ফজলে রাব্বীB2B প্রস্তাব হলো একটি লিখিত অফার, যা ক্রেতার একটি প্রশ্নের উত্তর দেয়: "আমরা হ্যাঁ বললে ঠিক কী পাব, কবে পাব, কত খরচে, আর তারপর কী হবে?" যে প্রস্তাবগুলো কাজ পায়, সেগুলো সাধারণত ছোট, ক্রেতার নিজের কথা দিয়ে সাজানো, আর এতটাই নির্দিষ্ট যে কাউকে কিছু আন্দাজ করতে হয় না। দৈর্ঘ্য বা ডিজাইনের চেয়ে স্পষ্টতা অনেক বেশি জরুরি।
লেখার আগে: যথেষ্ট জানেন তো?
খুব আগে পাঠানো প্রস্তাব আসলে প্যাডে ছাপা অনুমান। লেখা শুরুর আগে চারটি জিনিস জানা দরকার: ক্রেতার ভাষায় সমস্যাটা কী, সিদ্ধান্ত কে নেবেন, মোটামুটি কত খরচের কথা তাঁরা ভাবছেন, আর কবের মধ্যে ফল চান। এর কোনোটা অজানা থাকলে আগে আরেকবার কথা বলুন। একটি ভালো ডিসকভারি কল থেকে সাধারণত চারটিই জানা যায়।
একটি ছোট অভ্যাস অনেক সংশোধন বাঁচায়: যা বুঝলেন তার একটা ছোট সারাংশ ইমেইল বা হোয়াটসঅ্যাপে পাঠিয়ে জিজ্ঞেস করুন, "ঠিক বুঝেছি তো?" ক্রেতা নিশ্চিত করলে প্রস্তাবের শুরুটা সেই সারাংশের মতোই হবে, আর প্রথম পাতাটাই তাঁর কাছে চেনা লাগবে।
যে কাঠামো কাজ করে
বেশিরভাগ পরিষ্কার প্রস্তাব মোটামুটি একই ক্রমে চলে। প্রতিটি অংশ যতটা সম্ভব ছোট রাখুন, তবে অসম্পূর্ণ নয়।
- তাঁদের অবস্থা। ক্রেতা যেভাবে বলেছেন, সেভাবে দুই-তিন বাক্যে সমস্যাটা লিখুন। এতে বোঝা যায় আপনি মন দিয়ে শুনেছেন, আর ব্যস্ত পাঠক মনে করতে পারেন প্রস্তাবটা কেন।
- আপনার প্রস্তাব। সহজ ভাষায় আপনার পদ্ধতি। কী করবেন, আর কেন সেটা এই সমস্যার সঙ্গে মেলে?
- কাজের পরিধি। ঠিক কী কী থাকছে তার তালিকা, আর কী থাকছে না তার ছোট তালিকা। "যা অন্তর্ভুক্ত নয়" অংশটাই পরে সবচেয়ে বেশি তর্ক ঠেকায়।
- সময়সূচি। প্রধান ধাপগুলো, আর প্রতিটি ধাপে ক্রেতা কী হাতে পাবেন।
- দাম ও পরিশোধের শর্ত। মোট দাম, তাতে কী কী আছে, কোন কিস্তি কবে দিতে হবে, আর অফারটি কতদিন বহাল।
- তাঁদের কাছ থেকে যা লাগবে। অ্যাক্সেস, তথ্য, অনুমোদন বা একজন নির্দিষ্ট যোগাযোগের মানুষ। দেরি প্রায়ই ক্রেতার দিক থেকেই হয়, তাই আপনি কীসের ওপর নির্ভরশীল তা লিখে দিন।
- পরবর্তী ধাপ। একটিমাত্র সহজ কাজ: উত্তর দিয়ে নিশ্চিত করা, সই করে ফেরত পাঠানো, অথবা একসঙ্গে দেখে নেওয়ার জন্য একটি কল।
অস্পষ্ট বনাম নির্দিষ্ট
দুর্বল প্রস্তাব বেশিরভাগ সময় ভুল নয়, শুধু অস্পষ্ট। তুলনা করুন:
| অস্পষ্ট | নির্দিষ্ট |
|---|---|
| "আপনার অনলাইন উপস্থিতি উন্নত করব।" | "আপনার পাঁচটি সার্ভিস পেজ নতুন করে লিখব, আর একটি এনকোয়ারি ফর্ম যোগ করব যা প্রতিটি অনুরোধ আপনার বিক্রয় দলের ইমেইলে পাঠাবে।" |
| "চলমান সাপোর্ট থাকবে।" | "চালুর পর প্রথম মাসে জানানো ত্রুটি আমরা ঠিক করব। নতুন ফিচারের দাম আলাদা।" |
| "দ্রুত ডেলিভারি।" | "পণ্যের তালিকা আর ছবি পাওয়ার দুই সপ্তাহের মধ্যে প্রথম খসড়া।" |
| "প্রতিযোগিতামূলক দাম।" | "সেটআপের জন্য একটি নির্দিষ্ট ফি, তারপর হোস্টিং ও ছোটখাটো আপডেটের জন্য মাসিক ফি।" |
পরীক্ষাটা সহজ: পরে আপনি আর ক্রেতা দুজনেই কি একটি লাইন দেখে একমত হতে পারবেন যে কাজটা হয়েছে কি না? না পারলে লাইনটা আবার লিখুন।
বিকল্প দিন, কিন্তু বিভ্রান্ত করবেন না
একটি "নিলে নিন, না নিলে নয়" দামের চেয়ে দুই-তিনটি বিকল্প অনেক সময় ভালো কাজ করে। যেমন, রাজশাহীর একটি সফটওয়্যার প্রতিষ্ঠান কোনো পরিবেশকের জন্য স্টক সিস্টেমের দাম দিতে গিয়ে তিনটি বিকল্প রাখতে পারে: একটি গুদামের জন্য, সব শাখার জন্য, আর সব শাখার সঙ্গে কর্মী প্রশিক্ষণসহ। প্রতিটি বিকল্পের পার্থক্য হওয়া উচিত কাজের পরিধিতে, শুধু দামে নয়। আর আপনি কোনটি সুপারিশ করছেন ও কেন, সেটাও লিখুন।
হোস্টিং, বিজ্ঞাপনের খরচ, পেমেন্ট গেটওয়ের ফি বা হার্ডওয়্যারের মতো যে খরচগুলো ক্রেতাকে অন্যত্র দিতে হবে, সেগুলো খোলাখুলি জানান, যাতে পরে কোনো চমক না থাকে। ক্রেতা দাম নিয়ে আপত্তি করলে কীভাবে সাড়া দেবেন, তা আছে মার্জিন না হারিয়ে দরকষাকষি লেখায়।
যা বাদ দেবেন
- প্রতিষ্ঠানের লম্বা ইতিহাস। আপনি কে, তা বোঝাতে একটি ছোট অনুচ্ছেদই যথেষ্ট। বাকিটা ওয়েবসাইটে রাখুন।
- গৎবাঁধা দাবি, যেমন "সেরা মান" বা "বিশ্বমানের সেবা"। এগুলো দৈর্ঘ্য বাড়ায়, আস্থা নয়।
- যা আপনার নিয়ন্ত্রণে নেই তার প্রতিশ্রুতি, যেমন সার্চ র্যাংকিং, বিক্রির অঙ্ক, বা অন্য কোনো প্ল্যাটফর্ম কী আচরণ করবে।
- ক্রেতা যে পরিভাষা ব্যবহার করেননি। টেকনিক্যাল শব্দ লাগলে কয়েক শব্দে ব্যাখ্যা দিন।
- যে আইনি ধারা আপনি পুরোপুরি বোঝেন না। আনুষ্ঠানিক চুক্তি লাগলে একজন আইনজীবী দিয়ে তৈরি বা যাচাই করিয়ে নিন।
পাঠানো আর ফলো-আপ
প্রস্তাবটি পিডিএফ হিসেবে পাঠান, সঙ্গে একটি ছোট বার্তা দিন যাতে দুই-তিন লাইনে মূল কথাটা থাকে। অনেক ক্রেতা অ্যাটাচমেন্ট খোলার আগেই ফোনে সেই বার্তাটা পড়েন। একটি ছোট কলে প্রস্তাবটা বুঝিয়ে দেওয়ার প্রস্তাব দিন, আর কবে খোঁজ নেবেন তা ঠিক করে নিন।
একই ধরনের প্রস্তাব বারবার পাঠাতে হলে টেমপ্লেট আর মূল্যতালিকা থেকে তৈরি করলে অনেক সময় বাঁচে। কীভাবে, তা দেখাবে কোটেশন ও প্রস্তাব অটোমেশন। আর প্রস্তাব পাঠানোর পর চুপচাপ থাকা খুব সাধারণ ব্যাপার, যার মানে বেশিরভাগ সময় "ব্যস্ত", "না" নয়। তাই একটি পরিকল্পিত, ভদ্র ফলো-আপ ধারা বিরক্ত না করে যোগাযোগ রাখতে সাহায্য করে।
পাঠানোর আগে চেকলিস্ট
- প্রথম অংশে কি তাঁদের সমস্যার কথা আছে, আপনার প্রতিষ্ঠানের নয়?
- প্রতিটি কাজ কি এতটা নির্দিষ্ট যে দুই পক্ষই একমত হতে পারবে কাজটা হয়েছে কি না?
- কী অন্তর্ভুক্ত নয়, তা লেখা আছে?
- দাম, কিস্তির সময় আর অফারের মেয়াদ পরিষ্কার?
- একটিমাত্র স্পষ্ট পরবর্তী ধাপ আছে?
- অন্য কেউ কি ভুল আর স্পষ্টতার জন্য একবার পড়ে দেখেছেন?
আপনার প্রস্তাবগুলো কীভাবে সাজানো, তা আরেকজনকে দিয়ে দেখিয়ে নিতে চাইলে যোগাযোগ করুন।