ফজলে রাব্বীবিটুবি কোল্ড কলিং মানে এমন কোনো প্রতিষ্ঠানে ফোন করা, যারা আপনার সাথে যোগাযোগ করেনি, আর জানার চেষ্টা করা আরও কথা বলার মতো কারণ আছে কি না। ভালো কোল্ড কল ছোট, প্রস্তুতি নিয়ে করা আর ভদ্র: আপনি নিজের পরিচয় দেন, ফোন করার নির্দিষ্ট কারণ বলেন, কথা চালিয়ে যাওয়ার অনুমতি চান, আর লক্ষ্য রাখেন ছোট একটি পরের পদক্ষেপে, যেমন একটি মিটিং বা তথ্য পাঠানোর অনুমতি। বাংলাদেশে ব্যবসা অনেকটাই ফোনালাপ আর ব্যক্তিগত সম্পর্কে চলে, তাই ভালোভাবে করা একটা কল এমন দরজা খুলে দিতে পারে, যা ইমেইলে খোলে না।
কোল্ড কলিং কি আপনার জন্য?
কোল্ড কলিং মানায় সেই ব্যবসায়, যারা নির্দিষ্ট একদল প্রতিষ্ঠানের কাছে বিক্রি করে, আর যেখানে প্রতিটি চুক্তি সত্যিকারের একটা আলাপের যোগ্য: শিল্পের কাঁচামাল ও যন্ত্রপাতি, সফটওয়্যার, লজিস্টিকস, বা কারখানা, ক্লিনিক ও স্কুলের জন্য সেবা। ক্রেতা যদি অসংখ্য ছোট গ্রাহক হন, বা অফারটা বিজ্ঞাপন দেখেই বোঝা যায়, তাহলে এটা ততটা মানায় না।
কাজটা ক্লান্তিকরও। অনেক কলে সঠিক মানুষকে পাবেন না, অনেক কল দ্রুত শেষ হয়ে যাবে। এটাই স্বাভাবিক, আর এটা আপনার বা আপনার পণ্যের ওপর কোনো রায় নয়।
ফোন করার আগে প্রস্তুতি
কয়েক মিনিটের খোঁজখবর পুরো কলটাই বদলে দেয়। প্রতিটি কলের আগে জেনে নিন:
- প্রতিষ্ঠান: তারা কী করে, মোটামুটি কত বড়, আর সাম্প্রতিক কোনো খবর, যেমন নতুন শাখা বা কারখানা।
- মানুষটি: খুঁজে পেলে তার নাম আর পদ। নাম ধরে কাউকে চাওয়া আর "ম্যানেজার সাহেবকে একটু দেবেন?" বলার মধ্যে অনেক পার্থক্য। কে সেই মানুষ নিশ্চিত না হলে দেখুন আসল সিদ্ধান্তদাতাকে খুঁজে পাওয়া।
- আপনার কারণ: কেন তার আগ্রহ থাকতে পারে বলে মনে করছেন, এক বাক্যে।
- আপনার লক্ষ্য: এই কলের ভালো ফল দেখতে কেমন। সাধারণত একটি মিটিং, সঠিক মানুষের সাথে পরিচয়, বা কিছু পাঠানোর অনুমতি।
- নোট: কী হলো তা কোথায় লিখে রাখবেন।
পাশে একটা ছোট কল স্ক্রিপ্ট রাখুন, গাইড হিসেবে, হুবহু পড়ার জন্য নয়।
যে ভদ্রতায় মানুষ কথা শোনেন
- সঠিক সময়ে ফোন করুন। খুব সকাল, দুপুরের খাবারের সময়, নামাজের সময় আর কর্মদিবসের শেষ ভাগ এড়িয়ে চলুন। মনে রাখবেন, অনেক অফিস শুক্রবার বন্ধ থাকে।
- পুরো পরিচয় দিন। আপনার নাম, প্রতিষ্ঠান আর কোথা থেকে ফোন করছেন। পরিচয় লুকালে আস্থা নষ্ট হয়।
- জিজ্ঞেস করুন এখন কথা বলা যাবে কি না। না গেলে জেনে নিন কখন আবার ফোন করবেন, আর ঠিক সেই সময়েই করুন।
- তার ভাষায় কথা বলুন। দেশি প্রতিষ্ঠানের সাথে ভদ্রভাবে বাংলায় শুরু করুন, তিনি ইংরেজিতে গেলে আপনিও যান। বিদেশি ক্রেতার সাথে পরিষ্কার, ধীরস্থির ইংরেজিতে বলুন।
- গেটকিপারের সাথে সদয় হোন। রিসেপশনিস্ট বা সহকারী প্রায়ই জানেন কে কোন কাজ দেখেন। তাকে পাশ কাটানোর চেষ্টা না করে সাহায্য চান।
- কথা ছোট রাখুন। তার সময়কে সম্মান করলে তিনি আপনাকে আরও সময় দিতে আগ্রহী হবেন।
প্রথমে কী বলবেন
প্রথম কয়েকটি বাক্যই ঠিক করে দেয় কল চলবে কি না। কাল্পনিক একজন কলারকে দিয়ে সহজ একটা কাঠামো:
- আপনি কে। "আসসালামু আলাইকুম, আমি তানভীর, রাজশাহীর একটি সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠান (প্রতিষ্ঠানের নাম) থেকে বলছি।"
- কেন তিনি। "দেখলাম আপনারা বগুড়ায় নতুন একটা গুদাম চালু করেছেন, সে কারণেই ফোন করলাম।"
- অনুমতি। "এখন এক মিনিট কথা বলা যাবে, নাকি পরে ফোন করব?"
- মূল কথা। "আমরা ডিস্ট্রিবিউটরদের এমনভাবে সাহায্য করি, যাতে শাখাগুলোর মধ্যে রোজ ফোনাফোনি ছাড়াই সব গুদামের স্টক দেখা যায়।"
- প্রচার নয়, প্রশ্ন। "এখন আপনারা এটা কীভাবে সামলান?" তারপর থামুন, আর শুনুন।
খেয়াল করুন, শুরুটা শেষ হচ্ছে তাকে নিয়ে একটা প্রশ্নে। লক্ষ্য আলাপ, বক্তৃতা নয়। অচেনা কারও মুখে "কেমন আছেন?" দিয়ে লম্বা ভূমিকা, সেবার লম্বা তালিকা, আর প্রমাণ দিতে পারবেন না এমন দাবি এড়িয়ে চলুন।
"আগ্রহ নেই" শুনলে
প্রায়ই এর মানে "এখন না" বা "কেন ফোন করেছেন বুঝতে পারছি না"। আপনি একটা নরম প্রশ্ন করতে পারেন: "ঠিক আছে। জানতে পারি, বিষয়টা কি আপনারা আগেই সমাধান করেছেন, নাকি এখন এটা অগ্রাধিকার নয়?" তারপরও "না" হলে ধন্যবাদ দিয়ে আন্তরিকভাবে কল শেষ করুন। বেশি চাপ দিলে খুব কমই লাভ হয়, আর যে বাজারে সবাই সবাইকে চেনে, সেখানে এতে আপনার সুনাম নষ্ট হতে পারে। সাধারণ আপত্তিগুলো আর শান্তভাবে উত্তর দেওয়ার উপায় জানতে পড়ুন সেলস আপত্তি সামলানো।
কলের পরে
- সাথে সাথে নোট লিখুন: কার সাথে কথা হলো, তিনি কী বললেন, আপনি কী কথা দিলেন, আর তারিখসহ পরের পদক্ষেপ।
- যা পাঠানোর কথা দিয়েছেন, সেদিনই পাঠান, ইমেইলে, বা তিনি রাজি থাকলে হোয়াটসঅ্যাপে।
- কলের তথ্য এক জায়গায় রাখুন, যাতে দুজন সহকর্মী একই মানুষকে ফোন না করেন। একটা সহজ সিআরএম এ কাজটা সহজ করে।
- কেউ আর ফোন না করতে বললে, তা পরিষ্কারভাবে লিখে রাখুন এবং মেনে চলুন।
প্রতিটি কলের আগে ছোট চেকলিস্ট
- মানুষটির নাম আর পদ কি জানি?
- কেন ফোন করছি, এক বাক্যে বলতে পারব?
- পরের কোন পদক্ষেপ চাইব, তা কি ঠিক করা আছে?
- এখন কি তার জন্য উপযুক্ত সময়?
- নোট কোথায় লিখব?