ফজলে রাব্বী"প্রথম ইমেইল ক্যাম্পেইন পাঠালাম, আর তার বড় একটা অংশ ফেরত এলো। এখন গ্রাহকদের সাধারণ ইমেইলও মনে হয় স্প্যামে যাচ্ছে।" পুরনো তালিকা, বছরের পর বছর মেলা থেকে জমানো কার্ড, বা নানা জায়গা থেকে জোড়া লাগানো তালিকায় ইমেইল পাঠালে অনেক ব্যবসার এমন হয়। সমাধান হলো পাঠানোর আগে তালিকা যাচাই করা, আর তারপর সেটা পরিষ্কার রাখা।
বাউন্স কেন গুরুত্বপূর্ণ
বাউন্স মানে যে ইমেইল পৌঁছানো যায়নি। হার্ড বাউন্স মানে ঠিকানাটির অস্তিত্ব নেই, বা ডোমেইন ইমেইল নিতে পারে না; এটা আর কখনো কাজ করবে না। সফট বাউন্স সাময়িক: মেইলবক্স ভর্তি, সার্ভার বন্ধ, বা মেসেজ খুব বড়।
কোনো প্রেরক বারবার অস্তিত্বহীন ঠিকানায় ইমেইল পাঠালে ইমেইল প্রোভাইডাররা তা লক্ষ করে। তাদের কাছে এটা পুরনো বা কেনা তালিকা ব্যবহারের লক্ষণ, যা স্প্যামাররা করে থাকে। তখন প্রেরক হিসেবে আপনার সুনাম কমে, আর আসল গ্রাহকদের কাছে পাঠানো ইমেইলও স্প্যামে যাওয়ার সম্ভাবনা বাড়ে। তাই তালিকা যাচাই শুধু একটি ক্যাম্পেইন নয়, আপনার পুরো ডোমেইনকে রক্ষা করে।
ভুল ঠিকানা আসে কোথা থেকে
- মানুষ চাকরি বদলান, পুরনো অফিসের ইমেইল বন্ধ হয়ে যায়।
- মেলার কার্ড বা কাগজের ফর্ম থেকে হাতে টাইপ করার সময় ভুল।
- অনুমান করে বানানো ঠিকানা, যেমন নাম@কোম্পানি, যা কখনো যাচাই হয়নি।
- কোথাও থেকে কেনা বা কপি করা তালিকা। বাউন্স ছাড়াও এগুলোতে পাঠানো নৈতিক আউটরিচ নয়, আর প্রাপকের দেশের নিয়ম ভাঙতে পারে। এগুলো ব্যবহার করবেন না।
- বন্ধ হয়ে যাওয়া বা ডোমেইন বদলানো কোম্পানি।
ধাপে ধাপে তালিকা যাচাই
- সব এক শিটে আনুন। প্রতিটি কন্টাক্ট এক সারিতে, সঙ্গে কোথা থেকে আর কবে ঠিকানাটি পেয়েছেন তার কলাম।
- ডুপ্লিকেট আর স্পষ্ট ভুল সরান। "@" নেই, মাঝে ফাঁকা জায়গা, বা ভুল বানানের ডোমেইন।
- একটি ইমেইল ভেরিফিকেশন টুলে তালিকা চালান। এই টুলগুলো দেখে ঠিকানা সঠিকভাবে লেখা কিনা, ডোমেইন আছে কিনা ও ইমেইল নেওয়ার জন্য সেট করা কিনা, আর সম্ভব হলে মেইলবক্সটি সাড়া দেয় কিনা। ফল সাধারণত কয়েকটি ভাগে আসে: ভ্যালিড, ইনভ্যালিড, ঝুঁকিপূর্ণ বা অজানা।
- প্রতিটি ভাগ নিয়ে সিদ্ধান্ত নিন। ভ্যালিড ঠিকানায় পাঠান। ইনভ্যালিড মুছে ফেলুন। ঝুঁকিপূর্ণ বা অজানা ঠিকানার জন্য, যার মধ্যে "ক্যাচ-অল" ডোমেইনও পড়ে (যা সব ইমেইল গ্রহণ করে, তাই নির্দিষ্ট মেইলবক্স আছে কিনা বোঝা যায় না), হয় অন্য কন্টাক্ট খুঁজুন, নয়তো আলাদাভাবে অল্প অল্প করে পাঠান।
- রোল ঠিকানা বুঝে রাখুন। info@ বা sales@ এর মতো ঠিকানা প্রায়ই আসল, কিন্তু অনেকে পড়েন, বা কেউই পড়েন না। নির্দিষ্ট কোনো মানুষের ঠিকানা না থাকলে তবেই রাখুন।
- প্রথমে ছোট ব্যাচে পাঠান। বাকিদের পাঠানোর আগে বাউন্স দেখে নিন।
- প্রতিবার পাঠানোর পর পরিষ্কার করুন। হার্ড বাউন্স সঙ্গে সঙ্গে সরান। বারবার ব্যর্থ হওয়া সফট বাউন্সও সরিয়ে দিন।
যাচাই যা পারে না
ভেরিফিকেশন টুল বলে ঠিকানাটি সম্ভবত আছে। এটা বলে না যে মানুষটি আপনার কাছ থেকে শুনতে চান, আর কেনা তালিকাকেও গ্রহণযোগ্য করে না। যাচাইয়ের ফলও পুরনো হয়: মানুষ চাকরি বদলাতেই থাকেন, তাই কয়েক মাস আগে যাচাই করা তালিকা আবার যাচাই করতে হয়। প্রতিটি ইমেইলে আপনার পরিচয় আর সহজে অপ্ট-আউটের উপায় থাকা চাই। ইনবক্সে পৌঁছানোর একটি অংশ বাউন্স; অন্য অংশ হলো ডোমেইন সেটআপ আর পাঠানোর অভ্যাস, যা নিয়ে আছে কোল্ড ইমেইল কেন স্প্যামে যায়।
নিজে করবেন, নাকি সাহায্য নেবেন
ডুপ্লিকেট সরানো, টাইপের ভুল ঠিক করা আর উৎস লিখে রাখা আপনার টিম স্প্রেডশিটেই করতে পারে। বাইরের সাহায্য কাজে লাগে যখন তালিকা বড়, অনেক উৎস থেকে এসেছে, বা আপনার ডোমেইনের সুনামে ইতিমধ্যে সমস্যা দেখা দিয়েছে, যার কারণ পরিষ্কারের পাশাপাশি খুঁজে বের করতে হবে।
পরের ক্যাম্পেইনের আগে
যে তালিকা ব্যবহার করবেন, তা থেকে ডুপ্লিকেট সরান আর "উৎস ও তারিখ" কলাম যোগ করুন। তারপর পুরো আর্কাইভ নয়, শুধু এই মাসে যাদের ইমেইল করবেন সেই ঠিকানাগুলো যাচাই করুন। সাহায্য চাইলে দেখুন লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ, অথবা যোগাযোগ করুন।