ফজলে রাব্বীকোল্ড ইমেইল হলো এমন কাউকে পাঠানো প্রথম বার্তা, যিনি আপনাকে চেনেন না, আর এর উদ্দেশ্য একটি ব্যবসায়িক আলাপ শুরু করা। ভালো কোল্ড ইমেইল ছোট, আপনাকে নিয়ে নয় বরং পাঠককে নিয়ে, আর শেষ হয় একটা সহজ, চাপহীন প্রশ্ন দিয়ে। একে ব্রোশিওর নয়, ভদ্র একটা পরিচয় হিসেবে ভাবুন। পাঠক যদি কয়েক সেকেন্ডেই বুঝতে পারেন আপনি কে, কেন তাকে লিখেছেন আর কী চাইছেন, তাহলে মূল কাজটা হয়ে গেছে।
লেখার আগে
অনেক দুর্বল কোল্ড ইমেইল প্রথম বাক্যের আগেই ব্যর্থ হয়, কারণ পাঠানো মানুষটি ভেবে দেখেননি এই নির্দিষ্ট মানুষটির কেন আগ্রহ থাকবে। আগে তিনটি প্রশ্নের উত্তর দিন:
- মানুষটি ঠিক কে? তার পদ আর প্রতিষ্ঠান, শুধু "একজন ম্যানেজার" নয়।
- কেন তিনি, আর কেন এখন? নির্দিষ্ট কিছু: নতুন শাখা, চাকরির বিজ্ঞাপন, সম্প্রসারণ, নতুন পণ্য, বা তাদের খাতে প্রচলিত কোনো সমস্যা।
- পরের কোন ছোট পদক্ষেপ চান? সাধারণত একটা উত্তর বা ছোট একটা কল, কেনাকাটা নয়।
দ্বিতীয় প্রশ্নের উত্তর না পেলে, ওই মানুষটি সম্ভবত এখনো আপনার তালিকায় থাকার মতো নন।
কোল্ড ইমেইলের অংশগুলো
- সাবজেক্ট লাইন। সাদামাটা আর নির্দিষ্ট, কয়েকটি শব্দের। "দারুণ অফার!!!" লেখার চেয়ে "আপনাদের চট্টগ্রামের গুদাম নিয়ে একটি প্রশ্ন" অনেক ভালো কাজ করে। বড় হাতের অক্ষর, বিস্ময়চিহ্ন আর বিজ্ঞাপনের মতো শোনায় এমন কিছু এড়িয়ে চলুন।
- প্রথম লাইন। কারণটা উল্লেখ করে দেখান যে আপনি তাকে জেনেবুঝেই লিখেছেন। "আশা করি ভালো আছেন" ধাঁচের গৎবাঁধা কথা আর প্রতিষ্ঠানের লম্বা পরিচয় বাদ দিন।
- প্রাসঙ্গিক সমস্যা। তিনি সম্ভবত যে পরিস্থিতিতে আছেন, তা নিয়ে এক-দুই বাক্য, তার নিজের ভাষায় যেভাবে বলতেন সেভাবে।
- আপনার অফার। এক বাক্যে বলুন কীভাবে, আর কোন ধরনের ব্যবসাকে সাহায্য করেন। প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতার মতো সত্যিকারের প্রমাণ থাকলে সংক্ষেপে বলুন। অতিরঞ্জিত দাবি নয়।
- অনুরোধ বা কল টু অ্যাকশন। একটি পরিষ্কার, সহজ প্রশ্ন।
- সিগনেচার। পুরো নাম, পদ, প্রতিষ্ঠান, ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর আর ওয়েবসাইট, যাতে পাঠক যাচাই করতে পারেন আপনি আসল মানুষ।
এমন ইমেইল লিখুন, যা ফোনের স্ক্রিনে প্রায় স্ক্রল না করেই পড়া যায়।
একটি নমুনা ইমেইল
একটি ছোট সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠান থেকে একজন ডিস্ট্রিবিউটরকে লেখা কাল্পনিক উদাহরণ:
সাবজেক্ট: আপনাদের ডিলার নেটওয়ার্কের অর্ডার ট্র্যাকিং
জনাব রহমান,
আপনাদের ওয়েবসাইটে দেখলাম, এখন আপনারা আট জেলার ডিলারদের পণ্য সরবরাহ করছেন। ডিলার নেটওয়ার্ক বড় হলে অর্ডার প্রায়ই একসাথে ফোনে, হোয়াটসঅ্যাপে আর কাগজে আসে, তখন কোন অর্ডার এখনো বাকি তা দেখা কঠিন হয়ে যায়।
আমরা সহজ অর্ডার পোর্টাল বানাই, যেখানে ডিলাররা নিজেরাই অর্ডার দেন আর অবস্থা দেখে নেন, ফলে আপনার অফিসকে ফোনে কম সময় দিতে হয়।
কীভাবে কাজ করে তা দেখিয়ে দুই মিনিটের একটা ভিডিও পাঠালে কি কাজে লাগবে? এটা এখন আপনার অগ্রাধিকার না হলে শুধু জানিয়ে দিন, আমি আর লিখব না।
শুভেচ্ছান্তে, আপনার নাম, পদ, প্রতিষ্ঠান, ফোন নম্বর ও ওয়েবসাইট
ইমেইলটি ছোট, লেখার একটা বাস্তব কারণ বলে, পাঠকের দৃষ্টিতে সমস্যাটা বোঝায়, আর "না" বলা সহজ করে দেয়।
ভাষার সুর: কী চলে, কী চলে না
| যা কাজ করে | যা এড়াবেন |
|---|---|
| সহজ, সম্মানজনক ভাষা | অতিরিক্ত ঘনিষ্ঠ সম্বোধন |
| একটি পরিষ্কার কথা | আপনার সব সেবার তালিকা |
| তার সম্পর্কে নির্দিষ্ট তথ্য | যে কাউকে বলা যায় এমন প্রশংসা |
| পরিমিত, সঠিক দাবি | "সেরা", "এক নম্বর" জাতীয় শব্দ |
| ছোট বার্তা | প্রথম ইমেইলেই অ্যাটাচমেন্ট |
| তার ভাষা আর কাজের সময় | তার সময়ে মাঝরাতে পাঠানো |
দেশি ক্রেতাদের বেলায় তারা নিজেদের ওয়েবসাইট বা ফেসবুক পেজে যে ভাষা ব্যবহার করেন, বাংলা বা ইংরেজি, সেই ভাষায় লিখুন। বিদেশি ক্রেতাদের জন্য সহজ ইংরেজি ব্যবহার করুন, আর এমন বাগধারা এড়িয়ে চলুন যা অনুবাদে হারিয়ে যেতে পারে।
পাঠককে সম্মান করে এমন অনুরোধ
ভদ্র অনুরোধে ছোট কিছু চাওয়া হয়, আর "না" বলা সহজ থাকে। যেমন:
- "আগামী সপ্তাহে ছোট একটা কল কি কাজে লাগবে?"
- "সংক্ষিপ্ত একটা উদাহরণ পাঠাব?"
- "এ বিষয়ে কি আপনিই সঠিক মানুষ, নাকি আপনার কোনো সহকর্মীর সাথে যোগাযোগ করব?"
- "প্রাসঙ্গিক না হলে এক লাইনে জানালেই হবে, আমি আর লিখব না।"
মিথ্যা তাড়া ("অফার আজই শেষ"), অপরাধবোধ জাগানো ("এ নিয়ে তিনবার লিখলাম") আর ধরে নেওয়া কথা ("কবে থেকে শুরু করব?") এড়িয়ে চলুন।
পাঠানোর পর
- ফলো-আপ করুন, তবে অনন্তকাল নয়। সময় নিয়ে এক বা দুটি ভদ্র ফলো-আপ, প্রতিটিতে কাজের নতুন কিছু। দেখুন পরিকল্পিত ফলো-আপ সিকোয়েন্স।
- ইমেইল যেন ইনবক্সে পৌঁছায়। ঠিকমতো সেটআপ করা ডোমেইন থেকে পাঠান, সংখ্যা পরিমিত রাখুন, তালিকা পরিষ্কার রাখুন। ইমেইল স্প্যামে গেলে দেখুন কোল্ড ইমেইল স্প্যামে যাওয়ার সমাধান।
- নিয়ম আর মানুষ, দুটোকেই সম্মান করুন। বাণিজ্যিক ইমেইল আর ব্যক্তিগত তথ্য নিয়ে নিয়ম দেশভেদে আলাদা, কোথাও বেশ কড়া। পাঠক যে দেশে আছেন সেখানে কী প্রযোজ্য তা দেখে নিন, নিশ্চিত না হলে আইনজীবীর পরামর্শ নিন, আর কেউ থামতে বললে সবসময় থামুন। এ নিয়ে আরও আছে নৈতিক আউটরিচ লেখায়।
পাঠানোর আগের চেকলিস্ট
- এই ইমেইল কি শুধু এই মানুষটিকেই লেখা যেত?
- ফোনে কয়েক সেকেন্ডে কি বোঝা যায়?
- শেষে কি ঠিক একটিই প্রশ্ন আছে?
- প্রতিটি দাবি কি সত্য আর পরিমিত?
- তার পক্ষে "না" বলা কি সহজ?
আপনার ব্যবসার আউটরিচ লেখায় সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।