বিটুবি সেলস ফানেল: প্রথম যোগাযোগ থেকে চুক্তি সই পর্যন্ত ধাপগুলো

বিটুবি সেলস ফানেল হলো একজন ব্যবসায়িক ক্রেতার যাত্রাপথ: আপনার কথা প্রথম শোনা থেকে চুক্তিতে সই করা পর্যন্ত। একে ফানেল বা চোঙা বলা হয়, কারণ ওপরে অনেক প্রতিষ্ঠান ঢোকে, নিচে পৌঁছায় কম। প্রতিটি ধাপের নিজস্ব কাজ আছে। অনেক সময় চুক্তি হাতছাড়া হয় পণ্যের দোষে নয়, বরং কোনো ধাপ বাদ পড়ায় বা তাড়াহুড়োয়।

ব্যবসায়িক কেনাকাটা সাধারণ কেনাকাটার মতো নয়। সাধারণত কয়েকজন মানুষ জড়িত থাকেন, অঙ্ক বড় হয়, আর সিদ্ধান্তে কয়েক সপ্তাহ বা কয়েক মাস লাগতে পারে। ফানেল আপনাকে দেখায় প্রতিটি আলোচনা কোথায় দাঁড়িয়ে আছে, আর এরপর কী হওয়া উচিত।

এক নজরে ধাপগুলো

আপনার ধাপের নাম আলাদা হতে পারে। জরুরি হলো, টিমের সবাই প্রতিটি নাম দিয়ে একই জিনিস বোঝেন কি না।

ধাপ ১ ও ২: প্রথম যোগাযোগ আর যাচাই

কোনো প্রতিষ্ঠান প্রথম আপনার সাথে যুক্ত হলে ফানেল শুরু হয়: আউটরিচ ইমেইলের উত্তর, একটি ফোন কল, ওয়েবসাইটে আসা জিজ্ঞাসা, বা বাণিজ্য মেলায় একটা আলাপ। এখানে লক্ষ্য বিক্রি নয়, লক্ষ্য দ্বিতীয়বার কথা বলার সুযোগ পাওয়া। প্রথম বার্তা ছোট রাখুন, আর তা যেন ক্রেতার অবস্থা নিয়ে হয়, আপনার প্রতিষ্ঠানের ইতিহাস নিয়ে নয়।

এরপর আসে যাচাই। আগ্রহী সব প্রতিষ্ঠানই উপযুক্ত নয়, তাই ঘণ্টার পর ঘণ্টা দেওয়ার আগে কয়েকটি মৌলিক কথা জেনে নিন। আপনি যে সমস্যার সমাধান করেন, তা কি তাদের আছে? সমাধানের খরচ দিতে পারবেন? সিদ্ধান্ত কে নেন? কোনো সময়সীমা আছে কি? যেমন, চট্টগ্রামের একজন প্যাকেজিং সরবরাহকারী ছোট একটা কলেই জানতে পারেন যে কোনো কারখানা বছরে মাত্র একবার সরবরাহকারী পর্যালোচনা করে। এতে বোঝা যায় কখন আবার যোগাযোগ করতে হবে। ভদ্রভাবে কোনো প্রতিষ্ঠানকে বাদ দেওয়াও ভালো ফল, কারণ এতে ভালো সম্ভাবনার জন্য সময় বাঁচে। সহজ পদ্ধতির জন্য দেখুন লিড যাচাই ও স্কোরিং।

ধাপ ৩: ডিসকভারি

ডিসকভারি হলো আরও গভীর আলোচনা, প্রায়ই ক্রেতার দিক থেকে একাধিক মানুষের সাথে। জিজ্ঞেস করুন, সমস্যাটা এখন তারা কীভাবে সামলান, এতে সময় বা ভুলের দিক থেকে কী ক্ষতি হয়, আগে কী চেষ্টা করেছেন, আর ভালো ফল দেখতে কেমন হবে। তাদের নিজের কথাগুলো লিখে রাখুন। পরে আপনার প্রস্তাবে যেন তাদের অগ্রাধিকারগুলোই ফিরে আসে। বিস্তারিত পাবেন ডিসকভারি কল কীভাবে চালাবেন লেখায়।

ধাপ ৪ ও ৫: প্রস্তাব আর দর-কষাকষি

প্রস্তাব আপনার জানা তথ্যকে একটি নির্দিষ্ট অফারে রূপ দেয়: কাজের পরিধি, সময়সূচি, ক্রেতার কাছ থেকে আপনার কী দরকার, দাম আর শর্ত। ভালো বিটুবি প্রস্তাব সহজে অন্যকে পাঠানো যায়, কারণ যার সাথে আপনি কথা বলেছেন, তাকে প্রায়ই এমন সহকর্মীদের বোঝাতে হয় যারা মিটিংয়ে ছিলেন না। শুরুতে একটা ছোট সারসংক্ষেপ এ কাজে সাহায্য করে।

দর-কষাকষিতে ক্রেতা কম দাম, বাকিতে বেশি সময়, বাড়তি কাজ বা আপনি কাজটা পারবেন তার প্রমাণ চাইতে পারেন। কী বদলাতে পারবেন আর কী পারবেন না, আগে থেকেই ঠিক করে রাখুন। কিছু ছাড়লে বিনিময়ে কিছু নিন: দাম কমাতে চাইলে হয়তো কাজের পরিধি ছোট হবে, বা পেমেন্ট আগে আসবে। কী ঠিক হলো আর কে রাজি হলেন, তা লিখে রাখুন এবং লিখিতভাবে নিশ্চিত করুন।

ধাপ ৬: চুক্তি, আর তার পরে

চুক্তি হয়েছে ধরবেন তখনই, যখন সই করা চুক্তিপত্র, পারচেজ অর্ডার বা প্রথম পেমেন্ট হাতে আসে, ফোনে কেউ "ঠিক আছে" বললে নয়। সইয়ের পর কাজের শুরুটা মসৃণ হওয়া জরুরি। কে কাজটা দেখবেন তার সাথে পরিচয় করিয়ে দিন, প্রথম কাজগুলো আর তারিখ নিশ্চিত করুন। প্রথম কয়েক সপ্তাহের কাজই ঠিক করে দেয় আবার অর্ডার আর রেফারেল আসবে কি না, আর সেগুলোই নতুন লিড হয়ে ফানেলের ওপরে ফিরে আসে।

চুক্তি সাধারণত কোথায় আটকে যায়

• প্রথম যোগাযোগের পর: কেউ ফলো-আপ করেন না। একটা উত্তর মানেই আগ্রহ নয়, আর পরিকল্পিত একটা ফলো-আপ সিকোয়েন্স ভদ্রভাবে আলোচনা চালু রাখে।
• ডিসকভারি আর প্রস্তাবের মাঝে: প্রস্তাব গৎবাঁধা, ক্রেতা যা বলেছিলেন তার ছাপ নেই।
• প্রস্তাব আর চুক্তির মাঝে: আসল সিদ্ধান্তদাতা কখনো যুক্তই হননি, ফলে চুক্তি এমন কারও অপেক্ষায় পড়ে থাকে যিনি আপনার নামই শোনেননি।
• প্রতিটি ধাপে: পরের কাজের দায়িত্ব কার, তা পরিষ্কার নয়, আর কোনো তারিখও ঠিক করা নেই।

কাজে লাগাবেন যেভাবে

নিজের ধাপগুলোর নাম লিখুন, আর প্রতিটির জন্য পরের ধাপে যাওয়ার একটি পরিষ্কার নিয়ম ঠিক করুন, যেমন "বাজেটের দায়িত্বে কে আছেন জানা গেছে" বা "কলে প্রস্তাব নিয়ে আলোচনা হয়েছে"। তারপর প্রতিটি চলমান চুক্তিকে তার ধাপের নিচে রাখুন, আর প্রতি সপ্তাহে তালিকাটা দেখুন, যেমনটা বলা আছে সেলস পাইপলাইন ব্যবস্থাপনা লেখায়। কয়েক সপ্তাহেই বুঝবেন চুক্তিগুলো কোথায় জমে থাকছে, আর কোন ধাপে মনোযোগ দরকার।

আপনার টিমের জন্য এই প্রক্রিয়া সাজাতে সাহায্য চাইলে দেখুন আমার লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ সেবা।