ফজলে রাব্বীডেটা এনরিচমেন্ট হলো আপনার হাতে থাকা অসম্পূর্ণ প্রসপেক্ট রেকর্ডগুলোকে সম্পূর্ণ, সঠিক আর কাজের উপযোগী করে তোলার প্রক্রিয়া। এর মানে যে তথ্য নেই তা যোগ করা, যেমন মানুষটির পদ, প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট বা আকার, আর ইমেইল ঠিকানা ও ফোন নম্বর এখনো কাজ করে কি না তা যাচাই করা। এতে শুধু নামের একটা তালিকা এমন তালিকায় পরিণত হয়, যা দিয়ে সত্যিই বিক্রির চেষ্টা করা যায়।
প্রতিদিনের একটি উদাহরণ
ধরুন, একটা বাণিজ্য মেলা থেকে একগাদা ভিজিটিং কার্ড এনেছেন। একটা কার্ডে আছে নাম, প্রতিষ্ঠান আর একটা মোবাইল নম্বর। এনরিচমেন্টের পর আপনার স্প্রেডশিট বা সিআরএমের রেকর্ডে আরও থাকতে পারে:
- প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইট, খাত আর অবস্থান
- মানুষটির বর্তমান পদ, আর তিনি এখনো সেখানে আছেন কি না
- যাচাই করা অফিসের ইমেইল ঠিকানা
- প্রতিষ্ঠানের আনুমানিক আকার
- কেন আপনাকে তাদের দরকার হতে পারে, তা নিয়ে ছোট নোট, যেমন নতুন একটা পণ্যের লাইন
এর কিছুই গোপন তথ্য নয়। একজন যত্নশীল সেলস কর্মী মিটিংয়ের আগে ঠিক এ ধরনের তথ্যই খুঁজে দেখতেন। এনরিচমেন্ট শুধু কাজটা প্রতিটি রেকর্ডে একই নিয়মে করে। মেলার কার্ডগুলো যদি ড্রয়ারেই পড়ে থাকে, দেখুন বাণিজ্য মেলার লিডের ফলো-আপ ব্যবস্থা।
কী কী তথ্য যোগ বা যাচাই হয়
এনরিচমেন্ট সাধারণত তিনটি স্তরে হয়:
- প্রতিষ্ঠানের তথ্য: ব্যবসার নাম, ওয়েবসাইট, খাত, অবস্থান, আকার, শাখা আর রপ্তানি বাজার।
- যোগাযোগের তথ্য: পুরো নাম, পদ, বিভাগ, অফিসের ইমেইল, সরাসরি ফোন বা হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর, আর লিংকডইন প্রোফাইল।
- প্রেক্ষাপট: সাম্প্রতিক খবর, নিয়োগ, নতুন শাখা, তারা কোন টুল বা সিস্টেম ব্যবহার করে, আর আপনার সাথে আগের আলাপ।
প্রতিটি প্রসপেক্টের জন্য এর সবকিছু লাগে না। কোন ঘরগুলো আসলেই আপনার বিক্রির ধরন বদলায়, ঠিক করুন, আর শুধু সেগুলোই পূরণ করুন। যে ঘর কেউ ব্যবহার করে না, তা কেবল হালনাগাদ রাখার আরেকটা ঝামেলা।
তথ্য আসে কোথা থেকে
- নিজে খোঁজ নেওয়া: কোম্পানির ওয়েবসাইট, ফেসবুক পেজ, লিংকডইন, গুগল বিজনেস প্রোফাইল, ট্রেড ডিরেক্টরি আর ব্যবসায়ী সমিতির সদস্য তালিকা।
- এনরিচমেন্ট টুল: এমন সেবা, যা একটা নাম বা ওয়েব ডোমেইন নিজের ডেটাবেসের সাথে মিলিয়ে বাড়তি তথ্য দেয়। এগুলো দ্রুত, কিন্তু কতটা তথ্য আছে আর কতটা হালনাগাদ, তা একেক টুলে একেক রকম, আর বাংলাদেশের ছোট প্রতিষ্ঠান হয়তো একেবারেই নেই বা পুরনো তথ্যে আছে।
- আপনার নিজের রেকর্ড: আগের ইনভয়েস, ইমেইল, সাপোর্ট চ্যাট আর আগের কলের নোট।
- প্রসপেক্ট নিজে: আলাপের মধ্যে ভদ্রভাবে একটা প্রশ্ন, বা ওয়েবসাইটের এমন একটা ফর্ম যেখানে পদ আর প্রতিষ্ঠানের নাম চাওয়া হয়।
একাধিক উৎস মেলানোই স্বাভাবিক। দুটি উৎসের তথ্য না মিললে সবচেয়ে সাম্প্রতিক আর সবচেয়ে সরাসরি উৎসকে প্রাধান্য দিন, আর যে তথ্যে নিশ্চিত নন তা চিহ্নিত করে রাখুন।
যাচাই করাও সমান জরুরি
পুরনো তথ্যের দাম দিতে হয়। পুরনো ঠিকানায় পাঠানো ইমেইল বাউন্স করে, যা প্রেরক হিসেবে আপনার সুনামের ক্ষতি করতে পারে। প্রতিষ্ঠান ছেড়ে যাওয়া মানুষকে ফোন করলে সময় নষ্ট হয়, আর অযত্নের ছাপ পড়ে। তাই ভালো এনরিচমেন্টে থাকে:
- পাঠানোর আগে ইমেইল যাচাই, যাতে আর অস্তিত্ব নেই এমন ঠিকানা ধরা পড়ে। দেখুন পাঠানোর আগে ইমেইল তালিকা যাচাই।
- মূল কনট্যাক্টদের পদ যাচাই, কারণ মানুষ চাকরি বদলান।
- প্রতিটি রেকর্ডে "শেষ যাচাইয়ের তারিখ", যাতে বোঝা যায় কোন তথ্য পুরনো হয়ে থাকতে পারে।
- ডুপ্লিকেট সরানো, যাতে একই প্রতিষ্ঠানে দুজন সহকর্মী আলাদাভাবে যোগাযোগ না করেন।
গোপনীয়তা আর ন্যায্যতা
প্রসপেক্টের তথ্য আসলে বাস্তব মানুষের তথ্য। পরিষ্কার ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে যতটুকু দরকার ততটুকুই নিন, ব্যক্তিগত নয় বরং অফিসের যোগাযোগের তথ্যকে প্রাধান্য দিন, আর কেউ চাইলে তাকে তালিকা থেকে সরিয়ে দিন। যে টুল ব্যক্তিগত ফোন নম্বর বা ব্যক্তিগত ইমেইল খুঁজে দেওয়ার দাবি করে, সেগুলোর ব্যাপারে সতর্ক থাকুন। ব্যক্তিগত তথ্য নিয়ে নিয়ম দেশভেদে আলাদা, বদলাতেও থাকে, আর বিদেশে যাদের যোগাযোগ করছেন তাদের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য হতে পারে। বড় পরিসরে এনরিচমেন্টের পরিকল্পনা থাকলে প্রযোজ্য নিয়ম নিয়ে একজন আইনজীবীর সাথে কথা বলুন।
সাধারণ প্রশ্ন
তৈরি কনট্যাক্ট তালিকা কেনা কি এনরিচমেন্টের মতোই?
না। কেনা তালিকা অন্যের সংগ্রহ করা তথ্য, যার মান আর সম্মতি দুটোই অজানা। এনরিচমেন্ট শুরু হয় আপনার নিজে বেছে নেওয়া প্রসপেক্ট থেকে, আর তাদের সম্পর্কে আপনার জানাটাকে উন্নত করে।
এআই দিয়ে কি এনরিচমেন্ট করা যায়?
এআই কোনো প্রতিষ্ঠানের ওয়েবসাইটের সারসংক্ষেপ করতে বা কোথায় খুঁজবেন তা বলতে সাহায্য করতে পারে, কিন্তু আত্মবিশ্বাসের সাথে ভুলও করতে পারে, এমনকি অস্তিত্বহীন নাম আর পদও বানিয়ে দিতে পারে। এআইয়ের লেখা যেকোনো কিছুকে খসড়া ধরুন, আর কারও সাথে যোগাযোগের আগে একজন মানুষ দিয়ে তথ্য যাচাই করিয়ে নিন।
পেইড টুল কি লাগবেই?
শুরুতে না। ছোট তালিকার জন্য একটা স্প্রেডশিট আর যত্ন নিয়ে খোঁজাই যথেষ্ট। তালিকা বড় হলে টুলের সুফল দেখা যায়; দেখুন আউটবাউন্ড সেলসের টুলগুলো সহজ ভাষায়।
শুরু করার সহজ পদ্ধতি
- আপনার বিক্রির জন্য জরুরি কয়েকটি ঘর বেছে নিন, বাকিগুলো বাদ দিন।
- প্রথমে অগ্রাধিকারের ছোট একদল প্রসপেক্টের তথ্য পূরণ করুন, যারা আপনার আইডিয়াল কাস্টমার প্রোফাইলের সাথে সবচেয়ে বেশি মেলে।
- যেকোনো আউটরিচের আগে ইমেইল ঠিকানা যাচাই করুন।
- প্রতিটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের উৎস আর তারিখ লিখে রাখুন।
- সক্রিয় প্রসপেক্টদের তথ্য কয়েক মাস পর পর আবার যাচাই করুন, আর কোনো ইমেইল বাউন্স করলে সাথে সাথে।