ঠিক করুন "ভালো" মানে কী: সবচেয়ে জরুরি তিন-চারটি দক্ষতা বা গুণ।
3. খবরটা ছড়িয়ে দিন: নিজের পরিচিতজন, ফেসবুক গ্রুপ, স্থানীয় চাকরির বোর্ড আর কর্মীদের রেফারেল। রেফারেল কাজে আসে, কিন্তু শুধু আত্মীয় বা বন্ধুর চাচাতো ভাই বলে কাউকে নেবেন না।
4. ছোট একটি হাতে-কলমে পরীক্ষা নিন। কাস্টমার কেয়ার প্রার্থীকে কয়েকটি বাস্তবসম্মত মেসেজের উত্তর দিতে দিন। হিসাবের প্রার্থীকে কিছু নমুনা লেনদেন লিখতে দিন।
5. সব প্রার্থীকে একই প্রশ্ন করুন, যাতে অনুমানের বদলে ন্যায্যভাবে তুলনা করা যায়।
6. সম্ভব হলে আগের নিয়োগকর্তার কাছে খোঁজ নিন।
7. প্রস্তাব লিখিত দিন: পদ, বেতন, সময়, ছুটি, শিক্ষানবিশকাল আর নোটিশের শর্ত। নিয়োগপত্র, কাজের সময়, ছুটি আর চাকরি অবসানের মতো বিষয়ে বাংলাদেশের শ্রম আইনে নিয়ম আছে। ইন্টারনেটের টেমপ্লেট নকল না করে আইনজীবী বা সংশ্লিষ্ট শ্রম দপ্তরের কাছ থেকে বিস্তারিত নিশ্চিত হয়ে নিন।

প্রথম মাসটাই আসল

ভালো লোকও খারাপ শুরুতে ব্যর্থ হতে পারেন। প্রথম দিনের আগেই প্রস্তুতি নিন:

• মূল কাজগুলো কীভাবে হয়, লিখে রাখুন। ছোট এসওপি-ই যথেষ্ট।
• যন্ত্রপাতি, লগইন আর বসার জায়গা তৈরি রাখুন।
• প্রথম কয়েক সপ্তাহ পর "সফল" মানে কী, তা নিয়ে একমত হন।
• প্রথম সপ্তাহে প্রতিদিন অল্প সময় বসুন, তারপর সপ্তাহে একবার।

প্রথম মাসে আপনার নিজের সময় কম নয়, বরং বেশি লাগবে। সময় ফেরত আসে পরে, যখন নতুন মানুষটি প্রতিটি ধাপে আপনার দেখা ছাড়াই কাজ করতে পারেন।

চাকরির বিজ্ঞাপন দেওয়ার আগে

• নিজের কাজের তালিকা করে হস্তান্তরযোগ্য সবচেয়ে বড় গুচ্ছটা খুঁজে পেয়েছেন?
• তার কোনো অংশ অটোমেট করা যায় কি না দেখেছেন?
• প্রতি মাসে বেতন দেওয়ার মতো নিয়মিত কাজ আর নগদ আছে?
• পদের বিবরণ আর হাতে-কলমে পরীক্ষা লেখা হয়েছে?
• নিয়োগের আইনি মূল বিষয়গুলো একজন পেশাদারের কাছে যাচাই করেছেন?

কোনো মালিকের সাথে প্রবৃদ্ধির পরিকল্পনা করার সময় কোন ক্রমে লোক নেওয়া হবে, সেটা প্রায়ই আমরা শুরুতেই সাজাই। আপনার ক্ষেত্রে সাহায্য চাইলে সেটা আমার বিজনেস ডেভেলপমেন্ট সার্ভিসের অংশ।