ফজলে রাব্বীআউটবাউন্ড সেলস মানে প্রতিষ্ঠান আপনাকে খুঁজে পাওয়ার অপেক্ষা না করে আপনিই আগে যোগাযোগ করা। এর পেছনে থাকে চার ধরনের টুল: প্রসপেক্টের তথ্য দেয় এমন কিছু (কাকে যোগাযোগ করবেন), নির্ভরযোগ্যভাবে ইমেইল পাঠানোর ব্যবস্থা, প্রতিটি আলাপ লিখে রাখার জন্য সিআরএম, আর "হ্যাঁ"-কে বুক করা মিটিংয়ে পরিণত করার শিডিউলিং টুল। শুরুতে এর কোনোটাই দামি হওয়ার দরকার নেই। জরুরি হলো প্রতিটি কী করে তা বোঝা, যাতে একগাদা সাবস্ক্রিপশন না জমিয়ে সঠিক সময়ে সঠিক জিনিসটা কেনেন।
এক নজরে চার ধরনের টুল
| টুল | কী করে | শুরুর সহজ রূপ | কখন বড় কিছুতে যাবেন |
|---|---|---|---|
| প্রসপেক্ট ডেটা | কোন প্রতিষ্ঠান আর মানুষকে যোগাযোগ করবেন তা জানায় | কোম্পানির ওয়েবসাইট, লিংকডইন, ডিরেক্টরি আর মেলার কার্ড, একটি স্প্রেডশিটে | যখন হাতে খোঁজাখুঁজিতেই আউটরিচের বেশিরভাগ সময় চলে যায় |
| ইমেইল পাঠানো | আপনার ডোমেইন থেকে ইমেইল আর ফলো-আপ পাঠায় | আপনার সাধারণ ব্যবসায়িক মেইলবক্স | যখন প্রতি সপ্তাহে অনেককে পরিকল্পিত সিকোয়েন্স পাঠান |
| সিআরএম | কনট্যাক্ট, আলাপ আর চুক্তির ধাপ লিখে রাখে | একটি শেয়ার করা স্প্রেডশিট | যখন একাধিক মানুষ বিক্রি করেন, বা ফলো-আপ বাদ পড়ে |
| শিডিউলিং | প্রসপেক্টকে আপনার সাথে সময় বুক করতে দেয় | ইমেইলে দুই-তিনটি সময়ের প্রস্তাব | যখন সময় ঠিক করতে আসা-যাওয়ায় দেরি হয় |
প্রসপেক্ট ডেটা
প্রসপেক্ট ডেটা টুল হলো প্রতিষ্ঠান ও কনট্যাক্টের ডেটাবেস, যা খাত, এলাকা, আকার আর পদ দিয়ে ফিল্টার করা যায়। কোনো কোনোটি নিয়োগ বা সম্প্রসারণের মতো লক্ষণও দেখায়। এগুলো খোঁজার সময় বাঁচায়, কিন্তু তথ্য ততটাই ভালো, যতটা সাম্প্রতিক তার শেষ হালনাগাদ। মানুষ চাকরি বদলান, ইমেইল ঠিকানা পুরনো হয়ে যায়, আর বাংলাদেশের ছোট প্রতিষ্ঠান, বিশেষ করে ঢাকা ও চট্টগ্রামের বাইরের, হয়তো একেবারেই থাকে না।
যেকোনো ডেটাবেসকে শুরুর জায়গা হিসেবে ধরুন, আর গুরুত্বপূর্ণ কনট্যাক্ট নিজে যাচাই করুন। প্রসপেক্টের তথ্য সম্পূর্ণ ও যাচাই করার এই কাজকে বলে ডেটা এনরিচমেন্ট, আর এর জন্য আলাদা একটা নিয়মিত পদ্ধতি থাকা ভালো।
ইমেইল পাঠানোর টুল
হাতে গোনা কয়েকটি ব্যক্তিগত ইমেইলের জন্য আপনার সাধারণ ব্যবসায়িক মেইলবক্সই যথেষ্ট। আলাদা সেন্ডিং টুল কাজে আসে যখন সিকোয়েন্স চালান: প্রথম ইমেইল আর পরিকল্পিত ফলো-আপ, স্থির গতিতে পাঠানো, আর কেউ উত্তর দিলে নিজে থেকেই থেমে যায়। অনেক টুল নাম আর প্রতিষ্ঠানের মতো ঘরও নিজে পূরণ করে, আর দেখায় কোন বার্তার উত্তর এসেছে।
ঝুঁকি হলো খুব বেশি, খুব দ্রুত পাঠানো। ইমেইল সেবাদাতারা খেয়াল রাখে প্রাপকেরা কীভাবে সাড়া দেন, আর হঠাৎ একগাদা অনাকাঙ্ক্ষিত বার্তা আপনার ইমেইলকে স্প্যামে ঠেলে দিতে পারে, গ্রাহকদের কাছে পাঠানো সাধারণ ইমেইলসহ। কোনো ফিচারের চেয়ে ডোমেইন ঠিকমতো সেটআপ করা আর পরিমিত সংখ্যায় পাঠানো বেশি জরুরি। এমনটা এরই মধ্যে ঘটতে থাকলে দেখুন কোল্ড ইমেইল কেন স্প্যামে যায়।
সিআরএম
সিআরএম (কাস্টমার রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম) হলো সেই জায়গা, যেখানে প্রতিটি প্রসপেক্ট, আলাপ আর চুক্তির তথ্য থাকে। ন্যূনতম হিসেবে প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের জন্য এতে দেখা যাওয়া উচিত কার সাথে কথা হয়েছে, কী কথা হয়েছে, এখন কোন ধাপে আছে, আর তারিখসহ পরের পদক্ষেপ। এটা না থাকলে ফলো-আপ নির্ভর করে স্মৃতির ওপর, আর কোনো সেলস কর্মী চলে গেলে তার কনট্যাক্টগুলোও চলে যায়।
ছোট টিমের জন্য সেরা সিআরএম সেটাই, যা মানুষ আসলেই হালনাগাদ রাখেন। কয়েকটি ঘর আর ধাপ দিয়ে শুরু করুন, দরকার হলে তবেই বাড়ান। বিক্রির হিসাব এখনো খাতায় আর ছড়ানো এক্সেল ফাইলে থাকলে দেখুন সহজ একটি সিআরএম চালু করা।
শিডিউলিং টুল
শিডিউলিং টুল আপনার ক্যালেন্ডারের সাথে যুক্ত হয়ে একটা লিংক দেয়, যাতে আপনার ফাঁকা সময়গুলো দেখা যায়। প্রসপেক্ট একটা বেছে নেন, দুজনের ক্যালেন্ডারই হালনাগাদ হয়, আর প্রায়ই ভিডিও কলের লিংকও নিজে থেকে যুক্ত হয়। "মঙ্গলবার কি আপনার সুবিধা হবে?" ধরনের আসা-যাওয়া এতে বন্ধ হয়, আর বিদেশি ক্রেতার বেলায় টাইম জোনের হিসাবও এটাই করে।
প্রথম বার্তায় এটি সাবধানে ব্যবহার করুন। অচেনা কাউকে সরাসরি বুকিং লিংক পাঠানো একটু বাড়াবাড়ি মনে হতে পারে। কেউ আগ্রহ দেখানোর পর এটা ভালো কাজ করে।
সব কিছু একসাথে যেভাবে চলে
সাধারণ একটা প্রবাহ:
- ডেটার উৎস থেকে এমন একটি প্রতিষ্ঠান খুঁজে পান, যা আপনার আইডিয়াল কাস্টমার প্রোফাইলের সাথে মেলে।
- যোগাযোগের তথ্য যাচাই ও সম্পূর্ণ করেন।
- সিআরএমে "যোগাযোগ করতে হবে" ধাপে কনট্যাক্টটি যোগ করেন।
- ইমেইল টুল একটি ব্যক্তিগত প্রথম বার্তা আর পরিকল্পিত ফলো-আপ পাঠায়।
- তিনি উত্তর দিলে সিকোয়েন্স থামে, আর সিআরএমে ধাপ বদলায়।
- আপনি শিডিউলিং লিংক পাঠান, আর মিটিং আপনার ক্যালেন্ডার ও সিআরএমে উঠে যায়।
অনেক টুল সরাসরি বা অটোমেশন প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে একে অপরের সাথে যুক্ত হতে পারে, ফলে কেউ হাতে তথ্য কপি না করলেও একটা উত্তর বা বুকিং সিআরএম হালনাগাদ করে দেয়।
কিছু কেনার আগে
- প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু করুন। আগে নিজের ধাপগুলো লিখুন। টুল সেগুলোকে সাহায্য করবে, ঠিক করে দেবে না।
- তথ্য কোথায় থাকে আর মালিক কে, দেখে নিন। যখন খুশি নিজের কনট্যাক্ট আর ইতিহাস এক্সপোর্ট করতে পারা উচিত।
- গোপনীয়তাকে সম্মান করুন। যতটুকু দরকার ততটুকুই তথ্য নিন, আর যাদের যোগাযোগ করছেন তাদের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য নিয়ম মানুন। নিশ্চিত না হলে আইনজীবীর পরামর্শ নিন।
- বাস্তব কাজে পরীক্ষা করুন। ট্রায়াল থাকলে নিন, আর ডেমোর বদলে নিজের প্রসপেক্ট দিয়ে টুলটা চালিয়ে দেখুন।
- পেমেন্ট কীভাবে করবেন, দেখে নিন। বিদেশি সফটওয়্যার প্রায়ই আন্তর্জাতিক কার্ড চায়, তাই কোনো টুলের ওপর নির্ভর করার আগে নিশ্চিত হোন আপনার পেমেন্ট পদ্ধতি সেখানে চলে।
- মোট খরচ যোগ করুন। কয়েকটা ছোট সাবস্ক্রিপশন মিলে দ্রুতই মাসে বড় খরচ হয়ে যায়।
আপনার টিমের জন্য এই টুলগুলো বেছে নিয়ে একসাথে জুড়ে দিতে সাহায্য চাইলে দেখুন আমার লিড জেনারেশন ও বিটুবি আউটরিচ সেবা।