ফজলে রাব্বীইমেইল নিউজলেটার হলো নিয়মিত একটি বার্তা, যা আপনি পাঠান তাঁদের কাছে যাঁরা আপনার খবর পেতে চেয়েছেন: গ্রাহক, আগে খোঁজ নিয়েছেন এমন মানুষ, ডিলার বা ওয়েবসাইটের সাবস্ক্রাইবার। এর বড় মূল্য হলো, তালিকাটা আপনার নিজের। প্ল্যাটফর্মের পরিবর্তনে সোশ্যাল মিডিয়ার রিচ ওঠানামা করে, কিন্তু ইমেইল তালিকা আপনার ব্যবসার কাছেই থাকে। কাজে লাগাতে তিনটি জিনিস লাগে: অনুমতি নিয়ে বানানো তালিকা, খোলার মতো কাজের ইমেইল, আর এমন সেটআপ যাতে ইমেইল স্প্যাম ফোল্ডারে না যায়।
বাংলাদেশে ইমেইল কি কাজের?
বাংলাদেশের অনেক গ্রাহক মেসেঞ্জার আর হোয়াটসঅ্যাপেই থাকেন, ইমেইল তাঁদের প্রথম পছন্দ নয়। অনেক খুচরা দোকানের ক্ষেত্রে এটা সত্যি। কিন্তু যেখানে মানুষ কাজের বা জরুরি বিষয়ে ইমেইল ব্যবহার করেন, সেখানে এটি ভালো কাজ করে: ব্যবসায়িক ক্রেতা, রপ্তানিকারকের বিদেশি গ্রাহক, পেশাজীবী, কোর্সে ভর্তি হতে চাওয়া শিক্ষার্থী, সফটওয়্যার ব্যবহারকারী, আর তুলনামূলক দামি পণ্যের নিয়মিত ক্রেতা। অর্ডার বা খোঁজ নেওয়ার সময় গ্রাহক যদি ইমেইল ঠিকানা দেন, তাহলে ইমেইল চেষ্টা করে দেখার মতো।
ঠিক পথে তালিকা তৈরি
- স্বাভাবিক মুহূর্তে জিজ্ঞেস করুন: চেকআউটে, খোঁজখবরের ফর্মে, ট্রেড ফেয়ারের স্টলে, বা কাউন্টারে একটি সাইন-আপ শিট রেখে।
- যোগ দেওয়ার কারণ দিন: "নতুন কালেকশন সবার আগে দেখুন", "পোলট্রি খামারিদের জন্য মাসিক পরামর্শ" বা "ডিলারদের জন্য দামের আপডেট"।
- টিক না দেওয়া বক্স রাখুন, যাতে মানুষ নিজে বেছে যোগ দেন; যিনিই অর্ডার দিলেন তাঁকেই তালিকায় ঢুকিয়ে দেবেন না।
- কখনো তালিকা কিনবেন না বা অন্য জায়গা থেকে ঠিকানা তুলে আনবেন না। যাঁরা চাননি, তাঁরা ইমেইলকে স্প্যাম হিসেবে চিহ্নিত করেন, আর তাতে তালিকার বাকি সবার কাছে পৌঁছানোও ক্ষতিগ্রস্ত হয়।
- তালিকা পরিষ্কার রাখুন: যে ঠিকানায় ইমেইল ফেরত আসে, আর যাঁরা অনেক দিন কিছুই খোলেননি, তাঁদের সরিয়ে দিন।
শুরুতেই একটি ছোট স্বাগত ইমেইল সেট করে রাখুন, যা কেউ যোগ দিলেই নিজে থেকে চলে যাবে। ধন্যবাদ দিন, কী পাঠাবেন আর কত দিন পরপর জানান, আর সাথে সাথেই কাজের কিছু দিন।
কী পাঠাবেন
মানুষ সেই ইমেইল খোলেন যা তাঁদের সাহায্য করে, শুধু বিক্রির ইমেইল নয়। ভালো মিশ্রণে থাকতে পারে:
- নতুন পণ্য বা সার্ভিস, যেখানে সম্ভব পরিষ্কার দামসহ।
- আপনার পণ্যের সাথে সম্পর্কিত ব্যবহারিক পরামর্শ, যেমন কাপড়ের যত্ন বা মেশিন রক্ষণাবেক্ষণ।
- গ্রাহকেরা প্রায়ই যে প্রশ্ন করেন, তার উত্তর।
- মৌসুমি অফার, এমন সময়ে পাঠানো যাতে সাড়া দেওয়ার সুযোগ থাকে।
- ব্যবসার খবর: নতুন শাখা, নতুন প্রক্রিয়া, নতুন সহকর্মী।
প্রতিটি ইমেইলে একটি মূল বার্তা আর একটি স্পষ্ট লিংক বা বাটন রাখুন। ধরুন, নাটোরের একজন ফার্নিচার নির্মাতা প্রতি মাসে একটি ইমেইল পাঠাতে পারেন, যাতে থাকবে একটি বিশেষ আসবাব, যত্নের একটি পরামর্শ, আর কোন কোন এলাকায় ডেলিভারি দেন তার কথা।
এমন ইমেইল লিখুন যা মানুষ খোলে
ইমেইল খোলা হবে কি না, তা ঠিক করে সাবজেক্ট লাইন। এটি নির্দিষ্ট আর সৎ রাখুন:
- দুর্বল: "নিউজলেটার নং ১২" বা "বিশাল অফার!!!"
- ভালো: "নতুন শীতের শাল, এখন পাঁচ রঙে" বা "পানির ট্যাংক পরিষ্কার রাখার সহজ উপায়"
আরও কিছু কাজের অভ্যাস:
- পরিচিত প্রেরকের নাম দিন, যেমন ব্যবসার নাম, বা মালিকের নামের প্রথম অংশের সাথে ব্যবসার নাম।
- সাবজেক্টের পরে যে ছোট প্রিভিউ লেখা দেখা যায়, সেটিও লিখুন।
- অনুচ্ছেদ ছোট রাখুন; বেশিরভাগ মানুষ ফোনে পড়েন।
- পাঠক যে ভাষা ব্যবহার করেন সেই ভাষায় লিখুন। বেশিরভাগ আধুনিক ফোনে বাংলা ইমেইল ঠিকঠাক দেখা যায়, তবে আগে নিজেকে একটি টেস্ট পাঠান।
- ছবি কম ব্যবহার করুন, আর ছবি লোড না হলেও ইমেইলের অর্থ যেন বোঝা যায়।
স্প্যাম ফোল্ডার থেকে দূরে থাকা
ফ্রি ইমেইল ঠিকানা থেকে নয়, নিজের ডোমেইনের ঠিকানা থেকে পাঠান, আর আপনার ইমেইল সার্ভিস যে অথেনটিকেশন রেকর্ডগুলো (SPF, DKIM ও DMARC) সেট করতে বলে, তা করুন। বড় মেইলবক্স প্রোভাইডাররা বাল্ক প্রেরকদের ব্যাপারে আগের চেয়ে কড়া হয়েছে, তাই আপনার ইমেইল টুলের হালনাগাদ নির্দেশনা মেনে চলুন। প্রতিটি ইমেইলে আনসাবস্ক্রাইবের স্পষ্ট লিংক রাখুন। মানুষ এটা আশা করেন, আর কেউ স্প্যাম চিহ্নিত করার চেয়ে তালিকা ছেড়ে যাওয়া অনেক ভালো।
কত দিন পরপর পাঠাবেন, কী মাপবেন
এমন ছন্দ বাছুন যা ধরে রাখতে পারবেন। বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার জন্য মাসে একবার দিয়ে শুরু করা যুক্তিসঙ্গত, আর ঘনঘন পাঠানোর চেয়ে নিয়মিত পাঠানো বেশি জরুরি।
শুধু ওপেন নয়, ইমেইল থেকে আসা ক্লিক, উত্তর আর বিক্রি দিয়ে ফল বিচার করুন। কিছু ইমেইল অ্যাপ নিজে থেকেই ছবি লোড করে, ফলে ওপেনের হিসাব আগের মতো নির্ভরযোগ্য নয়। ইমেইলের লিংকে ইউটিএম প্যারামিটার যোগ করুন, যাতে অ্যানালিটিক্সে দেখা যায় কোন নিউজলেটার থেকে ভিজিটর আর অর্ডার এল।
আপনার প্রথম মাস
- এমন ইমেইল টুল বাছুন, যা সাইন-আপ, আনসাবস্ক্রাইব আর অথেনটিকেশন সামলায়।
- এখনো না থাকলে নিজের ডোমেইনে ইমেইল সেট করুন।
- ওয়েবসাইট আর চেকআউটে একটি সাইন-আপ বক্স যোগ করুন, যোগ দেওয়ার স্পষ্ট কারণসহ।
- একটি স্বাগত ইমেইল আর প্রথম নিউজলেটার লিখুন।
- পুরোনো তালিকা দিয়ে শুরু করলে প্রথম বড় পাঠানোর আগে ঠিকানাগুলো যাচাই করুন।
আপনার পাঠকদের বেশিরভাগ যদি ব্যবসা প্রতিষ্ঠান হয়, তাহলে বি২বি নিউজলেটার গাইড আরও বিস্তারিত বলবে। গ্রাহককে বারবার ফিরিয়ে আনার পরিকল্পনাতেও ইমেইল স্বাভাবিকভাবে জায়গা করে নেয়।