ফজলে রাব্বী"স্টলের পেছনে অনেক খরচ করলাম, ভালো ভালো মানুষের সঙ্গে দেখা হলো, একগাদা কার্ড নিয়ে ফিরলাম। তিন মাস পর দেখি প্রায় কিছুই হয়নি।" দেশে বা বিদেশে, বাণিজ্য মেলার পর এমনটা খুব সাধারণ। মেলা তার কাজ করেছে; ফলো-আপটা হয়নি। নোট ছাড়া কার্ড দিয়ে কাজ করা কঠিন, মেলার পর সবাই ব্যস্ত, আর শেষমেশ যে ইমেইল যায় তা গতানুগতিক ও দেরিতে।
মেলার আগে: তথ্য ধরার প্রস্তুতি
ফলো-আপের বেশিরভাগটা ঠিক হয়ে যায় মেলা শুরুর আগেই।
- একটি সহজ ফর্ম, ফোনে বা কাগজে, প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ আলাপের জন্য: নাম, কোম্পানি, দেশ, কী জানতে চেয়েছেন, কতটা আগ্রহী মনে হলো, কী পাঠানোর কথা দিয়েছেন, আর টিমের কে কথা বলেছেন।
- অনুমতি: জিজ্ঞেস করুন, "ক্যাটালগ পাঠিয়ে কি ইমেইল বা হোয়াটসঅ্যাপে ফলো-আপ করতে পারি?" উত্তরটা লিখে রাখুন।
- পাঠানোর জন্য তৈরি জিনিস: ক্যাটালগ, প্রোডাক্ট শিট আর কোম্পানি প্রোফাইল আগেই প্রস্তুত রাখুন, যাতে ডিজাইনের কাজের জন্য ফলো-আপ আটকে না থাকে।
- টেমপ্লেটের খসড়া: ধন্যবাদের বার্তাগুলো মেলায় যাওয়ার আগেই লিখে রাখুন।
মেলার সময়: প্রতি সন্ধ্যায় নোট
প্রতিদিন সন্ধ্যায় টিম বিশ মিনিট বসে দিনের কন্টাক্টগুলো দেখে নিন। প্রতিটি কার্ডের সঙ্গে তার নোট জুড়ে দিন, বা দুটো একসাথে ছবি তুলে রাখুন। তারপর প্রতিটি কন্টাক্টে চিহ্ন দিন:
- A: স্পষ্ট প্রয়োজন ও আসল আগ্রহ; ব্যক্তিগতভাবে ও দ্রুত ফলো-আপ।
- B: আগ্রহী, কিন্তু জরুরি নয়; তথ্য দিয়ে ফলো-আপ।
- C: সাধারণ দর্শনার্থী, ছাত্র, অন্য প্রদর্শক; বড়জোর একটি ভদ্র নোট।
মেলার পর: প্রথম দুই সপ্তাহ
- ফেরার এক-দুই দিনের মধ্যে সব কন্টাক্ট নোট আর A, B, C চিহ্নসহ একটি শিট বা সিআরএমে তুলুন।
- প্রতিটি A ও B কন্টাক্টের জন্য একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি আর পরের পদক্ষেপের তারিখ ঠিক করুন।
- A কন্টাক্ট: ব্যক্তিগত ইমেইল, যাতে আপনাদের আসল আলাপের কথা থাকবে আর যা দেওয়ার কথা ছিল ঠিক তা-ই থাকবে। এরপর একটি ফোন কল, অথবা তারা ব্যবহার করে থাকলে হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ।
- B কন্টাক্ট: ক্যাটালগ বা প্রাসঙ্গিক প্রোডাক্ট শিটসহ ছোট একটি ব্যক্তিগত নোট।
- C কন্টাক্ট: সংক্ষিপ্ত ধন্যবাদ, সঙ্গে আর ইমেইল না চাইলে তা জানানোর সহজ উপায়। সম্মতি ছাড়া কাউকে নিউজলেটারে যোগ করবেন না।
- সাপ্তাহিক রিভিউ করুন, যতক্ষণ না প্রতিটি লিড অর্ডারে পরিণত হয়, চলমান আলাপে থাকে, বা ভদ্রভাবে শেষ হয়।
যে ভুলে মেলার খরচ বৃথা যায়
- "একটু গুছিয়ে নিই" ভেবে অপেক্ষা করা। গোছানো আর হয় না, আর আপনার স্টলের স্মৃতি দ্রুত মুছে যায়।
- "Dear Sir/Madam" দিয়ে সবাইকে একই ইমেইল।
- এত বড় অ্যাটাচমেন্ট যে ইনবক্সেই পৌঁছায় না।
- বিদেশি দর্শনার্থীর টাইম জোন আর ভাষা খেয়াল না করা।
- স্টলে স্যাম্পল বা দামের কথা দিয়ে পরে ভুলে যাওয়া।
এআই আর বাইরের সাহায্য কোথায় মানায়
এআই টুল ভিজিটিং কার্ডের ছবি পড়ে স্প্রেডশিটে তুলে দিতে পারে, এতে টাইপের সময় বাঁচে, তবে ভুল প্রায়ই হয় বলে কেউ একজন প্রতিটি নাম আর ঠিকানা মিলিয়ে দেখবেন। এআই আপনার নোট থেকে ব্যক্তিগত ফলো-আপের খসড়াও লিখতে পারে; পাঠানোর আগে একজন মানুষ প্রতিটি সম্পাদনা করে অনুমোদন দেন। আলাপ আপনার টিমের হাতেই থাকা উচিত, কারণ বায়াররা মনে রাখেন কার সঙ্গে দেখা হয়েছিল। বাইরের সাহায্য কাজে লাগে ফর্ম, শিট বা সিআরএম, রিমাইন্ডার আর এমন একটি ফলো-আপ ধারা সেটআপে, যা টিম ব্যস্ত থাকলেও সময়মতো চলে। প্রথম বার্তার পর কী পাঠাবেন তা নিয়ে দেখুন পরিকল্পিত ফলো-আপ পদ্ধতি।
কার্ডগুলো যদি ইতিমধ্যে ড্রয়ারে পড়ে থাকে
শেষ মেলার কার্ডগুলো আজই বের করুন। একটি শিটে তুলুন, মনে করে করে A, B বা C দিন, আর দেরি মনে হলেও এই সপ্তাহে A কন্টাক্টদের ব্যক্তিগত নোট পাঠান। পরের মেলায় ফর্মটি ব্যবহার করুন। দেখুন লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ, অথবা সাহায্যের জন্য যোগাযোগ করুন।