ছোট ব্যবসার বার্ষিক পরিকল্পনা: ধাপে ধাপে বাস্তব প্রক্রিয়া

ছোট ব্যবসার বার্ষিক পরিকল্পনা মানে এক-দুই দিন আলাদা করে রাখা, যাতে গত বছরটা সৎভাবে দেখা যায়, সামনের বছরের জন্য অল্প কয়েকটা অগ্রাধিকার বেছে নেওয়া যায়, প্রতিটি অগ্রাধিকারকে একজন দায়িত্বপ্রাপ্ত মানুষ, একটা বাজেট আর একটা মাপার সংখ্যাসহ ত্রৈমাসিক ধাপে ভাগ করা যায়, তারপর প্রতি মাসে অগ্রগতি দেখা যায়। ফলটা এক-দুই পাতায় ধরে যাওয়া উচিত। মনে রাখার মতো ছোট পরিকল্পনা মানা হয় অনেক বেশি, দেখানোর জন্য লেখা মোটা ডকুমেন্টের চেয়ে।

বার্ষিক পরিকল্পনা কী, আর কী নয়

এটা কয়েকটা সিদ্ধান্তের সমষ্টি: কোথায় মনোযোগ দেবেন, কী খরচ করবেন, আর এ বছর ইচ্ছা করেই কী করবেন না। এটা এমন পূর্বাভাস নয় যা হুবহু মেলাতে হবে, আবার ইচ্ছার তালিকাও নয়। বাজার বদলায়, দাম ওঠানামা করে, লোডশেডিং আর বন্যা হয়। ভালো পরিকল্পনা দিক দেখায়, আর বাস্তবতা যখন সরে যেতে শুরু করে তখন তা আগেভাগে ধরার উপায় দেয়।

আপনি পরিকল্পনা করতে পারেন ক্যালেন্ডার বছর ধরে, আপনার হিসাবরক্ষক যে অর্থবছর ব্যবহার করেন সেটা ধরে, অথবা প্রধান বিক্রির মৌসুমের শুরু ধরে। জরুরি হলো একটা বেছে নিয়ে সেটাতেই থাকা।

শুরুর আগে এগুলো জোগাড় করুন

• গত বছরের মাসভিত্তিক বিক্রি আর গ্রস মার্জিন, সম্ভব হলে পণ্য বা সার্ভিস অনুযায়ী।
• নগদ টাকার অবস্থা, আর সামনে যেসব ঋণ বা বড় পেমেন্ট আছে।
• প্রধান ক্রেতা গোষ্ঠী, আর নতুন ক্রেতারা কোথা থেকে এসেছেন।
• ক্রেতারা কী প্রশংসা করেছেন আর কী নিয়ে অভিযোগ করেছেন।
• কর্মী, সামর্থ্য আর সরবরাহকারীর যে সমস্যাগুলো আপনাকে আটকে রেখেছিল।
• গত বছরের পরিকল্পনা, যদি থাকে, আর সেটার কী হয়েছিল।

কিছু না পেলে সেটাও লিখে রাখুন। "আমাদের ক্রেতারা কোথা থেকে আসেন বলতে পারিনি" নিজেই একটা কাজের তথ্য।

কাজের পরিকল্পনার ছয় ধাপ

1. বছরটা সৎভাবে পর্যালোচনা করুন

মূল মানুষদের নিয়ে তিনটা প্রশ্নের উত্তর দিন: কী কাজ করেছে, কী করেনি, আর কী আমাদের অবাক করেছে? মতামতের আগে সংখ্যা দেখুন। আলোচনাটা গুছিয়ে নিতে সোয়াট বিশ্লেষণ সাহায্য করতে পারে।

2. কোথায় যেতে চান লিখুন

কয়েক বাক্যে লিখুন কয়েক বছর পরে ব্যবসাটা কেমন হবে: কী বিক্রি করবেন, কার কাছে, মোটামুটি কত বড়, সেখানে কাজ করতে কেমন লাগবে। এতে প্রতি বছরের অগ্রাধিকার একই দিকে থাকে।

3. সর্বোচ্চ তিনটা অগ্রাধিকার বাছুন

এ বছর সবচেয়ে বড় পার্থক্য আনবে এমন কয়েকটা কাজ বেছে নিন, যেমন অনলাইন দোকান চালু, দ্বিতীয় শাখা খোলা, ডেলিভারি আরও নির্ভরযোগ্য করা বা মালিককে প্রতিদিনের বিক্রি থেকে সরিয়ে আনা। কী করবেন না, সেটাও লিখুন। না বলা পরিকল্পনারই অংশ।

4. লক্ষ্য আর মাপকাঠি ঠিক করুন

প্রতিটি অগ্রাধিকারের জন্য এক-দুইটা সংখ্যা বাছুন যা অগ্রগতি দেখায়। ওকেআর ব্যবহার করলে এখানেই সেটা বসে, দেখুন ওকেআর দিয়ে লক্ষ্য ঠিক করা। লক্ষ্য সৎ রাখুন: একটু টানটান, কিন্তু কল্পনা নয়।

5. বাজেট আর নগদ টাকার পরিকল্পনা করুন

মাসে মাসে আয় অনুমান করুন, তারপর খরচ, অগ্রাধিকারের জন্য যে বিনিয়োগ লাগবে তা সহ। যে মাসগুলোতে টাকার টান পড়ে, যেমন ঈদের মাল কেনার আগে, সেগুলো খুঁটিয়ে দেখুন। কোনো মাসে পরিকল্পনায় নগদ শেষ হয়ে গেলে পরিকল্পনা এখনই বদলান, তখন নয়। এটা কীভাবে সাজাবেন তা আছে ক্যাশ ফ্লোর মূল কথা লেখায়, আর কর ও অন্যান্য বাধ্যবাধকতা নিয়ে পরামর্শ দেবেন আপনার হিসাবরক্ষক।

6. দায়িত্বসহ ত্রৈমাসিক ভাগ করুন

প্রতিটি অগ্রাধিকারের জন্য লিখুন প্রতি তিন মাসে কী হতে হবে, দায়িত্ব কার আর কী লাগবে। নির্দিষ্ট দায়িত্বপ্রাপ্ত মানুষ না থাকলে অগ্রাধিকার সাধারণত এগোয় না।

নিজের ব্যবসার ক্যালেন্ডার ধরে পরিকল্পনা

বাংলাদেশে চাহিদা প্রায়ই জোরালো মৌসুমি ছন্দ মেনে চলে। আপনার জন্য জরুরি সময়গুলো চিহ্নিত করুন: দুই ঈদ, পহেলা বৈশাখ, শীত, বর্ষা, স্কুলে ভর্তি আর পরীক্ষা, ফসল তোলা, বা বিদেশি ক্রেতারা যখন অর্ডার দেন। মাল, কর্মীদের ছুটি, মার্কেটিং আর নগদ টাকার পরিকল্পনা এগুলো ঘিরে করুন। যে মৌসুমের ওপর আপনি নির্ভর করেন সেটা বাদ দেওয়া পরিকল্পনা ঠিক সবচেয়ে ব্যস্ত সময়ে ভেঙে পড়বে।

তৈরি পরিকল্পনা দেখতে যেমন হবে

সারা বছর পরিকল্পনাটা সচল রাখুন

প্রতি মাসে ছোট একটা পর্যালোচনা করুন: সংখ্যাগুলো পরিকল্পনার সাথে মেলান, প্রতিটি অগ্রাধিকারের অগ্রগতি দেখুন, আর কী বদলাবেন ঠিক করুন। প্রতি তিন মাসে আরও গভীরে দেখুন আর পরের তিন মাসের ধাপ নতুন করে ঠিক করুন। মালিকের জন্য একটা সহজ কেপিআই ড্যাশবোর্ড এই পর্যালোচনা দ্রুত করে, কারণ সংখ্যাগুলো আগে থেকেই এক জায়গায় থাকে।

ছোট করে শুরু করুন। ক্যালেন্ডারে একটা দিন আটকে রাখুন, ওপরের তথ্যগুলো জোগাড় করুন, আর মূল মানুষদের নিয়ে পরিকল্পনার খসড়া করুন। সেশনটা পরিচালনায় কাউকে চাইলে দেখুন বিজনেস ডেভেলপমেন্ট সার্ভিস।