অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেটিং কী: যোগ্য ক্রেতার সঙ্গে বিক্রয় মিটিং বুক করা

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেটিং মানে সম্ভাব্য ক্রেতাদের সঙ্গে যোগাযোগ করে এমন একজনের সঙ্গে তাঁদের মিটিং ঠিক করে দেওয়া, যিনি আসলে বিক্রি করবেন: মালিক, বিক্রয় ব্যবস্থাপক বা পরামর্শক। ক্যালেন্ডারে একটি যোগ্য মিটিং বসে গেলে আর বিক্রেতার হাতে দরকারি নোট পৌঁছালে সেটারের কাজ শেষ। এখানে মূল শব্দ "যোগ্য"। যাঁরা কিনতে পারবেন না বা কিনবেন না, তাঁদের সঙ্গে মিটিংয়ে ভরা ক্যালেন্ডার শুধু আপনার সেরা মানুষদের সময় নষ্ট করে।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেটিং কীভাবে কাজ করে

কাজটা একজন মানুষ খণ্ডকালীনভাবে করুন বা পুরো একটি দল প্রতিদিন, প্রক্রিয়াটা সাধারণত একই।

1. লক্ষ্য প্রতিষ্ঠানের তালিকা তৈরি করুন, যারা আপনার আদর্শ গ্রাহক প্রোফাইলের সঙ্গে মেলে।
2. প্রতিটি প্রতিষ্ঠানে সঠিক মানুষটি খুঁজুন, যিনি সিদ্ধান্ত নেন বা তাতে জোরালো প্রভাব রাখেন, সাধারণ এনকোয়ারির ঠিকানা নয়। কীভাবে, তা আছে B2B সিদ্ধান্তদাতা খোঁজা পাতায়।
3. প্রথম যোগাযোগ করুন ইমেইল, ফোন বা লিংকডইনে, যোগাযোগের একটি ছোট ও প্রাসঙ্গিক কারণসহ।
4. ছোট একটি যাচাইয়ের আলাপ করুন, যাতে বোঝা যায় সত্যিকারের প্রয়োজন আছে আর মিটিংটা দুই পক্ষের সময়ের যোগ্য।
5. মিটিং বুক করুন পরিষ্কার উদ্দেশ্য, তারিখ, সময় আর ছোট একটি আলোচ্যসূচিসহ।
6. নিশ্চিত করুন ও মনে করিয়ে দিন, যাতে মিটিংটা সত্যিই হয়।
7. বিক্রেতার হাতে নোট দিন: মানুষটি কে, কী বলেছেন, আর কেন দেখা করতে রাজি হয়েছেন।

সেটারের কাজ বিক্রি করা নয়। তাঁর কাজ ভদ্রভাবে দরজা খোলা, আর নিশ্চিত করা যে বিক্রেতা একটি কাজের আলাপে ঢুকছেন। সেই মিটিংয়ে কী হয়, তা আছে ডিসকভারি কল লেখায়।

কোন মিটিংকে "যোগ্য" বলবেন

কেউ একটি মিটিংও বুক করার আগে একটি যৌথ সংজ্ঞা লিখে ফেলুন। বাস্তবসম্মত একটি সংস্করণ হতে পারে:

• সঠিক প্রতিষ্ঠান: আপনি যে ধরনের ব্যবসাকে ভালো সেবা দেন, আর যে এলাকায় পৌঁছাতে পারেন, তার সঙ্গে মেলে।
• সঠিক মানুষ: তিনি সিদ্ধান্ত নেন, অথবা সিদ্ধান্তে সত্যিকারের প্রভাব রাখেন।
• সত্যিকারের সমস্যা: এমন একটি প্রয়োজনের কথা বলেছেন যেখানে আপনি আসলেই সাহায্য করতে পারেন।
• সময়ের কিছুটা ধারণা: জরুরি না হলেও "হয়তো কোনোদিন" নয়।
• রাজি ও অবগত: মিটিংটা কী নিয়ে তা জানেন, আর চাপ ছাড়াই রাজি হয়েছেন।

যেমন, চট্টগ্রামের একটি আইটি সেবা প্রতিষ্ঠান ঠিক করতে পারে যে মিটিং তখনই গোনা হবে, যখন সম্ভাব্য ক্রেতার অন্তত ছোট একটি অফিস দল আছে, প্রতিদিন কম্পিউটার ব্যবহার হয়, আর সম্প্রতি ডাউনটাইম বা ডেটা নিয়ে সমস্যা হয়েছে। যিনি শুধু দামের তালিকা জোগাড় করছেন, তাঁর সঙ্গে মিটিং গোনা হবে না, কল যত আন্তরিকই হোক। এভাবে লিড বাছাইয়ের সহজ উপায় পাবেন লিড যাচাই ও স্কোরিং পাতায়।

নিজস্ব সেটার, নাকি বাইরের প্রতিষ্ঠান?

দুটোই কাজ করতে পারে। কোনটা ঠিক, তা নির্ভর করে আপনার পণ্য কতটা জটিল আর কাজটা দেখভালের সময় আপনার কতটা আছে তার ওপর।

অনেক ছোট ব্যবসা শুরু করে মালিক বা একজন বিক্রয়কর্মীকে দিয়ে সপ্তাহে কয়েক ঘণ্টা অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেট করিয়ে। কী কাজ করে তা শেখার পরই তারা ঠিক করে নিয়োগ দেবে নাকি বাইরে দেবে।

মিটিং মিস হওয়া কমানো

বুক করা মিটিংয়ে কেউ না এলে সবার সময় নষ্ট হয়। কয়েকটি সহজ অভ্যাস কাজে দেয়:

• বুক করার পরপরই আলোচ্যসূচিসহ ক্যালেন্ডার আমন্ত্রণ পাঠান।
• আগের দিন ক্রেতার পছন্দের চ্যানেলে ছোট একটি রিমাইন্ডার দিন। বাংলাদেশে সেটা প্রায়ই হোয়াটসঅ্যাপ, যদি তিনি রাজি থাকেন।
• প্রথম মিটিং ছোট রাখুন, আর যানজট এড়াতে অনলাইনে করার সুযোগ দিন।
• সময় বদলানো সহজ রাখুন, যাতে মানুষ চুপচাপ অনুপস্থিত না থেকে মিটিংটা পিছিয়ে নেন।
• বিদ্যুৎ চলে গেলে বা মোবাইল নেটওয়ার্ক দুর্বল হলে কাজে লাগবে, এমন একটি বিকল্প ফোন নম্বর দিয়ে রাখুন।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট সেটিং সেবা নেওয়ার আগে যা জিজ্ঞেস করবেন

• যোগ্য মিটিং বলতে আপনারা কী বোঝেন, আর সেই সংজ্ঞা কি লিখিতভাবে ঠিক করা যাবে?
• আপনাদের যোগাযোগের তথ্য কোথা থেকে আসে, আর তা কি বৈধভাবে সংগ্রহ করা?
• আমার প্রতিষ্ঠানের নামে যে বার্তা যাবে, তা কি আমি দেখে অনুমোদন করতে পারব?
• কেউ আর যোগাযোগ না করতে বললে আপনারা কী করেন?
• কোনো মিটিং যোগ্য নয় প্রমাণিত হলে কী হবে?
• চুক্তি শেষে যোগাযোগের তালিকা আর নোটের মালিক কে?

যে সেবাদাতা কার সঙ্গে মিটিং হচ্ছে তা না দেখেই নির্দিষ্ট সংখ্যক মিটিংয়ের প্রতিশ্রুতি দেন, তাঁদের ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। সংখ্যা বাড়ানো সহজ, মিল খোঁজাটাই কঠিন।

কোথা থেকে শুরু করবেন

যোগ্য মিটিংয়ের সংজ্ঞা এক পাতায় লিখুন, তার সঙ্গে মেলে এমন বিশটি প্রতিষ্ঠানের তালিকা করুন, আর প্রতিটিতে সঠিক মানুষটি খুঁজে বের করুন। এই ছোট অনুশীলন যেকোনো টুলের চেয়ে বেশি শেখাবে। প্রক্রিয়াটা সাজাতে সাহায্য চাইলে যোগাযোগ করুন।